Plantillas de documentos
Las plantillas de documentos son planos listos para usar para diferentes tipos de documentos, como acuerdos, facturas y propuestas, etc. Pueden ayudar a agilizar cualquier proceso en el que necesite crear los mismos documentos o documentos similares repetidamente. Puede utilizar una plantilla de documento tal como está o puede utilizarla como primer borrador del documento.
Las plantillas de documentos de ShareFile pueden extraer automáticamente valores de otras aplicaciones, como Salesforce, y pegarlos en el documento. También se integran perfectamente con la capacidad de firma electrónica nativa de ShareFile.
Copiar y pegar manualmente la información en documentos digitales puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores humanos no deseados. Puede utilizar una plantilla de documentos para enviar documentos repetitivos, como acuerdos de confidencialidad, cartas de compromiso y facturas, para que se firmen rápidamente.
Notas:
- Actualmente, ShareFile solo admite el formato PDF para las plantillas de documentos.
- Al crear una nueva plantilla de documento, no incluya información médica personal (PHI) ni otra información confidencial en ella.
Las plantillas de documentos se pueden aplicar a diferentes tipos de documentos digitales. A continuación se enumeran algunos casos:
- Cartas de compromiso para incorporar nuevos clientes
- Cartas de oferta de empleo para contratar nuevos empleados
- Acuerdos de confidencialidad
- Acuerdos de conciliación de divorcios
- Formularios de impuestos estatales
- Contratos de alquiler y arrendamiento
- Propuestas de aprobación del presupuesto
- Declaración de trabajo
- Órdenes de compra
- Facturas y recibos
- Solicitudes de préstamos
- Solicitudes de cuentas bancarias
- Solicitudes de crédito conjuntas
Componentes de una plantilla de documento
Las plantillas de documentos se componen de varios componentes clave. Utilice las siguientes secciones para obtener información sobre cada componente.
Archivo
El archivo base de la plantilla.
Roles
Cada rol representa a una parte interesada o a una parte involucrada en el proceso de firma del documento. Puede asignar campos a cada rol para agrupar todos los campos que debe completar una parte interesada específica. Cuando alguien utilice una plantilla de documento, se le pedirá que proporcione el nombre y la dirección de correo electrónico de cada rol.
Por ejemplo, una carta de oferta para contratar a un empleado está firmada por Recursos Humanos (RRHH) y el posible empleado. Una plantilla de documento para este caso de uso necesitará 2 roles: RRHH y posible empleado. Al enviar esta plantilla para su firma, el usuario proporciona una dirección de correo electrónico para los recursos humanos y para el cliente potencial, quienes recibirán esta solicitud de firma.
Variables
Puede rellenar o pegar automáticamente los datos de ShareFile y de aplicaciones de terceros en los documentos.. Las variables se utilizan para especificar la fuente de estos datos y el tipo de datos que piensa rellenar automáticamente en el documento.
Por ejemplo, si utiliza Salesforce para realizar un seguimiento de sus posibles clientes o clientes potenciales, cree una plantilla de carta de compromiso en ShareFile para rellenar o pegar automáticamente esta información en el documento cuando lo envíe para su firma. En este caso, la fuente de la variable es Salesforce y el tipo de datos son los clientes potenciales.
Tipos de campos
Al preparar una plantilla de documento, puede agregarle varios campos que pueden rellenar en el momento de la creación del documento o pueden rellenarlos los firmantes del documento.
Se pueden agregar dos tipos diferentes de campos a las plantillas de documentos en ShareFile. Están disponibles en el panel izquierdo de la ventana “Crear plantilla” y se pueden añadir fácilmente a la plantilla arrastrando y soltando:
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Campos rellenados por el sistema: con estos campos, puede pegar datos automáticamente en el documento en el momento de crearlo. Esto se puede hacer con la ayuda de variables. Puede crear nuevas variables con el botón “Administrar variables” del panel izquierdo, como se muestra en la pantalla siguiente.
Por ejemplo, en esta plantilla de carta de compromiso, puede agregar datos como correo electrónico, empresa, nombre y apellidos desde el panel izquierdo, como se muestra a continuación, mediante la variable Cliente1. Se agregan automáticamente a su documento cuando lo envía para que lo firme a un cliente
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Campos de firmante: con estos campos, puede agregar campos que deben rellenar los usuarios que reciben el documento creado a partir de esta plantilla. Cada campo de firmante debe asignarse a un rol. Actualmente, admitimos los siguientes tipos de campos de firmante:
- Firma
- Iniciales
- Fecha
- Texto
- Menú desplegable
- Casilla de verificación
- Adjunto
- Grupo de casillas de verificación
Por ejemplo, en esta plantilla de carta de compromiso, hemos agregado un campo de nombre y firma que ingresará el cliente.
