Recommandateur de partage sécurisé piloté par l’IA
Le recommandateur de partage sécurisé est une fonctionnalité qui utilise l’IA pour améliorer la sécurité des données. Lorsqu’un utilisateur crée un lien de partage public ou partage un fichier avec des personnes spécifiques par e-mail, ShareFile analyse le nom et le contenu du fichier pour divers éléments d’informations personnelles identifiables (PII) et si des PII sont détectés, recommande aux utilisateurs d’appliquer des options plus sécurisées. Si l’utilisateur accepte les recommandations, les options recommandées sont automatiquement appliquées au lien.
Remarque :
ShareFile n’utilise pas le contenu du fichier ni les informations personnelles identifiables qui y sont détectées pour former les technologies d’IA/ML sous-jacentes. Les éléments PII ne peuvent pas être détectés pour les images, les vidéos, les fichiers compressés, protégés par mot de passe ou cryptés.
Liste des PII détectées :
| Informations personnelles | Informations financières | Identifiants d’accès numériques | Données de géolocalisation | | —————————————– | ———————————————————————————————– | ——————————- | ————————– | | Numéro de sécurité sociale | Informations sur la carte de crédit/débit (numéro de carte, CVV, date d’expiration) et code PIN | Nom d’utilisateur | Adresse IP | | Numéro de passeport | Numéro de compte bancaire international (IBAN) | Mot de passe | Adresse MAC | | Numéro de permis de conduire | Numéro de compte bancaire | Clé d’accès AWS | | | Numéro d’identification du véhicule (VIN) | Numéro d’identification fiscale individuel (ITIN) | Clé secrète AWS | | | Numéro de plaque d’immatriculation | Numéro de santé de la Californie | Adresse URL | | | Numéros d’identification nationaux * | Numéro d’assurance sociale de la Californie | | | | Nom | Numéro d’acheminement bancaire | | | | Adresse | Code PIN | | | | Âge | Code rapide | | | | E-mail | | | | | Numéro de téléphone | | | |
Remarque :
Numéros d’identification nationaux : Aadhaar, NREGA, numéro de compte permanent, numéro d’électeur, numéro de service national de santé du Royaume-Uni, numéro d’assurance nationale du Royaume-Uni, numéro de référence unique du contribuable du Royaume-Uni.
Créer un lien de partage
Suivez les étapes suivantes pour créer un lien de partage et le sécuriser en appliquant les recommandations basées sur l’IA.
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Accédez au fichier que vous souhaitez partager et sélectionnez-le.
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Sélectionnez Partager dans le menu.
Le contenu du fichier est automatiquement analysé pour détecter les informations sensibles.
Si des informations personnelles identifiables sont détectées, la recommandation est affichée aux utilisateurs.
Les utilisateurs peuvent visualiser le type exact de PII détecté en cliquant sur Afficher les détails. Les utilisateurs peuvent utiliser l’option Créer un lien sécurisé pour créer un lien avec les options recommandées appliquées ou utiliser l’option Créer un lien pour créer un lien avec les paramètres de partage par défaut.
Si un lien public a déjà été créé, les options recommandées peuvent être appliquées en un seul clic. Les paramètres de lien peuvent être personnalisés à l’aide de Options d’édition.
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Sélectionnez Créer et copier pour partager le lien avec les destinataires.
Envoyer à des personnes spécifiques
Suivez les étapes suivantes pour partager un fichier avec des personnes spécifiques par e-mail et le sécuriser en appliquant les recommandations basées sur l’IA.
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Accédez au fichier que vous souhaitez partager et sélectionnez-le.
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Sélectionnez Partager dans le menu.
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Sélectionnez Envoyer à des personnes spécifiques.
Le nom du fichier et son contenu sont automatiquement analysés pour détecter les éléments PII. Si des informations personnelles identifiables sont détectées, la recommandation est affichée aux utilisateurs. Les utilisateurs peuvent visualiser le type exact de PII détecté en cliquant sur Afficher les détails.
Les options recommandées peuvent être appliquées en un seul clic ou les paramètres du lien peuvent être personnalisés à l’aide des options Modifier.
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Saisissez l’adresse e-mail du destinataire dans le champ À .
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Bien que l’objet soit prérempli, vous pouvez saisir un autre texte pour le remplacer.
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Saisissez un message si nécessaire.
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Cochez la case Mémoriser l’objet et le message si nécessaire.
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Sélectionnez Envoyer.
Le message Partage envoyé avec succès s’affiche brièvement.
