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ShareFile Virtual Data Room
专为最复杂的交易而设计的简单虚拟数据室。
您知道吗…
ShareFile Virtual Data Room 允许客户轻松配置 HIPAA 合规性并保护在机密交易期间存储或分发的敏感文档。
注册VDR帐户时，客户现在可以选择欧盟控制平面。这使得 VDR 可以在国际上使用，同时符合欧盟标准并遵守 GDPR 等严格准则。
ShareFile VDR 用户可以通过带有威胁检测警报的电子邮件收到异常访问 ShareFile 帐户的通知，从而保护客户数据。
ShareFile Virtual Data Room (VDR) 允许您轻松控制、共享和跟踪您的安全文档——这是您的完整尽职调查解决方案。
ShareFile 的基于网络的虚拟数据室允许世界各地的各方通过完整的审计追踪轻松安全地访问文档。
注意：
现有的 ShareFile 帐户无法转换为 Virtual Data Room 帐户类型。
要了解有关 ShareFile Virtual Data Room 功能和特性的更多信息，请参阅 ShareFile Virtual Data Room 用户指南。
限制
-
受密码保护的文件和损坏的文件无法正确呈现。
-
非 VDR 帐户未启用 Virtual Data Room 功能。
-
目前，某些 Virtual Data Room 增强功能仅适用于美国客户。
仅查看访问权限
以下文件格式与 ShareFile 文档查看器兼容：PDF、Word、Excel 和 PowerPoint。将这些文件格式上载到您的帐户后，可以在内容查看器中查看。查看器允许用户滚动浏览页面并查看文档，而无需将其下载到他们的计算机。
拥 有“仅查看”权限的用户可以登录访问文件夹并查看文件。默认情况下，帐户上的水印功能处于启用状态，并显示查看文档的用户的电子邮件地址。
渲染时间可能会有所不同，具体取决于文档的复杂性和大小。
以下大小限制适用于渲染：
- PDF-50 Mb
- Word-20 Mb
- Excel-20 Mb
- PowerPoint-52 M
收件人无法查看上载到文件盒的 PDF 和 Word 文件。
水印
水印 允许您按用户跟踪文档。这包括打印。如果用户有下载权限，则在查看时不会出现水印。
设置水印
要设置帐户范围的默认值，请执行以下操作： 访问设置 > 管理员设置 > 高级首选项 > 文件设置。您可以在此页面的“水印”设置下找到“文档水印”设置。
注意：
启用后，水印将立即显示。
特定于文件夹的设置：
-
选择文件夹，然后访问文件夹名称旁边的更多 选项 下拉菜单。
-
选择“编辑高级文件夹设置”。
水印部分下有三个选项：
- 使用帐户范围的设置
- 请勿为该文件夹使用水印
- 使用其他水印（允许自定义文本）
水印选项
- 用户的电子邮件
- 用户的名字
- 用户的姓氏
- 用户的公司
- 用户的 IP 地址
- 当前日期
- 当前时间
从提供的列表中选择“新行”选项，创建一行要显示在水印上的文本。
带水印的下载
对整个帐户或 Virtual Data Room 的某个文件夹使用带水印的下载。带水印的下载允许具有“仅限查看”权限的用户下载包含自定义水印的文件的 PDF 版本。
要启用带水印的下载仅供查看，请导航到“ 管理员设置”>“高级首选项”>“文件设置”。将默认设置从“否”更改为“是”，然后选择“保存”。
要在文件夹级别启用此功能，请执行以下操作：
-
选择文件夹，然后访问文件夹名称旁边的 更多选项 下拉菜单。
-
选择“高级文件夹选项”。
-
将“带水印的下载”设置为“仅限查看”的所需选项。
-
