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通讯组

September 11, 2023
投稿者: 
C

ShareFile 允许您创建通讯组，将用户整合到功能组中，从而提高帐户管理的效率。

此功能对于管理具有类似文件夹访问需求的大量用户群非常有用。

必备条件

管理通讯组需要以下权限：

  • 创建共享通讯组

  • 编辑共享通讯组

创建通讯组

下面提供了在 ShareFile 中创建通讯组所需的步骤。

备注：

  • 添加到通讯组的成员将继承该组的文件夹访问权限。

  • 从通讯组中移除的成员将失去分配给该组的文件夹访问权限。

  • 向通讯组授予的文件夹权限将适用于每个成员。这包括有关下载和上载的通知。

  1. 登录您的 ShareFile 帐户后，导航至“人员”>“通讯组”。

    employees-2

  2. 从“通讯组”控制面板中，选择“新建组”。

    employees-2

    将显示“创建通讯组”弹出窗口。

    employees-2

  3. 键入新通讯组的名称。

    注意：

    您可以选择 与所有员工共享此通讯组。默认选择为“否”。如果需要，请选择“是”。

  4. 选择创建组。

    employees-2

向通讯组添加人员

以下提供了向通讯组添加人员所需的步骤。

  1. 登录您的 ShareFile 帐户后，导航至“人员”>“通讯组”。

    employees-2

  2. 从现有通讯组中选择将其打开。

  3. 选择“添加新用户”。

    employees-2

    employees-2

  4. 选择“查找联系人”图标。

    此时将显示通讯簿屏幕。

    employees-2

  5. 选择要添加的用户，然后选择添加。

  6. 选择“保存”将新用户添加到通讯组。

    employees-2

    此时将显示已成功添加成员的确认消息。

将通讯组添加到文件夹

下面提供了将通讯组添加到 ShareFile 文件夹所需的步骤。

  1. 从 ShareFile 导航到要添加通讯组的文件夹，然后将其打开。

  2. 选择“人员”选项卡。

    employees-2

  3. 选择“将人员添加到文件夹”。

    employees-2

    将显示“将人员添加到文件夹”弹出屏幕。

    employees-2

  4. 选择“查找联系人”图标。

    此时将显示通讯簿屏幕。

    employees-2

  5. 从下拉菜单中选择“通讯组”。

    employees-2

  6. 选择要添加的通讯组。然后选择 Add（添加）。

    现在，您选择的通讯组的成员可以访问该文件夹。

将多个用户从 Excel 导入通讯组

下面提供了将多个用户从 Excel 导入通讯组所需的步骤

  1. 登录您的 ShareFile 帐户后，导航至“人员”>“通讯组”。

  2. 从现有通讯组中选择将其打开。

    employees-2

  3. 选择“从 Excel 添加”。

    employees-2

  4. 按照“从 Excel 导入多个用户”弹出窗口中列出的步骤进行操作。

通讯组常见问题解答

我可以向通讯组添加多少用户

一个通讯组最多可以有 2000 个用户。

当一个用户已经可以通过通讯组访问时，我将其添加到文件夹。哪些权限适用

个人用户的访问权限将优先于他/她的组的访问权限。示例：John Doe 拥有文件夹的下载权限，因为他是 Doe 通讯组的成员。您可以手动将 John Doe 添加到该文件夹，并授予他上载权限。他将同时拥有“下载”和“上载”权限，尽管他的通讯组成员资格不包括上载。

如何生成组成员名单

要生成供您审阅的成员名单，请访问 人员 > 管理用户 或 通讯组。选择要访问的组名称。访问生成报告下拉菜单并选择导出组列表。列表生成后，会将电子表格下载到您的本地计算机。

如何生成“文件夹访问权限”报告

“文件夹访问权限”报告显示通讯组有权访问哪些文件夹和权限。要生成文件夹访问报告供您审阅，请访问“人员”>“管理用户”或“通讯组”。选择要访问的组名称。访问 生成报告 下拉菜单，然后选择 文件夹访问权限。您可以打印此列表作为记录。

通讯组
September 11, 2023
投稿者: 
C
September 11, 2023
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