Recommandeur de partage sécurisé assisté par IA
Le système de recommandation de partage sécurisé est une fonctionnalité premium qui utilise l’IA pour améliorer la sécurité des données. Lorsqu’un utilisateur crée un lien de partage public ou partage un fichier avec des personnes spécifiques par e-mail, ShareFile analyse le nom et le contenu du fichier pour détecter divers éléments d’informations personnelles identifiables (PII) et, si des informations personnelles identifiables sont détectées, recommande aux utilisateurs d’appliquer des options plus sécurisées. Si l’utilisateur accepte les recommandations, les options recommandées sont automatiquement appliquées au lien.
Remarque :
ShareFile n’utilise pas le contenu du fichier ni les informations personnelles qui y sont détectées pour entraîner les technologies AI/ML sous-jacentes. Les éléments PII ne peuvent pas être détectés pour les images, les vidéos, les fichiers compressés, protégés par mot de passe ou cryptés.
Liste des informations personnelles détectées :
| Informations personnelles | Informations financières | Identifiants d’accès numériques | Données de géolocalisation |
|---|---|---|---|
| Numéro de sécurité sociale | Informations sur la carte de crédit/débit (numéro de carte, CVV, date d’expiration) et code PIN | Nom d’utilisateur | Adresse IP |
| Numéro de passeport | Numéro de compte bancaire international (IBAN) | Mot de passe | Adresse MAC |
| Numéro de permis de conduire | Numéro de compte bancaire | Clé d’accès AWS | |
| Numéro d’identification du véhicule (VIN) | Numéro d’identification fiscale individuel (ITIN) | Clé secrète AWS | |
| Numéro de plaque d’immatriculation | Numéro de santé CA | Adresse URL | |
| Numéros d’identification nationaux* | Numéro d’assurance sociale CA | ||
| Nom | Numéro d’acheminement bancaire | ||
| Adresse | Code PIN | ||
| Âge | Code Swift | ||
| Numéro de téléphone |
*Note de tableau pour les
numéros d’identification nationaux ci-dessus : Aadhaar, NREGA, numéro de compte permanent, numéro d’électeur, numéro du service national de santé du Royaume-Uni, numéro d’assurance nationale britannique, numéro de référence fiscale unique du Royaume-Uni.
Créer un lien de partage
Suivez les étapes suivantes pour créer un lien de partage et le sécuriser en appliquant les recommandations assistées par l’IA.
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Accédez au fichier que vous souhaitez partager et sélectionnez-le.
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Sélectionnez Partager dans le menu.
Le contenu du fichier est automatiquement analysé pour détecter les informations sensibles.
Si des informations personnelles sont détectées, la recommandation est affichée aux utilisateurs. Les options recommandées peuvent être appliquées en un seul clic ou peuvent être modifiées manuellement à l’aide des options d’édition.
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Sélectionnez Copier pour partager le lien avec les destinataires.
Envoyer à des personnes spécifiques
Suivez les étapes suivantes pour partager un fichier avec des personnes spécifiques par e-mail et le sécuriser en appliquant les recommandations assistées par l’IA.
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Accédez au fichier que vous souhaitez partager et sélectionnez-le.
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Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
-
Sélectionnez Envoyer à des personnes spécifiques.
Le nom et le contenu du fichier sont automatiquement analysés pour les éléments PII. Si des informations personnelles sont détectées, la recommandation est affichée aux utilisateurs. Les options recommandées peuvent être appliquées en un seul clic ou peuvent être modifiées manuellement à l’aide des options d’édition.
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Saisissez l’adresse e-mail du destinataire dans le champ À.
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Bien que l’objet soit prérempli, vous pouvez saisir un autre texte pour le remplacer.
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Saisissez un message si nécessaire.
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Cochez la case Mémoriser l’objet et le message si nécessaire.
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Sélectionnez Envoyer.
Le message Partage envoyé avec succès s’affiche brièvement.
Modifier les options
Utilisez les options d’édition pour configurer divers paramètres tels que les personnes autorisées à accéder aux fichiers partagés, la date d’expiration du lien, les options de notification et d’autres options.
