Preferencias avanzadas

Parámetros de correo electrónico

Enviar mensajes de correo desde

Algunos servicios de correo electrónico rechazan los mensajes enviados mediante el servidor de correo de Citrix Content Collaboration o marque los mensajes como spam. Si recibe algún informe de problemas de entrega de correo electrónico, establecer la preferencia para que el usuario envíe mensajes podría resolver el problema. Una vez establecida la preferencia, el nombre del usuario que envía el mensaje aparece en el campo De y la dirección de correo electrónico del usuario se utiliza cuando el destinatario del mensaje responde al mensaje. Esta opción también puede desencadenar el rechazo de mensajes, así que no use esta opción a menos que tenga problemas de entrega.

Servidor SMTP

De forma predeterminada, las notificaciones del sistema se envían desde los servidores de correo de Citrix Content Collaboration a los clientes. A veces esto puede no ser ideal, especialmente cuando se trata de servidores de correo de destinatarios que emplean filtros de spam agresivos o listas blancas. En estos casos, la configuración de un servidor SMTP personalizado le permite enviar notificaciones del sistema desde su propio servidor de correo en su lugar. Una vez configurada esta configuración, todos los correos electrónicos enviados a través de su cuenta se envían a través de su servidor de correo, en lugar de los servidores de Citrix. Al configurar un SMTP personalizado en su cuenta, los usuarios reconocen su dirección de correo electrónico como remitente y los correos electrónicos fallidos regresan a usted. Para utilizar un SMTP personalizado, un usuario empleado debe tener el permiso Permitir a este usuario modificar directivas de toda la cuenta.

Si usa Microsoft Office 365 y quiere utilizar SMTP personalizado, consulte esta guía de configuración desde Microsoft.

Configuración de SMTP personalizado

1. Vaya a Administrar > Preferencias avanzadas > Configuración de correo electrónico > Servidor SMTP.

2. Haga clic en Configurar configuración SMTP. Aparecerá la página Configuración SMTP personalizada.

3. Introduzca la información adecuada para habilitar esta función.

Campos obligatorios:

• Habilitar SMTP personalizado: Esta opción debe estar seleccionada si desea utilizar esta configuración.
• Dirección de correo electrónico: Esta es la dirección de correo electrónico de los correos electrónicos enviados.
• Servidor: Es el nombre de host del servidor de correo electrónico que se utiliza para enviar correos electrónicos.
• Puerto: Este es el número de puerto que se va a utilizar. El puerto 25 es el valor predeterminado. También se permiten los siguientes puertos: 26, 443, 465, 587, 2525.
• Nombre de usuario: Este es el nombre de usuario necesario para acceder al servidor.
• Contraseña: Esta es la contraseña necesaria para acceder al servidor.
• Notificar correo electrónico en caso de error: Esta dirección de correo electrónico recibe avisos si Citrix Content Collaboration no puede enviar un correo electrónico con la configuración dada.

Campos opcionales:

• Usar SSL: Elija entre implícito, explícito o Desactivado.
• Recuperación de errores en ShareFile: Si se selecciona, los mensajes que no se envían mediante la configuración personalizada le piden a Citrix que envíe correos electrónicos futuros a través de la configuración estándar de correo electrónico.
• Método de autenticación: Seleccione aquí un método de autenticación si el servidor requiere uno en particular.

4. Haga clic en Guardar y enviar correo electrónico de prueba para completar la configuración.

Solución de problemas de configuración SMTP

Las notificaciones de correo electrónico/los mensajes se retrasan: Este problema puede producirse cuando utiliza determinados servicios de filtro o programas que procesan mensajes en los servidores de correo local. Antes de ponerse en contacto con Citrix sobre retrasos en nuestro sistema, compruebe que los servicios de filtrado locales no retrasan sus mensajes. Una forma de verificar esa información es revisar los detalles completos del encabezado de un mensaje y revisar la hora de envío de mensajes entre servicios o filtros.

