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Édition collaborative dans ShareFile
Cet article explique les étapes nécessaires pour partager des liens modifiables depuis votre compte ShareFile. Cette fonction permet à vos destinataires d’apporter des modifications à vos fichiers Microsoft Office.
Exigences des utilisateurs ShareFile en matière d’édition collaborative
Cette fonctionnalité est disponible pour les employés et les utilisateurs clients, à condition que les conditions suivantes soient remplies :
-
Aperçu de fichiers : l’autorisation de téléchargement doit être activée sur le dossier dans lequel le fichier est stocké.
-
Édition de fichiers : les exigences suivantes sont nécessaires pour modifier des fichiers dans ShareFile :
- Vous devez disposer d’une licence Microsoft Office 365 Commercial.
- Vous devez disposer des autorisations de chargement et de téléchargement sur le dossier dans lequel le fichier est stocké.
- Le contrôle de version des fichiers doit être activé.
Remarque :
La coédition n’est pas prise en charge par le plan d’archivage ShareFile FINRA ou le plan d’archivage ShareFile Enterprise en raison des limites liées au versionnage des fichiers dans les plans d’archivage.
Obtenir un lien partageable
L’option Obtenir un lien vous permet de partager un lien modifiable avec vos destinataires.
Remarques :
- Tous les collaborateurs internes et externes à l’organisation peuvent utiliser l’intégration Microsoft Office Online. L’auteur doit sélectionner des autorisations et le collaborateur doit disposer d’une licence Microsoft.
Cette fonctionnalité est disponible pour les clients disposant des éditions ShareFile Advanced et Premium, et ayant activé le paramètre Édition de fichiers Microsoft Office.
- Les types de fichiers compatibles sont les suivants : .docx pour Word, .pptx pour PowerPoint et .xlsx pour Excel.
-
Sélectionnez un fichier à partager dans votre compte ShareFile.
-
Sélectionnez Partager.
-
Sélectionnez Copier sous l’option Les utilisateurs peuvent modifier après s’être connectés.
Le message Lien copié sur le presse-papiers s’affiche brièvement.
-
Utilisez le lien copié pour le partager par e-mail ou par le biais d’une autre application de communication.
Envoyer à des personnes spécifiques
Utilisez cette option lorsque vous souhaitez envoyer un message de partage à une personne spécifique à l’aide de ShareFile.
-
Accédez au fichier que vous souhaitez partager dans votre compte ShareFile.
-
Sélectionnez le ou les fichiers que vous souhaitez partager.
-
Sélectionnez Partager dans le menu.
-
Sélectionnez Envoyer à des personnes spécifiques parmi les options proposées.
La fenêtre de message Envoyer à des personnes spécifiques s’affiche.
-
Sélectionnez Modifier les options pour passer en revue et définir les options suivantes :
-
Options d’accès :
-
Autoriser les destinataires à : - sélectionner Modifier (connexion requise) pour autoriser la modification des fichiers Microsoft Office.
-
L’accès expire dans : sélectionnez l’une des différentes options d’expiration pour les destinataires.
-
Exiger que les destinataires se connectent : cochez cette case au besoin.
-
Téléchargements par utilisateur : limite le nombre de téléchargements si nécessaire.
-
Toujours lier à la dernière version du fichier : cochez cette case au besoin.
-
-
Notifications :
-
M’avertir en cas d’accès : cochez cette case au besoin.
-
M’envoyer une copie de cet e-mail : cochez cette case au besoin.
-
-
-
Sélectionnez Enregistrer.
-
Entrez l’adresse e-mail du destinataire dans la zone de texte À.
-
Bien que l’objet soit prérempli, vous pouvez saisir un autre texte pour le remplacer.
-
Saisissez un message si nécessaire.
-
Cochez la case Mémoriser l’objet et le message si vous le souhaitez.
-
Cliquez sur Envoyer.
Le message Partage envoyé avec succès s’affiche brièvement.
Options de lien
Sélectionnez les points de suspension … pour accéder aux menus Modifier les options, Remplacer le lien ou Supprimer le lien.
Modifier les options
Le menu Modifier les options vous permet de définir les paramètres relatifs à l’accès des destinataires et aux notifications.
Options d’accès
Sous Options d’accès, sélectionnez les paramètres d’accès pour les destinataires.
-
Autoriser les personnes disposant de ce lien à :
-
Afficher : les destinataires peuvent uniquement consulter le fichier dans la fenêtre d’aperçu.
-
Télécharger : les destinataires peuvent télécharger le fichier.
-
Modifier (connexion requise) : les destinataires peuvent modifier le fichier, mais doivent se connecter à l’aide de leur identifiant client ou employé.
-
-
Personnes autorisées à accéder à ce lien :
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Quiconque (anonyme) : les destinataires peuvent uniquement consulter le fichier dans la fenêtre d’aperçu.
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Quiconque (nom et e-mail requis) : les destinataires peuvent télécharger le fichier.
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Utilisateurs employés et clients (connexion requise) : un écran de connexion s’affiche. Le destinataire doit être un utilisateur existant (employé ou client) du compte pour pouvoir se connecter et consulter le contenu. Si le destinataire n’est pas un utilisateur du compte, vous devrez créer un compte utilisateur pour le destinataire avant qu’il ne puisse accéder au fichier.
-
Utilisateurs employés (connexion requise) : un écran de connexion s’affiche. Le destinataire doit être un employé du compte existant pour pouvoir se connecter. Si le destinataire n’est pas un utilisateur du compte, vous devrez créer un compte utilisateur pour le destinataire avant qu’il ne puisse accéder au fichier.
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-
L’accès en consultation expire le : cette option peut être ajustée en fonction des préréglages disponibles.
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Toujours lier à la dernière version du fichier : cette option est sélectionnée par défaut. La version actuelle des fichiers sera immédiatement disponible via le lien.
Notifications
Cette case à cocher est définie par défaut pour que l’expéditeur du fichier reçoive des notifications lorsque le fichier est consulté. Si vous préférez ne pas recevoir cette notification, décochez la case.
Remplacer le lien
L’option Remplacer le lien vous permet de créer un nouveau lien avec les mêmes autorisations. L’ancien lien deviendra inaccessible.
Supprimer le lien
L’option Supprimer le lien vous permet de rendre le lien inaccessible. Un nouveau lien est créé en relançant le processus de partage.
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