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高级首选项

July 25, 2023
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C

电子邮件设置

电子邮件的发送来源

某些电子邮件服务会拒绝使用 ShareFile 邮件服务器发送的邮件或将这些邮件标记为垃圾邮件。如果您收到任何关于电子邮件传送问题的报告，将首选项设置为 用户发送消息 可能会解决问题。设置首选项后，发送邮件的用户的姓名将显示在发件人字段中，当邮件收件人回复邮件时将使用该用户的电子邮件地址。此选项也可能会触发邮件拒绝，因此，除非遇到可送达性问题，否则不要使用此选项。

SMTP 服务器

默认情况下，系统通知从 ShareFile 邮件服务器发送到客户端。有时这可能不是理想的，特别是在处理使用积极的垃圾邮件过滤器或白名单的收件人邮件服务器时。在这些情况下，设置自定义 SMTP 服务器允许您从自己的邮件服务器发送系统通知。配置完这些设置后，通过您的帐户发送的所有电子邮件都将通过您的邮件服务器发送，而不是 ShareFile 的服务器。通过在帐户上设置自定义 SMTP，您的用户将您的电子邮件地址识别为发件人，任何失败的电子邮件都会回复给您。要使用自定义 SMTP，员工用户必须具有 允许此用户修改帐户范围内的策略 权限。

如果您使用 Microsoft Office 365 并想使用自定义 SMTP，请查看 Microsoft 提供的这份设置指南。

设置自定义 SMTP

  1. 导航到“设置”>“管理员设置”>“高级首选项”>“电子邮件设置”>“SMTP 服务器”。

  2. 单击 配置 SMTP 设置。此时将显示自定义 SMTP 配置页面。

  3. 输入适当的信息以启用此功能。

必填字段：

  • 启用自定义 SMTP — 如果要使用这些设置，必须选择此选项。
  • 电子邮件地址 — 这是发送电子邮件的发件人电子邮件地址。
  • 服务器 — 这是用于发送电子邮件的电子邮件服务器的主机名。
  • 端口 — 这是要使用的端口号。默认为端口 25。还允许使用以下端口：26、443、465、587、2525。
  • 用户名 — 这是访问服务器所需的用户名。
  • 密码 — 这是访问服务器所需的密码。
  • 失败时通知电子邮件 — 如果 ShareFile Mail 无法使用给定设置发送电子邮件，则会向此电子邮件地址发送通知。

可选字段：

  • 使用 SSL — 在隐式、显式或关闭之间进行选择。
  • 回复到 ShareFile — 如果选中，使用自定义设置发送失败的邮件会提示 ShareFile 通过标准电子邮件设置发送未来的电子邮件。
  • 身份验证方法 — 如果服务器需要身份验证方法，请在此处选择身份验证方法。

4. 单击保存并发送测试电子邮件以完成设置。

对 SMTP 设置进行故障排除

电子邮件通知/消息延迟 -当您使用某些筛选器服务或程序处理本地邮件服务器上的邮件时，可能会出现此问题。在就我们系统的延迟问题联系 ShareFile 之前，请确认您的消息没有被本地筛选服务延迟。验证信息的一种方法是查看邮件的完整报头详细信息，并查看消息在服务或过滤器之间发送的时间。

电子邮件通知/消息不到达 -如果本地邮件服务器上存在 IP 限制或策略，则可能会出现此问题。请参阅防火墙配置，确保您已将自定义 SMTP IP 列入白名单。同样，请查看您的邮件服务器身份验证方法，确保 ShareFile 可以与您的服务器通信。

来自主机的连接太多 - 当您超过 SMTP 服务器上允许的最大连接时，可能会出现此问题。要解决此问题，您必须更新或增加 SMTP 配置中允许的最大连接数，或者使用合并通知来限制典型接收的连接数。

通知用户自己的活动

默认情况下，即使用户收到了文件夹的上载或下载通知，他们也不会在这些文件夹中收到有关其自身活动的通知。启用此选项会使设置文件夹通知的用户能够接收有关其自己活动的更新。