Notificaciones de correo electrónico/mensajes no llegan: Este problema puede producirse si tiene restricciones de IP o directivas en los servidores de correo local. Consulte el artículo CTX208318 de Knowledge Center para asegurarse de que ha incluido en la lista blanca las IP SMTP personalizadas. Del mismo modo, revise los métodos de autenticación del servidor de correo para asegurarse de que Citrix pueda comunicarse con los servidores.

Demasiadas conexiones desde el host: Este problema puede producirse cuando ha excedido las conexiones máximas permitidas en el servidor SMTP. Para resolverlo, debe actualizar o aumentar el máximo de conexiones permitidas en la configuración SMTP, o utilizar notificaciones consolidadas para limitar el número de conexiones que recibe de forma habitual.

Notificar a los usuarios de su propia actividad

De forma predeterminada, incluso si un usuario tiene notificaciones de carga o descarga de una carpeta, no recibe notificaciones sobre su propia actividad en esas carpetas. Al habilitar esta opción, los usuarios con notificaciones de carpeta configuradas recibirán actualizaciones sobre su propia actividad.

Cargar recibos

Después de habilitar esta configuración, los vínculos Solicitar un archivo requieren que los destinatarios introduzcan su nombre y correo electrónico antes de cargar correos electrónicos un correo electrónico de recibo a la persona que carga un archivo. Solo los enlaces de solicitud que requieren nombre y correo electrónico envían recibos de carga.

Notificaciones de correo

Al establecer notificaciones de carga o descarga para determinados usuarios en carpetas, los usuarios reciben notificaciones sobre las cargas o descargas en tiempo real de forma predeterminada. Los usuarios pueden cambiar este comportamiento predeterminado haciendo clic en el enlace Configuración personal de su cuenta. Sin embargo, si desea establecer un valor predeterminado para esta configuración para todos los usuarios de su cuenta, puede hacerlo mediante esta configuración.

Cambiar esta configuración no afecta a los usuarios existentes en el sistema. Solo se aplica a los usuarios recién creados. Puede actualizar esta configuración para usuarios individuales en su página de perfil individual.

Los usuarios pueden recibir notificaciones por correo electrónico en los siguientes idiomas: Inglés, alemán, español, francés, holandés, chino, ruso, japonés, coreano o portugués.

Texto de correo electrónico de preguntas y respuestas

Esta función determina si la función de preguntas y respuestas de carpeta envía el texto de las preguntas y respuestas en el cuerpo de los correos electrónicos de notificación. Cuando se establece en no, los correos electrónicos no contienen el texto de la pregunta o la respuesta, pero sí incluyen un enlace para iniciar sesión y ver esa información en su lugar.

Correo electrónico cifrado

Esta opción se utiliza para habilitar la función de correo electrónico cifrado. Establecer la opción en No impide que los usuarios envíen mensajes de correo electrónico cifrados o respondan a ellos.

Direcciones de correo electrónico secundarias

De forma predeterminada, todos los usuarios de la cuenta pueden configurar una dirección de correo electrónico secundaria para su perfil. Al establecer el valor en No, se elimina la capacidad de configurar una segunda dirección de correo electrónico para todos los usuarios, incluidos los empleados y los clientes.

Permisos

Recursos compartidos de clientes

De forma predeterminada, todos los clientes que tienen acceso de descarga a una carpeta concreta tienen un botón Enviar que les permite enviar cualquiera de los archivos de la carpeta a un destinatario externo. Sin embargo, en algunos casos de uso, las empresas no quieren que los clientes puedan enviar archivos a terceros, aunque el cliente pueda descargar los archivos y enviarlos a terceros fuera del sistema. Si está seleccionada la opción Sí, aparece el botón Compartir para los clientes de todas las carpetas. Si se selecciona No, el botón Compartir solo aparece para los usuarios empleados.

Parámetros de archivo

Directiva de retención

Para las cuentas del plan Professional y versiones superiores, la directiva Retención de archivos hace que los archivos se eliminen automáticamente algunos días después de su carga. Esta opción se puede configurar por separado para cada carpeta de nivel raíz del sistema. Esta configuración determina la directiva predeterminada de retención de archivos utilizada cuando se crea una nueva carpeta de nivel raíz. Nunca es el valor predeterminado.