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Anotaciones: mediante las anotaciones, puede agregar etiquetas personalizadas, casillas de verificación o firmas guardadas a sus documentos PDF. Actualmente, admitimos los siguientes tipos de anotaciones:
- Firma
- Texto
- Casilla de verificación
Nota:
Al agregar una anotación del tipo de firma al documento, se abre la ventana emergente Agregar firma. Puede dibujar su firma o escribir su nombre. Se añadirá a la posición del campo en el documento en el momento de la creación.
Crear una plantilla de documento
Hay cinco maneras de crear una plantilla de documento en ShareFile:
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Abra ShareFile y, a continuación, seleccione Crear plantilla a partir de Accesos directos en el panel de control.
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Abre ShareFile y vaya a Plantillas.
Aparece la página Plantillas. Seleccione Crear > Plantilla de documento.
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Abra ShareFile y vaya a Carpetas > seleccione un archivo PDF > Crear plantilla.
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Abra ShareFile y vaya a Carpetas > seleccione un archivo PDF > haga clic con el botón secundario para abrir el menú > seleccione Crear plantilla.
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Abra ShareFile y vaya a Carpetas > seleccione un archivo PDF para abrirlo en la vista previa. Seleccione Crear plantilla en el menú Vista previa.
Para obtener más información, consulte Biblioteca de plantillas.
Pasos para crear una plantilla de documento
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En ShareFile, vaya a Plantillas.
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Seleccione Crear > Plantilla de documento. Aparece la pantalla Crear plantilla.
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Seleccione un PDF en su equipo o desde su cuenta de ShareFile mediante el enlace Examinar archivos.
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En Roles de firmante, seleccione Agregar un nuevo rol. Cada rol representa a una parte interesada o a una parte involucrada en el proceso de firma del documento. Puede agregar varios roles a una plantilla de documento. Para obtener más información sobre roles, consulte Componentes de plantillas de documentos.
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Si tiene más de un rol, puede establecer el orden de firma con el conmutador. Los roles se pueden arrastrar hacia arriba y hacia abajo para establecer el orden de firma.
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Seleccione Siguiente paso: Colocar campos. Aparece la pantalla Colocar campos.
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Arrastre y suelte los campos para agregarlos a la plantilla del documento. Puede hacer clic en un campo para cambiar la configuración de ese campo, por ejemplo, para marcar un campo como obligatorio.
Nota:
Al agregar o colocar campos, asegúrese de elegir el rol correcto para el campo mediante el menú desplegable. Todos los campos asociados a un rol se asignarán al firmante asociado a ese rol.
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Seleccione Siguiente paso. Aparece la pantalla Revisar y guardar.
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Introduzca el nombre y la descripción de la nueva plantilla de documento.
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Puede configurar opciones de seguridad adicionales, como KBA y código de acceso.
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Requisito de KBA: requiere que los firmantes verifiquen su identidad con un cuestionario basado en conocimientos. Cada firmante debe realizar una verificación independiente antes de firmar el documento.
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Código de acceso: requiere que los destinatarios introduzcan un código de acceso de 5 dígitos para acceder a los documentos.
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Seleccione Guardar plantilla.
La nueva plantilla de documento se muestra en la página Plantillas.
Enviar una plantilla de documento para su firma
Hay tres maneras diferentes en las que puede enviar una plantilla de documento para su firma en ShareFile
Desde el panel
Ahora puede seleccionar una plantilla para enviar un documento para su firma en ShareFile
- Inicie sesión en su cuenta de ShareFile y, desde el panel de control, seleccione la pestaña “Enviar para firmar” y se abrirá la ventana de solicitud de firma.
- En la sección Documentos para enviar en la parte superior de la ventana, seleccione la opción de buscar archivos y, en el menú desplegable, haga clic en la opción “Usar una plantilla”.
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Aparece la ventana Seleccionar una plantilla. Puede elegir una plantilla de documento que haya creado en ShareFile o, si es usuario de RightSignature, también puede elegir una plantilla de RightSignature preexistente.
Nota:
Si no puede encontrar una plantilla de documento que se adapte a sus necesidades, seleccione Crear para crear una plantilla nueva.