选择“全帐户设置”。
-
从“启用仅限查看”、“带水印的下载”或“禁用仅查看带水印的下载”中进行选择。
-
选择保存。
一次可以下载多个带水印的文件，包括整个文件夹。
问题和答案
问答功能为员工和客户用户提供了一个渠道，使他们能够提出与特定文件夹中的信息有关的问题。然后，该文件夹的管理员可以回答问题并决定哪些文件夹是公开的，可供用户查看。在您的帐户上启用此功能后，员工和客户都将在侧边栏的每个文件夹内看到一个用于 文件夹问答的链接。
提问 -当客户点击链接时，他们会被带到一个页面，在那里他们可以查看任何公开问题并提出自己的问题。要提问，请单击“提问”按钮。这将打开一个带有文本框的弹出窗口，供用户键入问题，然后单击“提交”。提交的任何问题都会自动通过电子邮件发送给该文件夹中的所有管理员。
回答问题 - 在“更多选项”下拉菜单中单击“文件夹问答”。要回答问题，请导航到“未回答”选项卡，然后单击问题的标题。
注意：
以下字符限制适用于文本字段：
问题 -400 个字符
答案 -1500 个字符
数据室索引
您可以在根文件夹级别生成数据室索引。此报告生成此根级别文件夹内所有文件和文件夹的列表，并包含索引。索引功能为根级别的所有文件和文件夹分配一个数字。管理员可以组织和跟踪文件和子文件夹。
要创建 数据室索引，您必须：
-
拥有“访问文件夹分析”权限
-
根级文件夹的管理员权限
要生成数据室索引，请执行以下操作：
-
访问根级文件夹（根级共享文件夹或您的“我的文件和文件夹”位置）
-
访问文件夹名称链接旁边的更多选项下拉菜单
-
点击数据室索引
将出现一个弹出窗口，其中包含该文件夹内所有文件和子文件夹的PDF列表。
将为所有文件和子文件夹分配一个编号。 例如，将为子文件夹 1 分配一个编号 1，并将按以下顺序为该子文件夹中的所有文件分配编号：1.1、1.2，依此类推。 然后将为该文件夹中的文件分配 [2]、3，依此类推。此数据室索引可以保存和打印，以便管理员可以跟踪每个根级文件夹中的所有信息。
注意：
无法为超过 10000 个项目的文件夹结构生成数据室索引报告。
单击轨迹跟踪
使用单击轨迹跟踪允许帐户管理员查看个人从登录到注销在 Virtual Data Room 中采取的所有步骤。要使用单击轨迹跟踪，您必须：
- 拥有 VDR 分析页面 的权限。
Virtual Data Room 单击轨迹跟踪功能可在以下网址找到：
- 管理员设置 > 高级首选项 > 公司帐户信息 > 单击轨迹跟踪
选择此项可打开列出您的用户、位置和会话开始时间的页面。 右侧有一个“查看会话”的链接。 使用单击轨迹跟踪对象下拉列表来设置特定时间段的视图。
当您为特定用户选择“查看会话”时，您可以查看该用户从登录到注销期间的 ShareFile 会话列表。
从原始列表中选择个人的姓名，您可以查看他们在特定时间段内的所有会话。
高级分析
此报告允许您查看帐户中任何根文件夹的统计信息。统计数据包括每天的下载量/浏览量图表、查看次数最多的文档（包括浏览量）、最活跃的用户和最近的搜索次数。要访问此报告，请导航到根文件夹，然后在文件夹名称旁边的 更多选项 下拉菜单下选择“VDR 分析”。
选择此链接将显示活动快照。使用顶部的下拉菜单，选择查看最近一次的分析：
- 7 天
- 14 天
- 本月
- 30 天
- 可以追溯到您首次开设帐户时的特定月份
其他项目包括每天的下载量/浏览量图表、查看次数最多的文档（包括浏览次数）、最活跃的用户和最近的搜索次数。
选择特定的用户名将打开点击跟踪报告。此报告跟踪用户在 ShareFile 帐户中点击的每个链接。该报告包含显示特定文件夹或文件被查看时间的时间和日期。
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