Ordenación

De forma predeterminada, los archivos y las carpetas se muestran para que los elementos más recientes aparezcan primero. Los usuarios pueden elegir un orden diferente para archivos y carpetas haciendo clic en los encabezados Título, MB, Cargador o Creador. Citrix Content Collaboration recuerda el orden que elija y utiliza esta opción para mostrar los archivos en el mismo orden dentro de esa carpeta en el futuro. Puede elegir un orden diferente en el que se muestran los archivos y carpetas. Para ello, elija una categoría que desee utilizar para mostrar los archivos y si se van a mostrar en orden Ascendenteo Descendente.

Control de versiones

Si está marcado Sí, cuando un usuario carga un archivo en una carpeta que ya contiene un archivo con el mismo nombre, se guardan ambas versiones del archivo para que pueda seguir el progreso del archivo y evitar que se sobrescribe cualquier pérdida de datos. Si se elige No, cargar un archivo con el mismo nombre que un archivo existente hace que el sistema sobrescriba la versión anterior del archivo en su cuenta.

Puede establecer un número máximo de versiones de archivos que guarde el sistema. Por ejemplo, si decide guardar hasta 10 versiones de un archivo y tiene 10 versiones de un archivo almacenadas en su cuenta, las nuevas cargas provocarán que se elimine la versión más antigua del archivo.

Edición

Cuando se utiliza Microsoft Office Online para ver y modificar, Office Online conserva una copia temporal del archivo que se está viendo y modificando con el fin de renderizar y realizar cambios en el archivo. Se recomienda que todos los administradores comuniquen esta información a los usuarios junto con la revisión de Términos de uso de Microsoft y Directiva de privacidad. Se requiere una suscripción a Office 365 para la edición.

Para obtener más información acerca de la vista previa y la edición de Microsoft Office, consulte el artículo CTX208340 de Knowledge Center.

Renderizado en la nube

Si Cloud Rendering está habilitado, Citrix Content Collaboration conserva una copia temporal de los archivos (imágenes, audio, archivos PDF) involucrados en el flujo de trabajo.

Cuando finalice el flujo de trabajo, Citrix Content Collaboration mueve los archivos a la carpeta local seleccionada. Si un usuario ve cualquier archivo relacionado con un flujo de trabajo completado, Citrix Content Collaboration realiza una copia temporal del archivo desde el establecimiento a la caché en la nube de Citrix Content Collaboration. Un archivo está disponible durante hasta una semana en la caché de la nube después de la última vez que se visualiza el archivo.

Si Cloud Rendering está deshabilitado, los usuarios no podrán utilizar las funciones Comentarios y aprobación o Flujo de trabajo personalizado con archivos almacenados en una zona de almacenamiento gestionada por el cliente. Se recomienda que todos los administradores comuniquen esta información a sus usuarios junto con la revisión del Acuerdo de servicios de usuario final de Citrix y la Directiva de privacidad.

Habilitar herramientas de ShareFile

Puede habilitar o inhabilitar el acceso a aplicaciones y herramientas individuales de su cuenta. Cualquier cambio en este menú afecta a todos los usuarios de la cuenta.

Mostrar página de aplicaciones en la barra de navegación permite que el enlace Aplicaciones esté presente en la esquina superior derecha de su cuenta. Puede personalizar las herramientas que se muestran en esta lista. Puede habilitar o inhabilitar las herramientas enumeradas en este menú.

Plantillas carpeta

Esta herramienta le permite crear un conjunto predeterminado de subcarpetas que se pueden agregar a carpetas nuevas o existentes de su cuenta para permitir una configuración sencilla de la estructura de carpetas cuando las mismas subcarpetas se utilizan con frecuencia. Un ejemplo de esto es si tiene carpetas separadas para proyectos o clientes específicos en su cuenta y la información de cada carpeta siempre se organiza en las mismas categorías de subcarpetas. Al aplicar una plantilla de carpeta a la carpeta se crearán automáticamente las subcarpetas predeterminadas dentro de la carpeta seleccionada para optimizar la configuración de carpetas.