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Se abre la ventana Solicitud de firma y se crea un documento en función de la plantilla que ha elegido. Puede elegir una plantilla diferente seleccionando el botón Cambiar plantilla en la parte inferior de la pantalla, como se muestra a continuación.
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Introduzca el nombre y el correo electrónico de cada destinatario.
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Introduzca el valor de cada variable para que todos los campos asociados a esa variable se puedan rellenar automáticamente.
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Seleccione Siguiente paso para revisar los datos que se han rellenado automáticamente.
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Seleccione Siguiente paso para modificar el nombre del documento y agregar una nota que se envíe a todos los firmantes. Puede cambiar la ubicación para almacenar el documento firmado. También puede actualizar las opciones de seguridad del documento.
- Autenticación basada en conocimientos: requiere que los firmantes verifiquen su identidad con un cuestionario basado en conocimientos. Cada firmante debe realizar una verificación independiente antes de firmar el documento.
- Código de acceso: requiere que los destinatarios introduzcan un código de acceso de 5 dígitos para acceder a los documentos.
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Si desea realizar cambios de última hora en los roles o campos del documento que se ha creado, puede elegir la opción Modificar roles y campos.
Nota:
Los cambios que realice mediante este flujo no modificarán la plantilla del documento. Estos cambios solo se aplicarán al documento que se haya creado para su firma en esta solicitud de firma.
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El documento ya está listo para enviarse para su firma. Seleccione Enviar para firma.
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Se envía la solicitud de firma y la plantilla del documento se abre con la notificación “Solicitud de firma enviada” para la misma que se muestra a continuación.
Nota:
Puede ver los detalles de la solicitud de firma que se ha enviado haciendo clic en Ver. En el panel derecho, puede ver los detalles y la actividad de la solicitud de firma que envió. Puedes enviar recordatorios a los firmantes o revisar, descargar o cancelar la solicitud.
Desde la página de detalles de una plantilla de documento
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En ShareFile, vaya a Plantillas.
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Seleccione la plantilla de documento que desea enviar para su firma. Al hacer clic en ella, se abre la página de detalles.
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En la página de detalles, seleccione Enviar como solicitud de firma.
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Introduzca el nombre y el correo electrónico de cada destinatario. Seleccione Siguiente paso.
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Puede modificar el nombre del documento y agregar una nota que se envíe a todos los firmantes.
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Puede cambiar la ubicación para almacenar el documento firmado.
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Autenticación basada en conocimientos: requiere que los firmantes verifiquen su identidad con un cuestionario basado en conocimientos. Cada firmante debe realizar una verificación independiente antes de firmar el documento.
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Código de acceso: requiere que los destinatarios introduzcan un código de acceso de 5 dígitos para acceder a los documentos.
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El documento ya está listo para enviarse para su firma. Seleccione Enviar solicitud de firma.
Rellenar o pegar automáticamente los datos de ShareFile y de aplicaciones de terceros en los documentos
En su trabajo diario, es posible que esté creando documentos repetitivos. Los documentos repetitivos son documentos que son iguales o tienen variaciones muy pequeñas.
Por ejemplo, una carta de compromiso que se utiliza para incorporar a un nuevo cliente debe personalizarse para cada cliente. La información del cliente cambiará con cada incorporación, pero las condiciones generales de contratación pueden seguir siendo las mismas.
Las plantillas de documentos se pueden usar para extraer información de ShareFile u otras aplicaciones como Salesforce y pegarla automáticamente en un documento. Los usuarios pueden personalizar los documentos sin tener que copiar y pegar manualmente los datos en un documento. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también evita errores involuntarios de copiar y pegar.
En el ejemplo anterior, la información del cliente puede extraerse de los datos de usuario del cliente de ShareFile o de los datos de clientes potenciales de Salesforce y pegarse automáticamente en la carta de compromiso que puede enviar para su firma en menos de 15 segundos.
Las plantillas de documentos se pueden configurar para extraer valores de las siguientes fuentes:
| Origen | Tipo |
|---|---|
| ShareFile | Usuarios clientes, usuarios empleados |
| Salesforce | Clientes potenciales, cuenta, oportunidad, cotización, contacto |
Nota:
Si no tiene una integración instalada, puede ir a Aplicaciones > Integraciones de terceros para instalar una nueva integración.
Pasos para crear una plantilla que pueda rellenar o pegar datos de diferentes aplicaciones de forma automática
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En ShareFile, vaya a Plantillas.
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Seleccione Crear > Plantilla de documento. Aparece la pantalla Crear plantilla.
