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Intégration RH par DesignFlow
Le modèle de projet HR Onboarding de DesignFlow pour ShareFile est conçu pour aider les services RH à gérer et à organiser le processus d’intégration des nouveaux employés. Ce modèle permet de structurer les tâches, les demandes de documents et la collecte d’informations de manière cohérente.
Présentation du modèle de projet d’intégration des RH
L’intégration des employés peut être difficile pour de nombreuses organisations en raison des nombreuses étapes impliquées. L’un des principaux problèmes est la collecte efficace des données auprès des nouveaux employés, l’attribution des tâches et le suivi des progrès.
Par exemple, les nouveaux employés devraient fournir :
- Documents financiers comme les formulaires fiscaux, les formulaires de dépôt direct, les relevés bancaires, etc.
- Documents personnels comme l’inscription aux prestations, les formulaires I-9, etc.
- Informations démographiques comme le nom, le numéro de téléphone, les coordonnées d’urgence, etc.
De plus, de nombreuses tâches doivent être effectuées pour l’intégration des nouveaux employés, ce qui nécessite l’implication de différents services. Par exemple, pour la configuration des ordinateurs portables et des accès des nouveaux employés, le service informatique doit être impliqué dans le processus.
Pour relever ces défis, le modèle de projet d’intégration RH de DesignFlow crée une expérience d’intégration unifiée numériquement, où tous les outils nécessaires sont regroupés dans un seul projet pour une expérience d’intégration transparente.
Le modèle fournit une structure prédéfinie pour les tâches et processus d’intégration qui se concentre sur la collecte de données via des demandes de documents, des demandes d’informations et des tâches d’intégration des employés. De plus, il existe une section dédiée aux tâches d’intégration qui peut être utilisée pour attribuer, suivre et gérer les tâches impliquant des employés de différents départements.
Certains des composants par défaut de ce modèle sont décrits ci-dessous :
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Accueil : Il s’agit de la page par défaut qui s’ouvre lorsque vous ouvrez le modèle d’intégration RH comme indiqué ci-dessous :
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Tâches : Cette section met en évidence les différentes tâches à effectuer par l’employé lors de son intégration. Par exemple, dans la capture d’écran ci-dessous, un employé doit effectuer des tâches telles que l’inscription à la paie & et l’inscription aux avantages sociaux RH dans le cadre du processus d’intégration.
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Demandes de documents : Cette section est dédiée à la demande de documents essentiels de l’employé pour l’intégration, tels que les documents personnels et financiers. Les champs du modèle peuvent être modifiés pour répondre à des besoins d’intégration spécifiques, y compris des types de documents supplémentaires ou des champs d’information selon vos besoins.
Dans cet exemple, nous avons démontré les documents requis pour les documents personnels ainsi que les documents financiers. Par exemple : pour les documents personnels, un employé devra soumettre le formulaire I-9, les formulaires d’inscription aux prestations et le document de reconnaissance de la politique. En revanche, pour les documents financiers, l’employé doit fournir le formulaire W-4, le formulaire de retenue à la source de l’État et le formulaire de dépôt direct.
Remarque :
Tous les documents téléchargés peuvent être trouvés dans la section des pièces jointes ou peuvent également être trouvés dans l’onglet Fichiers dont nous parlerons dans la section suivante.
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Demandes d’informations : Cette section est dédiée à la collecte d’informations essentielles auprès des nouveaux employés telles que des informations démographiques comme le nom, le numéro de téléphone, le SSN et les contacts d’urgence. La section Questions est utilisée pour enregistrer les informations personnelles fournies par les employés tandis que toutes les informations reçues peuvent être consultées dans la section Réponses .
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Fichiers : Tous les fichiers téléchargés sont affichés ici. De plus, les employés peuvent télécharger les documents requis directement sur l’interface ShareFile à partir de l’onglet Fichiers. Pour télécharger un document, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton Télécharger comme indiqué ci-dessous.
Vous pouvez également créer un nouveau dossier pour y ajouter des fichiers en cliquant sur le bouton Créer .
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Commentaires : Les employés peuvent laisser des commentaires sur le processus d’intégration dans cette section.
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Tâches d’intégration : Alors que la section Tâches répertorie les tâches à effectuer par le nouvel employé, la section Tâches d’intégration donne un aperçu des tâches qui peuvent être attribuées à des utilisateurs et des services spécifiques et leur statut suivi via ShareFile.
Les tables ont été fournies avec des valeurs par défaut pour une expérience d’intégration consolidée. Cependant, ces lignes et colonnes sont entièrement personnalisables avec des noms de tâches définis sur mesure.
Conclusion
En utilisant le modèle de projet ShareFile HR Onboarding de DesignFlow, les services RH peuvent rationaliser le processus d’intégration, en garantissant que toutes les étapes nécessaires sont effectuées de manière efficace et efficiente. Ce modèle est conçu pour servir de ressource complète pour la mise en œuvre du modèle d’intégration au sein de votre organisation.
Pour plus d’informations et de mises à jour, reportez-vous à la bibliothèque de modèles ShareFile pour les nouvelles fonctionnalités et les ressources supplémentaires.
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