Importante:

• Las carpetas asociadas a una plantilla no se pueden eliminar hasta que se haya quitado la asociación de plantilla.
• Las funciones de plantilla de carpeta dependen de los permisos que se deben conceder a los usuarios.
• Al eliminar una subcarpeta de la plantilla de carpeta, se eliminan todas las instancias de esa carpeta dentro de su cuenta y todos los archivos contenidos en dichas carpetas. Las carpetas eliminadas de un cambio en la plantilla se pueden restaurar desde la Papelera de reciclaje.

Limitaciones

Es posible que los usuarios con una gran cantidad de carpetas o estructuras de carpetas profundamente anidadas no puedan aplicar plantillas de carpeta a subcarpetas de forma masiva o cambiar el nombre de las carpetas existentes en bloque.

Es posible que se produzca un retraso mientras Citrix Content Collaboration procesa los cambios de plantilla en su cuenta. Si está modificando plantillas que se han asociado a muchas carpetas de su cuenta, permita a la aplicación web tiempo para procesar estos cambios antes de desplazarse fuera del menú de plantillas de carpeta.

Instrucciones

Crear plantilla de carpeta

Para crear una plantilla, vaya a Administrar > Preferencias avanzadas > Plantillas de carpeta.

Puede introducir un nombre para esta plantilla que le permita identificar la plantilla si configura más de una en el sistema. Este título no se muestra en la pantalla de carpetas. También puede introducir una descripción que se muestra en la página Plantillas de carpetas dinámicas para ayudarle a identificar aún más una plantilla específica, si crea más de una en su cuenta. Cuando haya terminado, haga clic en Crear plantilla.

En la siguiente pantalla, haga clic en el título de la plantilla para resaltarla y, a continuación, haga clic en Agregar carpeta. Puede configurar tantas subcarpetas como desee. Para crear una subcarpeta de una carpeta en la plantilla, puede hacer clic en el nombre de la carpeta en la que estará la nueva subcarpeta y, a continuación, hacer clic en Agregar carpeta. Una vez que haya terminado, haga clic en Finalizar.

Agregar una plantilla durante la creación de carpetas

Puede agregar una plantilla al crear una carpeta. Para ello, cree una carpeta y utilice el menú desplegable Aplicar plantilla para aplicar una plantilla de carpeta. Al crear la carpeta, las subcarpetas de la plantilla se configuran automáticamente dentro de la nueva carpeta.

También puede utilizar una plantilla para agregar subcarpetas a una carpeta que ya ha creado. Para ello, desplácese hasta la carpeta que desee modificar y sitúe el mouse sobre el menú desplegable carat directamente a la derecha del nombre de la carpeta y, a continuación, haga clic en Modificar opciones de carpeta. En la sección Plantilla de carpeta, aplique una plantilla desde el menú desplegable. Para quitar una plantilla de una subcarpeta determinada, marque la opción No usar una plantilla de carpeta en el menú.

Aplicar plantillas de carpeta a subcarpetas de forma masiva

Puede aplicar plantillas de carpeta a las subcarpetas de forma masiva. Debe ser un usuario empleado con el permiso Permitir a este usuario modificar plantillas de carpeta. También debe ser miembro del grupo de superusuarios para utilizar el botón Aplicar plantillas a la carpeta.

Para aplicar plantillas, haga clic en Administrar > Preferencias avanzadas > Plantillas de carpeta. Busque la plantilla que desea aplicar en bloque y haga clic en el icono Aplicar a carpetas. En el menú, puede designar a qué carpeta desea aplicar la plantilla. A continuación, la plantilla se aplica a todas las subcarpetas de la carpeta que elija. Una vez seleccionada la carpeta, haga clic en Aplicar. Dependiendo de la plantilla, es posible que aparezca una pantalla de estado a medida que se apliquen las plantillas. Haga clic en Aplicar para finalizar.

Requisitos de permisos de plantilla de carpeta

Para crear plantillas de carpeta, debe ser un usuario empleado con el permiso Permitir a este usuario modificar plantillas de carpeta habilitado. También debe tener acceso para configurar carpetas de nivel raíz en la cuenta o tener permisos de carga en una o varias carpetas donde pueda agregar subcarpetas.

