ShareFile

插入文件

按照本页上的说明使用 ShareFile 在 Gmail 邮件中插入文件。有关如何直接从 ShareFile 插入文件的信息,请参阅从 ShareFile 帐户插入文件。有关如何从本地电脑上载文件的信息,请参阅从本地电脑插入文件

从您的 ShareFile 帐户中插入文件

按照以下说明在 Google Workspace 中使用 ShareFile 共享文件。

  1. 导航到您的 Gmail 帐户。

  2. 选择“撰写”以打开一个新的消息窗口。

  3. 选择新消息窗口底部的 ShareFile 图标。

    复制文件

  4. 选择“使用 ShareFile 共享或请求文件”。

    复制文件

  5. 选择“插入文件”。

    复制文件

  6. 导航选择要共享的文件,然后选择“添加项目”,从 ShareFile 文件夹中选择要共享的文件。

    添加项目 1

  7. 选择“编辑选项”以设置共享详细信息。

    编辑选项 1

    此时将显示选项屏幕。

    编辑选项 2

    您可以查看和设置以下选项:

    • 访问选项

      • 允许收件人 - 从可用选项中选择,包括“下载”和编辑(需要登录)

      • 访问权限过期时间 - 从收件人的各种过期设置中进行选择。

      • 谁可以访问此链接 - 从以下选项中选择:

        • 任何人 - 收件人只能在预览窗口中查看文件。

        • 任何人(需要姓名和电子邮件) - 收件人都可以下载文件。

        • 员工用户 (需要登录) - 将向收件人显示登录屏幕。收件人必须是帐户中的现有员工用户才能登录。如果收件人不是帐户中的用户,则必须先为收件人创建用户帐户,之后他们才能访问该文件。

        • 客户和员工用户(需要登录) - 向收件人显示登录屏幕。收件人必须是帐户中的现有用户(员工或客户用户)才能登录和查看内容。如果收件人不是帐户中的用户,则必须先为收件人创建用户帐户,之后他们才能访问该文件。

      • 始终链接到该文件的最新版本 - 默认情况下处于选中状态。当前版本的文件将在链接中立即可用。

      • 添加水印 - 允许您按用户跟踪文档。这包括打印。如果用户具有下载权限,则在查看时不会出现水印。

    • 通知

      • 选中“访问文件时通知我”复选框。
  8. 设置好选项后,选择窗口底部的插入

    复制文件

    然后,Gmail 邮件会在邮件中显示“上载文件”链接。

    复制文件

  9. 验证要发送文件的收件人、主题和可选消息,然后选择发送

从本地 PC 插入文件

使用以下步骤从本地电脑上载文件。

  1. 导航到您的 Gmail 帐户。

  2. 选择“撰写”以打开一个新的消息窗口。

  3. 选择新消息窗口底部的 ShareFile 图标。

    复制文件

  4. 选择“使用 ShareFile 共享或请求文件”。

    复制文件

  5. 选择“插入文件”。

    复制文件

  6. 选择“添加项目”以打开 ShareFile 文件夹。

    添加项目 1

  7. 选择要上载到的文件夹,然后选择“上载”。

    添加项目 2

    您的 ShareFile Web 应用程序将在新选项卡中打开,该选项卡指向您在上一步中指定的文件夹。

    添加项目 2

  8. 使用蓝色 + 选择从电脑上载。

    该文件将加载到您选择的文件夹中。您现在可以返回 Gmail 选项卡。

  9. 选择“刷新”,然后选中上一步中加载的文件旁边的复选框,然后选择“添加项目”。

    编辑选项 1

    编辑选项 1

  10. 选择“编辑选项”以设置共享详细信息。

    编辑选项 1

    此时将显示选项屏幕。

    编辑选项 2

    您可以查看和设置以下选项:

    • 访问选项

      • 允许收件人 - 从可用选项中选择,包括“下载”和编辑(需要登录)

      • 访问权限过期时间 - 从收件人的各种过期设置中进行选择。

      • 谁可以访问此链接 - 从以下选项中选择:

        • 任何人 - 收件人只能在预览窗口中查看文件。

        • 任何人(需要姓名和电子邮件) - 收件人都可以下载文件。

        • 员工用户 (需要登录) - 将向收件人显示登录屏幕。收件人必须是帐户中的现有员工用户才能登录。如果收件人不是帐户中的用户,则必须先为收件人创建用户帐户,之后他们才能访问该文件。

        • 客户和员工用户(需要登录) - 向收件人显示登录屏幕。收件人必须是帐户中的现有用户(员工或客户用户)才能登录和查看内容。如果收件人不是帐户中的用户,则必须先为收件人创建用户帐户,之后他们才能访问该文件。

      • 始终链接到该文件的最新版本 - 默认情况下处于选中状态。当前版本的文件将在链接中立即可用。

      • 添加水印 - 允许您按用户跟踪文档。这包括打印。如果用户具有下载权限,则在查看时不会出现水印。

    • 通知

      • 选中“访问文件时通知我”复选框。
  11. 设置好选项后,选择窗口底部的插入

    复制文件

    然后,Gmail 邮件会在邮件中显示“上载文件”链接。

    复制文件

  12. 验证要发送文件的收件人、主题和可选消息,然后选择发送

插入文件