Recomendador de recursos compartidos seguro asistido por IA
El recomendador de recursos compartidos seguro es una función premium que usa la inteligencia artificial para mejorar la seguridad de los datos. Cuando un usuario crea un enlace público para compartir o comparte un archivo con personas específicas por correo electrónico, ShareFile analiza el nombre y el contenido del archivo en busca de varios elementos de información de identificación personal (PII) y, si se detecta PII, recomienda a los usuarios que apliquen opciones más seguras. Si el usuario acepta las recomendaciones, las opciones recomendadas se aplican automáticamente al enlace.
Nota:
ShareFile no utiliza el contenido del archivo ni ninguna PII que se detecte en él para entrenar las tecnologías de inteligencia artificial y aprendizaje automático subyacentes. Los elementos de PII no se pueden detectar en imágenes, vídeos, archivos comprimidos, protegidos con contraseña o cifrados.
Lista de PII detectada:
| Información personal | Información financiera | Credenciales de acceso digital | Datos de geolocalización |
|---|---|---|---|
| Número de seguro social | Información de la tarjeta de crédito/débito (número de tarjeta, CVV, fecha de caducidad) y PIN | Nombre de usuario | Dirección IP |
| Número de pasaporte | Número de cuenta bancaria internacional (IBAN) | Contraseña | Dirección MAC |
| Número de licencia de conducir | Número de cuenta bancaria | Clave de acceso a AWS | |
| Número de identificación del vehículo (VIN) | Número de identificación fiscal individual (ITIN) | Clave secreta de AWS | |
| Número de placa | Número de CA Health | URL | |
| Números de identificación nacionales* | Número de seguro social de California | ||
| Nombre | Número de ruta bancaria | ||
| Dirección | PIN | ||
| Edad | Código Swift | ||
| Correo electrónico | |||
| Número de teléfono |
*Nota de tabla para los
números de identificación nacionales anteriores: Aadhaar, NREGA, número de cuenta permanente, número de votante, número del Servicio Nacional de Salud del Reino Unido, número de seguro nacional del Reino Unido, número de referencia único del contribuyente del Reino Unido.
Crear un enlace para compartir
Siga estos pasos para crear un enlace para compartir y protegerlo mediante la aplicación de las recomendaciones asistidas por IA.
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Vaya al archivo que quiere compartir y selecciónelo.
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Seleccione Compartir en el menú.
El contenido del archivo se analiza automáticamente en busca de información confidencial.
Si se detecta PII, se muestra la recomendación a los usuarios. Las opciones recomendadas se pueden aplicar con un solo clic o se pueden cambiar manualmente mediante las opciones de Modificar.
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Seleccione Copiar para compartir el enlace con los destinatarios.
Enviar a personas específicas
Siga estos pasos para compartir un archivo con personas específicas por correo electrónico y protegerlo mediante la aplicación de las recomendaciones asistidas por IA.
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Vaya al archivo que quiere compartir y selecciónelo.
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Seleccione el archivo que quiere compartir.
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Seleccione Enviar a personas específicas.
El nombre y el contenido del archivo se analizan automáticamente en busca de elementos de PII. Si se detecta PII, se muestra la recomendación a los usuarios. Las opciones recomendadas se pueden aplicar con un solo clic o se pueden cambiar manualmente mediante las opciones de Modificar.
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Escriba la dirección de correo electrónico del destinatario en el campo Para.
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Aunque el asunto viene predefinido, puede escribir un texto para sustituirlo.
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Escriba un mensaje si es necesario.
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Haga clic en la casilla Recordar el asunto y el mensaje si es necesario.
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Seleccione Enviar.
Aparecerá brevemente el mensaje Recurso compartido enviado correctamente.
Modificar opciones
Use las opciones de modificación para configurar varios parámetros, como quién puede acceder a los archivos compartidos, la fecha de caducidad del enlace, las opciones de notificación y otras opciones.
