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Acerca del archivado de ShareFile
NOTAS:
- Este tipo de plan no admite la coedición de ShareFile.
- En el caso de las cuentas compatibles con FINRA/SEC, los datos se mantendrán de acuerdo con las obligaciones de ShareFile como proveedor de servicios de mantenimiento de registros electrónicos en virtud de las Reglas 17a-3 y 17a-4 de la SEC.
La función de archivado modifica la cuenta estándar de ShareFile para que los archivos, carpetas, registros y mensajes enviados a través del servidor de correo electrónico de ShareFile se archiven en lugar de eliminarse cuando ya no se necesitan. Esta función permitirá a los clientes del sector de los servicios financieros mantener fácilmente el cumplimiento por parte de FINRA de los elementos pertinentes de las normas 17a-4 y 17a-4 de la SEC cuando utilicen ShareFile.
NOTAS:
- Por motivos de cumplimiento, una vez que se haya activado esta función en su cuenta, no se podrá desactivar.
- Esta función elimina la posibilidad de realizar determinadas acciones en la aplicación.
Para obtener más información sobre las funciones de ShareFile y los requisitos del plan, consulte la página de precios de ShareFile.
Contacte con el departamento de ventas o soporte de ShareFile para comprobar si tiene una cuenta compatible para tener habilitada esta función.
Archivar diferencias entre cuentas
La función de archivado realiza cambios importantes en la aplicación principal de ShareFile, que evita que los archivos, carpetas, registros y mensajes enviados a través del servidor de correo electrónico de ShareFile se eliminen de la cuenta durante al menos 3 años. En su lugar, los elementos se envían a un archivo donde se puede acceder a ellos en una fecha posterior, si es necesario. Esto garantiza que un tercero designado pueda acceder a todas las comunicaciones a través de ShareFile para que los clientes puedan cumplir con las normas 17a-3 y 17a-4 de la SEC.
De forma predeterminada, los elementos se archivarán durante 3 años. El servicio de asistencia de ShareFile puede ampliar esta duración de acuerdo con las instrucciones del cliente.
Los elementos de los archivos pendientes pueden restaurarse en la cuenta en un plazo de 7 días o enviarse permanentemente para archivarlos.
Nota:
Los datos se conservarán SI la cuenta está activa. Algunas funciones de ShareFile no son compatibles con las cuentas de archivado.
Cómo usar la búsqueda investigativa
Cuando sea necesario, un empleado interno o un tercero designado pueden acceder al menú Búsqueda investigativa para acceder a archivos, carpetas, mensajes enviados y notificaciones anteriores.
Puede acceder a Investigative Search en la sección Configuración de administración de su cuenta de ShareFile.
Requisitos de búsqueda con fines de investigación
- Usuario empleado
- Miembro del grupo de superusuarios
- Concedido el permiso Permitir a este usuario ejecutar y ver búsquedas archivadas.
Desde este menú, puede programar una nueva búsqueda o explorar las búsquedas existentes (búsquedas ya creadas en la cuenta).
Al crear una nueva búsqueda, proporcione los términos que desea buscar (o el identificador del elemento, si lo conoce), así como un nombre de búsqueda único al que pueda hacer referencia más adelante.
Puede buscar archivos, mensajes y registros. Los registros mostrarán la actividad de la cuenta, como las subidas o descargas. También puede limitar el rango de búsqueda mediante el menú desplegable.
Una vez que ejecute una búsqueda, la encontrará en la pestaña de Búsquedas existentes. Según el tamaño de su cuenta, la búsqueda puede tardar unos minutos en completarse. Para ver los resultados de la búsqueda, haga clic en el nombre de la búsqueda.
La página de resultados le permitirá exportar los datos o ver información adicional sobre los elementos. Según la configuración de búsqueda, los resultados pueden estar en las pestañas Archivos, Mensajes o Registros. Puede ver información adicional haciendo clic en el botón Detalles situado a la derecha de un elemento de los resultados de la búsqueda. También puede descargar el elemento desde el menú Detalles.
Puede utilizar las opciones Ejecutar de nuevo o Duplicar en una búsqueda finalizada.
- Ejecutar de nuevo repetirá la búsqueda. Los resultados aparecerán como un nuevo elemento de línea en la pestaña Búsquedas existentes.
- La opción Duplicate le llevará a la pestaña Nueva búsqueda con las preferencias rellenadas previamente a partir de la búsqueda existente. A continuación, tendrá la opción de editar la búsqueda antes de hacer clic en Guardar y ejecutar la búsqueda.
Funciones que no son compatibles con el archivado de cuentas
- Compartir o enviar una carpeta
- Modificar archivos
- Cambiar el nombre de archivos
- Cambiar el nombre de las carpetas
- Desproteger archivos
- Añadir notas
- Modificar el número de versión de la carpeta o la política de retención
- Eliminar archivos (archivados en su lugar)
- Firmar o enviar para que se firme mediante RightSignature
- Correo electrónico cifrado
- Plantillas de carpetas dinámicas
- Puntos de carga
- Proyectos
- Conectores personales en la nube
Información adicional - ShareFile: Características de Drive Mapper
Debido a las limitaciones anteriores, las cuentas que tengan habilitado el archivado no pueden usar el botón “Crear nueva carpeta” para crear nuevas carpetas en la ventana del Explorador de Windows, ya que esta función primero “creará” una nueva carpeta con el nombre predeterminado de carpeta “Nueva carpeta” y, a continuación, intentará “cambiar el nombre” de la carpeta recién creada.
Soluciones alternativas
-
En la opción de menú con el botón derecho de ShareFile, seleccione Más opciones y, a continuación, Abrir en el sitio web.
Ahora puede crear la carpeta desde la aplicación web y, a continuación, actualizar el explorador de Windows.
O BIEN:
-
Cree y asigne un nombre a la carpeta en el escritorio y cópiela en la ubicación de la carpeta ShareFile.
Cambios en el control de versiones de archivos
- Debido a la naturaleza de la función, no puede establecer ni modificar el número de versiones de los archivos una vez que se haya habilitado el archivado en su cuenta.
- El elemento del menú Control de versiones de archivos no estará presente en las secciones Opciones de administración o de carpeta de su cuenta.
- Debido a lo anterior, no tendrá la opción de “vincular a la última versión del archivo” al crear un nuevo mensaje para compartir u obtener un enlace.
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