Para aplicar plantillas de carpeta a subcarpetas en bloque, debe ser un usuario empleado con el permiso Permitir a este usuario modificar plantillas de carpeta habilitado. También debe ser miembro del grupo de superusuarios para utilizar el botón Aplicar plantillas a la carpeta.

Para aplicar una plantilla a una carpeta, debe tener permisos de administrador en una carpeta para tener acceso al menú Configuración avanzada de carpetas, donde puede ver la asociación de plantillas.

Para modificar o eliminar una carpeta asociada a una plantilla, primero debe quitar la asociación de plantillas. Para ello, vaya a la carpeta en cuestión y haga clic en Opciones avanzadas de carpeta utilizando el menú desplegable situado junto al nombre de la carpeta. En el menú, desplácese hacia abajo hasta la sección de plantilla de carpeta y haga clic en Quitar asociación. Ahora puede modificar y eliminar la carpeta.

Al eliminar una subcarpeta de la plantilla de carpeta, se eliminan todas las instancias de esa carpeta dentro de su cuenta y todos los archivos contenidos en las carpetas. Las carpetas eliminadas de un cambio en la plantilla se pueden restaurar desde la Papelera de reciclaje.

Formularios de carga remota

Los formularios de carga remota le permiten colocar código HTML en su sitio web que permite a los visitantes cargar archivos desde su sitio web directamente en su cuenta. Puede especificar la carpeta en la que se guardan los archivos cargados y qué información adicional recopilar de la persona que carga los archivos.

Advertencia:

Citrix no proporciona código adicional ni consejos más allá de la muestra proporcionada. Citrix no puede proporcionar asistencia al cliente para el código de formulario de carga remota que se haya modificado más allá de la plantilla generada en la aplicación web en el momento de la creación.

Los usuarios deben ser un usuario empleado con el permiso “Administrar formularios de carga remota” para crear un formulario de carga remota.

Para crear un formulario en la consola de Citrix Content Collaboration, vaya a Administrar > Preferencias avanzadas > Formularios de carga remota y, a continuación, haga clic en Agregar nuevo formulario.

Agregar un nuevo formulario

Descripción del formulario: Este es el nombre del formulario en la página del asistente de carga remota de su cuenta. Este nombre no se muestra en el propio formulario.

Elija Destino: elija si desea almacenar los archivos cargados en una carpeta específica o en una carpeta específica. Si la función Descargas de archivos está activada en tu cuenta, puedes designar una caída de archivos creada como destino de carga. Cuando elija la opción Descarga de archivos, utilice la lista para elegir entre una lista de caídas de archivos que ya haya creado.

Elija Carpeta Carpeta: Elija la carpeta donde desea que se almacenen los archivos cargados. Esta carpeta debe ser una carpeta en la sección Carpetas compartidas de su cuenta. Si esta carpeta aún no se ha creado, debe crearla antes de utilizar el asistente de carga remota.

Devolver usuarios a: Cuando un sitio web se introduce correctamente en este campo, un usuario que ha subido un archivo en el formulario de carga remota se lleva al sitio web elegido. Tenga en cuenta que cualquier dirección en este campo requiere https:// funcionar correctamente.

Solicitar información de carga: cuando está activada, los usuarios deben introducir su correo electrónico, nombre y apellido y empresa antes de agregar archivos al formulario. Si esta casilla no está marcada, los cargadores aparecerán como anónimos.

Campos personalizados: puede agregar más campos mediante la opción + Agregar campo personalizado. Tiene la opción de marcar estos campos como sea necesario.

Una vez que haya completado el formulario, haga clic en Guardar y obtener código. A continuación, puede copiar el iframe HTML sin procesar para su formulario de carga remota.

Este código permanece disponible en la sección Formularios de carga remota de su cuenta. Puede recuperarlo haciendo clic en el icono Ver código o eliminarlo de la lista seleccionando el icono Quitar.

Drops de archivos

Si la función Descargas de archivos está activada en tu cuenta, puedes designar una caída de archivos creada como destino de carga. Cuando elija la opción Descarga de archivos, utilice la lista para elegir entre una lista de caídas de archivos que ya haya creado.