上载收据

启用此设置后，“请求文件”链接要求收件人输入姓名和电子邮件地址，然后再向上载文件的人员发送收据电子邮件。只有需要姓名和电子邮件的请求链接才会发送上载回执。

电子邮件通知

当您在文件夹上为某些用户设置上载或下载通知时，默认情况下，用户会实时收到有关上载或下载的通知。用户可以通过单击其帐户中的“个人设置”链接来更改此默认行为。但是，如果要为帐户中的所有用户设置此设置的默认值，则可以使用此设置进行设置。

更改此设置不会影响系统中的现有用户。它仅适用于新创建的用户。您可以在个人用户的个人资料页面为个人用户更新此设置。

用户可以接收以下语言的电子邮件通知：英语、德语、西班牙语、法语、荷兰语、中文、俄语、日语、韩语或葡萄牙语。

Q&A 电子邮件文本

此功能确定文件夹问答功能是否在通知电子邮件正文中发送问题和答案的文本。如果设置为“否”，则电子邮件不包含问题或答案文本，但包含用于登录和查看该信息的链接。

加密的电子邮件

此选项用于启用加密电子邮件功能。将选项设置为 否 会阻止用户发送或回复加密的电子邮件。

辅助电子邮件地址

默认情况下，帐户中的所有用户都可以为其个人资料配置辅助电子邮件地址。如果将值设置为否，则将删除为所有用户（包括员工和客户端）配置第二个电子邮件地址的功能。

权限

客户端共享

默认情况下，对特定文件夹具有下载权限的所有客户端都有一个“发送”按钮，允许他们将文件夹中的任何文件发送给第三方收件人。但是，在某些用例中，公司不希望客户端能够将文件发送给第三方，即使客户端可以下载文件并将其发送给系统外的第三方。如果选择“是”，则会为所有文件夹中的客户端显示“共享”按钮。如果选择“否”，则仅对员工用户显示“共享”按钮。

文件夹访问列表

要启用“文件夹访问列表”，请导航到“设置”>“管理员设置”>“高级首选项”>“权限”，然后选择“是”，向非管理员显示“此文件夹中的用户”选项卡。

启用后，所有用户都将能够看到他们有权访问的文件夹的文件夹访问列表。否则，只有对该文件夹具有管理权限的用户才能看到该文件夹的其他用户列表。

文件设置

保留策略

对于 Professional 计划及更高版本的帐户，“文件保留”策略会导致文件在上载几天后自动删除。可以为系统中的每个根级文件夹单独配置此选项。此设置确定创建新的根级文件夹时使用的默认文件保留策略。永远不 是默认值。

排序

默认情况下，会显示文件和文件夹，以便首先列出最近的项目。用户可以通过单击“标题”、“MB”、“上载者”或“创建者”标题为文件和文件夹选择不同的顺序。ShareFile 会记住他们选择的顺序，以后使用此选项在该文件夹中以相同的顺序显示文件。您可以选择其他文件和文件夹的显示顺序。为此，请选择用于显示文件的类别，以及它们是按 升 序还是 降 序显示。

版本控制

如果标记为“是”，则当用户将文件上载到已包含同名文件的文件夹时，将保存该文件的两个版本，以便您可以跟踪文件的进度并防止任何数据丢失被覆盖。如果选择“否”，则上载与现有文件同名的文件会导致系统覆盖您帐户中该文件的旧版本。

您可以设置系统保存的文件的最大版本数。例如，如果您选择保存一个文件的最多 10 个版本，并且您的帐户中存储了一个文件的 10 个版本，则任何新上载都会导致文件的最旧版本被删除。

正在编辑

使用 Microsoft Office Online 进行查看和编辑时，Office Online 会保留正在查看和编辑的文件的临时副本，以便呈现和更改文件。建议所有管理员将此信息传达给用户，同时查看 Microsoft 使用条款和隐私政策。编辑需要 Office 365 订阅。

有关 Microsoft Office 预览和编辑的更多信息，请参阅 ShareFile 中的共同编辑。

云渲染

如果启用了Cloud Rendering，ShareFile 会保留工作流程中涉及的文件（图像、音频、PDF）的临时副本。

工作流程完成后，ShareFile 会将文件移动到选定的本地文件夹。如果用户查看与已完成的工作流程相关的任何文件，ShareFile 会将该文件从本地临时副本复制到 ShareFile 云缓存。在上次查看文件之后，文件在云缓存中最多可用一周。