Modifier les options
Utilisez Modifier les options pour configurer divers paramètres tels que qui peut accéder aux fichiers partagés, la date d’expiration du lien, les options de notification et d’autres options.
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Options d’accès :
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Autoriser les personnes ayant ce lien à: - permet de configurer les actions que les destinataires peuvent effectuer avec les fichiers partagés.
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Qui peut accéder à ce lien vous permet de configurer les destinataires qui peuvent accéder aux fichiers partagés à l’aide du lien et s’ils devront se connecter à ShareFile pour y accéder.
- N’importe qui (public) - Toute personne disposant du lien peut accéder aux fichiers partagés et voir le contenu.
- Toute personne (public, doit saisir son nom et son e-mail) - Toute personne disposant du lien peut accéder aux fichiers partagés et voir le contenu après avoir saisi son nom et son e-mail. Attention, ShareFile ne vérifie pas l’identité du destinataire dans cette option. Un mauvais acteur disposant du lien pourrait utiliser de manière malveillante le nom/l’e-mail d’un client ou d’un employé pour accéder au contenu du fichier, et l’expéditeur ne sera pas alerté.
- Utilisateurs clients et employés (après connexion) - Les destinataires doivent se connecter à l’aide de leurs informations d’identification ShareFile pour accéder au contenu. Si les destinataires ne sont pas des utilisateurs existants dans le compte, c’est-à-dire s’ils ne sont pas ajoutés en tant qu’employé ou en tant qu’utilisateur client, ils ne pourront pas se connecter et accéder au contenu. Assurez-vous de créer des comptes utilisateurs pour les destinataires avant de partager les fichiers.
- Utilisateurs employés (après connexion) - Les destinataires devront se connecter à l’aide de leurs informations d’identification ShareFile pour accéder au contenu. S’ils ne sont pas ajoutés en tant qu’utilisateur employé, ils ne pourront pas se connecter et accéder au contenu. Assurez-vous de créer des comptes d’utilisateur pour les destinataires et de les ajouter en tant qu’employés avant de partager les fichiers.
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L’accès expire dans : sélectionnez l’un des différents paramètres d’expiration pour les destinataires.
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Toujours créer un lien vers la dernière version du fichier - Utilisez cette option pour partager automatiquement la dernière version des fichiers partagés. Autrement dit, si vous apportez des modifications aux fichiers après les avoir partagés, les destinataires peuvent voir les dernières modifications. La désactivation de cette option donnera uniquement accès à la version actuelle des fichiers partagés et les destinataires n’auront pas accès aux modifications futures apportées aux fichiers partagés.
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Ajouter un filigrane - Si cette option est activée, un filigrane est ajouté aux types de fichiers pris en charge.
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Options de notification
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M’avertir lorsque ceci est consulté. - Si cette option est activée, vous recevrez une notification par e-mail lorsque le lien sera consulté.
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Envoyez-moi une copie de cet e-mail - Si cette option est activée, vous recevrez une copie de l’e-mail envoyé.
Désactiver le recommandateur de partage sécurisé
Si un administrateur choisit de désactiver la fonctionnalité de recommandation de partage sécurisé pilotée par l’IA, il peut le faire à partir de la section Paramètres d’administration > Préférences avancées > Paramètres de l’IA > Recommandation de partage sécurisé .
FAQ
ShareFile utilise-t-il ou stocke-t-il certaines de mes données pour ses capacités d’IA ?
Non, ShareFile n’utilise pas le contenu du fichier ni les informations personnelles identifiables qui y sont détectées pour former les technologies d’IA/ML sous-jacentes.
Quels sont les types de fichiers pris en charge ?
Les types de fichiers pris en charge sont les fichiers texte, PDF et Microsoft Office. Les éléments PII ne peuvent pas être détectés pour les images, les vidéos, les fichiers compressés, protégés par mot de passe ou cryptés.
Existe-t-il des restrictions de taille de fichier ?
Oui, les fichiers supérieurs à 20 Mo ne sont pas analysés pour les recommandations.
Quel type de données sur le contenu sont stockées ?
Nous ne stockons aucune valeur réelle de données PII sensibles de votre contenu. Pour accélérer l’analyse, nous mettons en cache le résultat de l’analyse, mais l’accès est limité à votre compte.
Combien de temps les données sur le contenu sont-elles stockées ?
Les informations sur votre contenu ne quittent jamais votre compte. Nous mettons en cache les résultats de l’analyse dans votre compte ShareFile pendant 30 jours pour vous faire gagner du temps lorsque vous essayez de partager à nouveau le même fichier.