Mise en route

Les signatures électroniques constituent un moyen simple et rapide de faire signer des documents en ligne. Ces fonctionnalités permettent à votre organisation d’obtenir des signatures juridiquement contraignantes sur des documents entièrement en ligne, plus rapidement et de manière plus sûre que les documents papier.

Des licences ShareFile sont requises pour activer les fonctionnalités de signature électronique pour les utilisateurs de vos employés.

Remarque :

Consultez le guide d’utilisation de RightSignature pour obtenir des informations sur les utilisateurs de signature électronique.

Contenu pris en charge

Les signatures électroniques sont prises en charge pour les documents de moins de 150 pages et de moins de 20 Mo. Les types de documents pris en charge incluent

• PDF
• Documents Microsoft Word
• Fichiers texte brut
• Fichiers texte enrichi

Remarque

Formatez les PDF 3D au format 8,5 x 11 et la même orientation sur toutes les pages.

Activer les licences de signature électronique pour les utilisateurs de ShareFile

Les administrateurs ShareFile peuvent se connecter à l’application Web pour vérifier que les licences de signature électronique sont attribuées et activées dans leur compte ShareFile.

1. Sélectionnez Paramètres.
2. Sélectionnez Paramètres d’administration.
3. Sélectionnez Aperçu de l’administration.

Sous Licences allouées, affichez un certain nombre de licences d’employés disponibles pour les fonctionnalités de signature électronique. Consultez la section Ajouter des utilisateurs employés ayant accès à la signature électronique dans Configurer pour permettre aux utilisateurs employés de bénéficier de fonctionnalités d’envoi de signature électronique et d’autres autorisations.

Remarque

Les licences de signatures électroniques permettent d’envoyer 100 documents par licence d’employé par mois. Par exemple, un compte avec 10 licences d’employé peut envoyer 1 000 documents en un mois. Ces licences sont regroupées pour l’ensemble du compte. Un utilisateur employé individuel peut envoyer 100 documents ou plus par mois s’il y a suffisamment de licences disponibles dans le pool.

Considérations sur les pare-feux

Autoriser le trafic Web

Pour connecter les utilisateurs de votre environnement local afin qu’ils communiquent avec le plan de contrôle RightSignature pour les fonctionnalités de signature électronique, autorisez le trafic HTTPS/TLS 1.2 vers les adresses IPv4 et le domaine*.rightsignature.com suivants :

Adresses IP du plan de contrôle

Autoriser les notifications par e-mail

Activez les notifications par e-mail entrantes pour les utilisateurs de votre environnement local. Configurez les passerelles de sécurité de la messagerie et les filtres anti-spam pour les hôtes de confiance utilisant l’IPv4 et les adresses e-mail pour recevoir des notifications par e-mail liées à la signature électronique :

Pour d’autres configurations de pare-feu liées à ShareFile, consultez Configuration du pare-feu.

Intégrations

Voir Activer les intégrations pour plus d’informations sur les intégrations disponibles à configurer pour les fonctionnalités de signature électronique de RightSignature.

Vérification en deux étapes

ShareFile recommande vivement l’utilisation de la validation en deux étapes comme couche de sécurité supplémentaire afin de réduire le risque d’accès non autorisé aux comptes Citrix. La vérification en deux étapes utilise votre téléphone pour fournir un niveau de sécurité supplémentaire à votre nom d’utilisateur. Une fois connecté, il vous est demandé de saisir un code de vérification envoyé sur votre téléphone par SMS ou appel vocal. Certaines applications nécessitent un mot de passe spécifique à l’application qui doit être généré chaque fois que vous souhaitez vous connecter à l’application.