如果禁用 Cloud Rendering，则用户将无法对存储在客户管理的存储区域中的文件使用“反馈和批准”或“自定义工作流”功能。建议所有管理员将此信息传达给其用户，同时查看 ShareFile 最终用户服务协议和隐私政策。

启用 ShareFile 工具

您可以启用或禁用对帐户中各个应用程序和工具的访问权限。此菜单中的任何更改都会影响帐户中的所有用户。

在导航栏中显示应用程序页面允许在帐户的右上角显示应用程序链接。您可以自定义此列表中显示的工具。您可以启用或禁用此菜单中列出的工具。

文件夹模板

此工具允许您创建一组默认的子文件夹，这些子文件夹可添加到帐户中的新文件夹或现有文件夹中，以便在频繁使用相同的子文件夹时轻松设置文件夹结构。例如，如果您的帐户中有特定项目或客户单独的文件夹，并且每个文件夹中的信息总是按相同的子文件夹类别进行组织。将文件夹模板应用于文件夹会自动在选定文件夹中创建默认子文件夹，以简化文件夹设置。

重要：

  • 在删除模板关联之前，无法删除与模板关联的文件夹。
  • 文件夹模板功能依赖于必须授予用户的权限。
  • 从文件夹模板中删除子文件夹时，帐户中该文件夹的所有实例以及上述文件夹中包含的所有文件都将被删除。从模板更改中删除的文件夹可以从回收站恢复。

限制

具有大量文件夹或深度嵌套文件夹结构的用户可能无法将文件夹模板批量应用于子文件夹或批量重命名现有文件夹。

ShareFile 处理您帐户中的模板更改时可能会有延迟。如果您正在编辑与帐户中的许多文件夹关联的模板，请在离开文件夹模板菜单之前让 Web 应用程序有时间处理这些更改。

说明

创建文件夹模板

要创建模板，请导航到“设置”>“管理员设置”>“高级首选项”>“文件夹模板”。

如果在系统上设置了多个模板，则可以为此模板输入一个名称，以便识别模板。此标题不会显示在文件夹屏幕中。如果您在帐户中创建了多个模板，您也可以输入在“动态文件夹模板”页面上显示的描述，以帮助您进一步识别特定的模板。完成后，单击 创建模板。

在下一个屏幕上，单击模板的标题以突出显示它，然后单击 添加文件夹。您可以根据需要设置尽可能多的子文件夹。要在模板中创建文件夹的子文件夹，可以单击新子文件夹所在的文件夹的名称，然后单击“添加文件夹”。完成后，单击“完成”。

在文件夹创建期间添加模板

您可以在创建文件夹时添加模板。为此，请创建一个文件夹，然后使用 应用模板 下拉菜单来应用文件夹模板。创建文件夹时，模板中的子文件夹将自动设置在新文件夹内。

您还可以使用模板将子文件夹添加到已创建的文件夹。为此，请导航到要修改的文件夹，将鼠标悬停在文件夹名称右侧的下拉菜单框上，然后单击“编辑文件夹选项”。在文件夹模板部分中，从下拉菜单中应用模板。要从给定的子文件夹中移除模板，请选中菜单中的“不使用文件夹模板”选项。

批量将文件夹模板应用到子文件夹

您可以批量将文件夹模板应用于子文件夹。您必须是具有“允许此用户编辑文件夹模板”权限的员工用户。您还必须是超级用户组的成员，才能使用“将 模板应用到文件夹”按钮。

要应用模板，请单击“设置”>“管理员设置”>“高级首选项”>“文件夹模板”。找到要批量应用的模板，然后单击“应用到文件夹”图标。在菜单中，您可以指定要将模板应用到哪个文件夹。然后，该模板将应用到所选文件夹中的所有子文件夹。选择文件夹后，单击“应用”。根据模板的不同，在应用模板时，您可能会看到状态屏幕。单击“应用”以完成操作。