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Opciones de acceso:
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Permitir a las personas con este enlace: Permite configurar las acciones que los destinatarios pueden realizar con los archivos compartidos.
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Quién puede acceder a este enlace le permite configurar los destinatarios que pueden acceder a los archivos compartidos mediante el enlace y si tendrán que iniciar sesión en ShareFile para acceder a ellos.
- Cualquier persona (público): Cualquier persona que tenga el enlace puede acceder a los archivos compartidos y ver el contenido.
- Cualquier persona (público, debe introducir el nombre y correo electrónico): Cualquier persona que tenga el enlace puede acceder a los archivos compartidos y ver el contenido después de introducir su nombre y correo electrónico. Tenga en cuenta que ShareFile no verifica la identidad del destinatario en esta opción. Un usuario malintencionado con el enlace podría usar malintencionadamente el nombre/correo electrónico de un cliente o empleado para acceder al contenido del archivo, y el remitente no recibirá ninguna alerta.
- Usuarios clientes y empleados (después de iniciar sesión): Los destinatarios deben iniciar sesión con sus credenciales de ShareFile para acceder al contenido. Si los destinatarios no son usuarios existentes en la cuenta, es decir, si no se agregan como empleados o como usuarios cliente, no podrán iniciar sesión ni acceder al contenido. Asegúrese de crear cuentas de usuario para los destinatarios antes de compartir los archivos.
- Usuarios empleados (después de iniciar sesión): Los destinatarios deberán iniciar sesión con sus credenciales de ShareFile para acceder al contenido. Si no se agrega como usuario empleado, no podrá iniciar sesión ni acceder al contenido. Asegúrese de crear cuentas de usuario para los destinatarios y de agregarlos como empleados antes de compartir los archivos.
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El acceso caduca: Seleccione entre varias configuraciones de caducidad para los destinatarios.
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Vincular siempre a la versión más reciente del archivo: Use esta opción para compartir automáticamente la última versión de los archivos compartidos. Es decir, si realiza cambios en los archivos después de compartirlos, los destinatarios pueden ver los cambios más recientes. Si se desactiva esta opción, solo se proporcionará acceso a la versión actual de los archivos compartidos y los destinatarios no tendrán acceso a ningún cambio futuro en los archivos compartidos.
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Agregar una marca de agua: Si esta opción está activada, se agrega una marca de agua a los tipos de archivos compatibles.
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Opciones de notificación
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Notificarme cuando se acceda: Si esta opción está activada, recibirá una notificación por correo electrónico cuando se acceda al enlace.
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Envíame una copia de este correo electrónico: Si esta opción está activada, recibirá una copia del correo electrónico enviado.
Inhabilitar el recomendador de recursos compartidos seguro
Si un administrador decide inhabilitar la función de recomendación segura de recursos compartidos asistida por IA, puede hacerlo desde la sección Configuración del administrador > Preferencias avanzadas > Configuración de archivos > Configuración de recursos compartidos.
Preguntas frecuentes
¿ShareFile usa o almacena alguno de mis datos para sus funciones de IA?
No, ShareFile no usa el contenido del archivo ni la PII detectada en él para entrenar las tecnologías de inteligencia artificial y aprendizaje automático subyacentes.
¿Cuáles son los tipos de archivos compatibles?
Los tipos de archivo admitidos son texto, PDF y archivos de Microsoft Office. Los elementos de PII no se pueden detectar en imágenes, vídeos, archivos comprimidos, protegidos con contraseña o cifrados.
¿Hay restricciones en el tamaño de los archivos?
Sí, los archivos de más de 20 MB no se escanean en busca de recomendaciones.
Vídeo: Recomendador de recursos compartidos seguro asistido por IA
El siguiente vídeo de un minuto y 41 segundos proporciona información sobre cómo compartir archivos de forma segura y sin esfuerzo con el recomendador de recursos compartidos seguro impulsado por IA en ShareFile.