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Options d’accès :
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Autoriser les personnes disposant de ce lien à : permet de configurer les actions que les destinataires peuvent effectuer avec les fichiers partagés.
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Personnes autorisées à accéder à ce lien : permet de configurer les destinataires qui peuvent accéder aux fichiers partagés à l’aide du lien et de déterminer s’ils doivent se connecter à ShareFile pour y accéder.
- Tout le monde (public) : toute personne disposant du lien peut accéder aux fichiers partagés et en voir le contenu.
- N’importe qui (public, doit entrer son nom et son adresse e-mail) : toute personne disposant du lien peut accéder aux fichiers partagés et voir le contenu après avoir saisi son nom et son adresse e-mail. Attention, ShareFile ne vérifie pas l’identité du destinataire dans cette option. Un acteur malveillant utilisant le lien pourrait utiliser de manière malveillante le nom/l’e-mail d’un client ou d’un employé pour accéder au contenu du fichier, sans que l’expéditeur ne soit alerté.
- Utilisateurs clients et employés (une fois connectés) : les destinataires doivent se connecter à l’aide de leurs informations d’identification ShareFile pour accéder au contenu. Si les destinataires ne sont pas des utilisateurs existants du compte, c’est-à-dire s’ils ne sont pas ajoutés en tant qu’employé ou en tant qu’utilisateur client, ils ne pourront pas se connecter et accéder au contenu. Assurez-vous de créer des comptes utilisateur pour les destinataires avant de partager les fichiers.
- Utilisateurs employés (une fois connectés) : les destinataires devront se connecter à l’aide de leurs informations d’identification ShareFile pour accéder au contenu. S’ils ne sont pas ajoutés en tant qu’utilisateur employé, ils ne pourront pas se connecter et accéder au contenu. Assurez-vous de créer des comptes utilisateur pour les destinataires et de les ajouter en tant qu’employés avant de partager les fichiers.
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L’accès expire dans : sélectionnez l’un des différents paramètres d’expiration pour les destinataires.
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Toujours créer un lien vers la dernière version du fichier : utilisez cette option pour partager automatiquement la dernière version des fichiers partagés. En d’autres termes, si vous apportez des modifications aux fichiers après les avoir partagés, les destinataires peuvent voir les dernières modifications. Si vous désactivez cette option, vous n’aurez accès qu’à la version actuelle des fichiers partagés, et les destinataires n’auront pas accès aux modifications futures apportées aux fichiers partagés.
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Ajouter un filigrane : si cette option est activée, un filigrane est ajouté aux types de fichiers pris en charge.
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Options de notification
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M’avertir en cas d’accès : si cette option est activée, vous recevrez une notification par e-mail lorsque vous accéderez au lien.
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Envoyez-moi une copie de cet e-mail : si cette option est activée, vous recevrez une copie de l’e-mail envoyé.
Désactivation de l’outil de recommandation de partage sécurisé
Si un administrateur choisit de désactiver la fonctionnalité de recommandation de partage sécurisé assistée par l’IA, il peut le faire dans la section Paramètres d’administration > Préférences avancées > Paramètres de fichier > Paramètres de partage.
FAQ
Est-ce que ShareFile utilise ou stocke certaines de mes données pour ses fonctionnalités d’IA ?
Non, ShareFile n’utilise pas le contenu du fichier et les informations personnelles qui y sont détectées pour entraîner les technologies AI/ML sous-jacentes.
Quels sont les types de fichiers pris en charge ?
Les types de fichiers pris en charge sont le texte, les PDF et les fichiers Microsoft Office. Les éléments PII ne peuvent pas être détectés pour les images, les vidéos, les fichiers compressés, protégés par mot de passe ou cryptés.
Existe-t-il des restrictions relatives à la taille des fichiers ?
Oui, les fichiers de plus de 20 Mo ne sont pas analysés à des fins de recommandation.
Vidéo : outil de recommandation de partage sécurisé assisté par l’IA
La vidéo suivante, d’une minute et 41 secondes, explique comment partager facilement des fichiers sécurisés à l’aide du système de recommandation de partage sécurisé basé sur l’IA dans ShareFile.