文件夹模板权限要求

要创建文件夹模板，您必须是启用允许此用户编辑文件夹模板权限的员工用户。您还必须具有在帐户上设置根级文件夹的权限，或者在可以添加子文件夹的一个或多个文件夹中具有上载权限。

要批量将文件夹模板应用于子文件夹，您必须是员工用户，并启用了“允许此用户编辑文件夹模板”权限。您还必须是超级用户组的成员，才能使用“将 模板应用到文件夹”按钮。

要将模板应用到文件夹，您必须具有文件夹的管理员权限，才能访问“高级文件夹设置”菜单，在该菜单中可以查看模板关联。

要编辑或删除与模板关联的文件夹，必须首先删除模板关联。为此，请导航到有问题的文件夹，然后使用 文件夹名称旁边的下拉菜单单击“高级文件夹选项”。在菜单中，向下滚动到文件夹模板部分，然后单击 删除关联。现在，您可以编辑和删除文件夹。

从文件夹模板中删除子文件夹时，帐户中该文件夹的所有实例以及文件夹中包含的所有文件都将被删除。从模板更改中删除的文件夹可以从回收站恢复。

远程上载表单

远程上载表单允许您在网站上放置HTML代码，使访问者可以将文件从您的网站直接上载到您的帐户。您可以指定将上载的文件保存到的文件夹，以及向上载文件的人员收集哪些其他信息。

警告：

除了提供的示例之外，ShareFile 不提供额外的代码或建议。ShareFile 无法为远程上载表单代码提供客户支持，这些表单代码在创建时已在 Web 应用程序中生成的模板之外进行了修改。

用户必须是具有“管理远程上载表单”权限的员工用户才能创建远程上载表单。

您可以在 ShareFile 控制台中创建表单，方法是前往“设置”>“管理员设置”>“高级首选项”>“远程上载表单”，然后单击“添加新表单”。

添加新表单

表单描述： 这是您帐户远程上载向导页面中表单的名称。表格本身不会显示此名称。

选择目标： 选择是将上载的文件存储在特定的文件夹中还是在 File Drop 中存储。如果您的帐户启用了 File Drop 功能，则可以将创建的 File Drop 指定为上载目的地。选择“File Drop”选项时，请使用列表从已创建的 File Drop 列表中进行选择。

选择上载文件夹： 选择要存储上载文件的文件夹。此文件夹必须是您帐户的“共享文件夹”部分中的文件夹。如果尚未创建此文件夹，则必须先创建该文件夹，然后再使用远程上载向导。

将用户返回： 当网站正确输入到此字段时，将文件上载到远程上载表单的用户将被带到所选网站。请注意，此字段中的任何地址都需要 https:// 正常工作。

请求上载者信息： 选中后，用户必须在向表单添加文件之前输入他们的电子邮件、姓氏和公司。如果未选中此复选框，则上载者将显示为匿名。

自定义字段： 您可以使用 + 添加自定义字段选项添加更多字段。您可以选择根据需要标记这些字段。

填写完表单后，单击“保存并获取代码”。然后，您可以为远程上载表单复制原始 HTML iframe。

此代码在您帐户的“远程上载表单”部分中仍然可用。您可以通过单击“查看代码”图标来检索它，或者通过选择“删除”图标从列表中 删 除它。

启用 FINRA 的帐户的远程上载常见问题解答

为启用了 FINRA 存档的帐户创建 远程上载表单 时有一些区别。

在启用存档的帐户上创建远程上载表单时，为什么“添加自定义字段”选项不可用

这是有意的。

在为需要上载者信息的远程上载表单生成代码后，该页面只有上载空间但没有输入上载者信息的字段

这是有意的。FINRA 政策要求存档帐户上的所有内容都是静态的。这些字段被添加到文件注释中，因此它们不会是静态的。

这些字段对启用存档的帐户无效，因为它们不合规。

File Drop

如果您的帐户启用了 File Drop 功能，则可以将创建的 File Drop 指定为上载目的地。选择“File Drop”选项时，请使用列表从已创建的 File Drop 列表中进行选择。有关更多信息，请参阅 File Drop。

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