Insérer des fichiers à l’aide de ShareFile dans Google Workspace

October 23, 2024

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Utilisez les instructions sur cette page pour insérer des fichiers dans vos messages Gmail à l’aide de ShareFile. Pour plus d’informations sur la façon d’insérer des fichiers directement depuis ShareFile, consultez Insérer des fichiers depuis votre compte ShareFile. Pour plus d’informations sur la façon de télécharger des fichiers depuis votre PC local, consultez Insérer des fichiers depuis votre PC local.

Nous vous recommandons de regarder cette vidéo pour savoir comment partager un fichier à l’aide de votre compte ShareFile dans Google Workspace.

Insérer des fichiers depuis votre compte ShareFile

Utilisez les instructions suivantes pour partager des fichiers à l’aide de ShareFile dans Google Workspace.

Accédez à votre compte Gmail.

Sélectionnez Composer pour ouvrir une nouvelle fenêtre de message.

Sélectionnez l’icône ShareFile en bas de la fenêtre du nouveau message.

copier fichier

Sélectionnez Partagez ou demandez des fichiers en utilisant ShareFile.

Sélectionnez Insérer les fichiers.

Accédez à la sélection du fichier que vous souhaitez partager, puis sélectionnez Ajouter des éléments pour choisir les fichiers à partager dans vos dossiers ShareFile.

ajouter des éléments 1

Sélectionnez Modifier les options pour définir les détails du partage.

Options d'édition 1

L’écran des options s’affiche.

Options d'édition 2

Vous pouvez consulter et définir les options suivantes :

Options d’accès :
- Autoriser les destinataires à - sélectionner parmi les options disponibles, notamment Télécharger et Modifier (connexion requise).
- L’accès expire dans : sélectionnez l’un des différents paramètres d’expiration pour les destinataires.
- Qui peut accéder à ce lien - sélectionnez l’une des options suivantes :
  - Quiconque (anonyme) : les destinataires peuvent uniquement consulter le fichier dans la fenêtre d’aperçu.
  - Quiconque (nom et e-mail requis) : les destinataires peuvent télécharger le fichier.
  - Utilisateurs employés (connexion requise) : un écran de connexion s’affiche. Le destinataire doit être un employé du compte existant pour pouvoir se connecter. Si le destinataire n’est pas un utilisateur du compte, vous devrez créer un compte utilisateur pour le destinataire avant qu’il ne puisse accéder au fichier.
  - Utilisateurs employés et clients (connexion requise) : un écran de connexion s’affiche. Le destinataire doit être un utilisateur existant (employé ou client) du compte pour pouvoir se connecter et consulter le contenu. Si le destinataire n’est pas un utilisateur du compte, vous devrez créer un compte utilisateur pour le destinataire avant qu’il ne puisse accéder au fichier.
- Toujours créer un lien vers la dernière version de ce fichier - est sélectionné par défaut. La version actuelle des fichiers sera immédiatement disponible via le lien.
- Ajouter un filigrane - vous permet de suivre les documents par utilisateur. Cela inclut l’impression. Si l’utilisateur dispose des autorisations de téléchargement, le filigrane n’apparaît pas lors de la visualisation.
Notifications :
- Case à cocher pour M’avertir lorsque des fichiers sont consultés.

Une fois les options définies, sélectionnez Insérer en bas de la fenêtre.

Le message Gmail affiche ensuite un lien Télécharger le fichier dans le message.

copier fichier

Vérifiez vos destinataires, l’objet et le message facultatif pour envoyer le fichier, puis sélectionnez Envoyer.

Insérer des fichiers depuis votre PC local

Suivez ces étapes pour télécharger des fichiers depuis votre PC local.

Accédez à votre compte Gmail.

Sélectionnez Composer pour ouvrir une nouvelle fenêtre de message.

Sélectionnez l’icône ShareFile en bas de la fenêtre du nouveau message.

copier fichier

Sélectionnez Partagez ou demandez des fichiers en utilisant ShareFile.

Sélectionnez Insérer les fichiers.

Sélectionnez Ajouter des éléments pour ouvrir vos dossiers ShareFile.

ajouter des éléments 1

Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez télécharger, puis sélectionnez Télécharger.

ajouter des éléments 2

Votre application Web ShareFile s’ouvre dans un nouvel onglet dans le dossier que vous avez désigné à l’étape précédente.

ajouter des éléments 2

Utilisez les boutons bleus + pour sélectionner le téléchargement depuis votre PC.

Le fichier sera chargé dans le dossier que vous avez sélectionné. Vous pouvez maintenant revenir à l’onglet Gmail.

Sélectionnez Actualiser puis cochez la case à côté du fichier chargé à l’étape précédente et sélectionnez Ajouter des éléments.

Options d'édition 1

Sélectionnez Modifier les options pour définir les détails du partage.

Options d'édition 1

L’écran des options s’affiche.

Options d'édition 2

Vous pouvez consulter et définir les options suivantes :

Options d’accès :
- Autoriser les destinataires à - sélectionner parmi les options disponibles, notamment Télécharger et Modifier (connexion requise).
- L’accès expire dans : sélectionnez l’un des différents paramètres d’expiration pour les destinataires.
- Qui peut accéder à ce lien - sélectionnez l’une des options suivantes :
  - Quiconque (anonyme) : les destinataires peuvent uniquement consulter le fichier dans la fenêtre d’aperçu.
  - Quiconque (nom et e-mail requis) : les destinataires peuvent télécharger le fichier.
  - Utilisateurs employés (connexion requise) : un écran de connexion s’affiche. Le destinataire doit être un employé du compte existant pour pouvoir se connecter. Si le destinataire n’est pas un utilisateur du compte, vous devrez créer un compte utilisateur pour le destinataire avant qu’il ne puisse accéder au fichier.
  - Utilisateurs employés et clients (connexion requise) : un écran de connexion s’affiche. Le destinataire doit être un utilisateur existant (employé ou client) du compte pour pouvoir se connecter et consulter le contenu. Si le destinataire n’est pas un utilisateur du compte, vous devrez créer un compte utilisateur pour le destinataire avant qu’il ne puisse accéder au fichier.
- Toujours créer un lien vers la dernière version de ce fichier - est sélectionné par défaut. La version actuelle des fichiers sera immédiatement disponible via le lien.
- Ajouter un filigrane - vous permet de suivre les documents par utilisateur. Cela inclut l’impression. Si l’utilisateur dispose des autorisations de téléchargement, le filigrane n’apparaît pas lors de la visualisation.
Notifications :
- Case à cocher pour M’avertir lorsque des fichiers sont consultés.

Une fois les options définies, sélectionnez Insérer en bas de la fenêtre.

Le message Gmail affiche ensuite un lien Télécharger le fichier dans le message.

copier fichier

Vérifiez vos destinataires, l’objet et le message facultatif pour envoyer le fichier, puis sélectionnez Envoyer.

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