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En Roles de firmante, seleccione Agregar un nuevo rol. Cada rol representa a una parte interesada o a una parte involucrada en el proceso de firma del documento. Puede agregar varios roles a una plantilla de documento. Para obtener más información sobre los roles, consulte Componentes de plantillas de documentos.
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Si tiene más de un rol, puede establecer el orden de firma con el conmutador. Los roles se pueden arrastrar hacia arriba y hacia abajo para establecer el orden de firma.
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En Variables, seleccione Agregar una nueva variable. Las variables se utilizan para especificar la fuente y el tipo de datos que deben rellenarse automáticamente en el documento. Para obtener más información sobre las variables, consulte Componentes de plantillas de documentos.
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Para cada variable, seleccione una fuente de datos y un tipo de datos en el menú desplegable. La lista de fuentes y tipos de datos compatibles se encuentra en la sección Rellenar o pegar automáticamente los datos de ShareFile y aplicaciones de terceros en los documentos.
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Seleccione Siguiente paso: Colocar campos. Aparece la pantalla Colocar campos con la ficha Rellenado por el firmante seleccionada en el panel de navegación izquierdo.
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En la ficha Rellenado por el firmante, puede arrastrar y soltar los campos para agregarlos a la plantilla del documento. Puede hacer clic en un campo para cambiar la configuración de ese campo, por ejemplo, para marcar un campo como obligatorio.
Nota:
Al agregar o colocar campos, asegúrese de elegir el rol correcto para el campo mediante el menú desplegable. Todos los campos asociados a un rol se asignarán al firmante asociado a ese rol.
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En el panel de navegación izquierdo, seleccione la ficha Rellenado por el sistema.
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En la ficha Rellenado por el sistema, puede seleccionar la variable de la lista desplegable para ver todos los campos disponibles para esa variable. Puede arrastrar y soltar los campos para agregarlos a la plantilla del documento. Estos campos se rellenarán automáticamente con datos cuando envíe una plantilla para su firma.
Nota:
Puede usar la barra de búsqueda para buscar rápidamente el campo deseado.
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Seleccione Siguiente paso: revisar y guardar.
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Introduzca el nombre y la descripción de la nueva plantilla de documento.
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Puede configurar opciones de seguridad adicionales, como KBA y código de acceso.
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Requisito de KBA: requiere que los firmantes verifiquen su identidad con un cuestionario basado en conocimientos. Cada firmante debe realizar una verificación independiente antes de firmar el documento.
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Código de acceso: requiere que los destinatarios introduzcan un código de acceso de 5 dígitos para acceder a los documentos.
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Permita que otras personas de su organización usen esta plantilla: permite a otros usuarios empleados ver y usar esta plantilla de documento en la pestaña Compartido conmigo de la página Plantillas.
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Seleccione Guardar plantilla.
La nueva plantilla de documento se muestra en la página Plantillas.
Pasos para enviar una plantilla que pueda rellenar o pegar datos de diferentes aplicaciones de forma automática
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En ShareFile, vaya a Plantillas.
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Seleccione la plantilla de documento que desea enviar para su firma. Al hacer clic en ella, se abre la página de detalles.
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En la página de detalles, seleccione Enviar como solicitud de firma.
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Introduzca el nombre y el correo electrónico de cada destinatario.
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Introduzca el valor de cada variable para que todos los campos asociados a esa variable se puedan rellenar automáticamente.
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Seleccione Siguiente paso para revisar los datos que se han rellenado automáticamente.
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Seleccione Siguiente paso para modificar el nombre del documento y agregar una nota que se envíe a todos los firmantes. Puede cambiar la ubicación para almacenar el documento firmado. También puede actualizar las opciones de seguridad del documento.
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Autenticación basada en conocimientos: requiere que los firmantes verifiquen su identidad con un cuestionario basado en conocimientos. Cada firmante debe realizar una verificación independiente antes de firmar el documento.
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Código de acceso: requiere que los destinatarios introduzcan un código de acceso de 5 dígitos para acceder a los documentos.
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El documento ya está listo para enviarse para su firma. Seleccione Enviar para firma.
Modificar una plantilla de documento
Siga estos pasos para modificar una plantilla.
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En ShareFile, vaya a Plantillas.
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En la página Plantillas, seleccione la plantilla de documento que quiere modificar.
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Seleccione Modificar.
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Puede cambiar el archivo que utiliza la plantilla del documento junto con los roles y las variables.
Nota:
La modificación de la plantilla no cambiará los documentos que ya se han creado.
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Seleccione Siguiente paso: Colocar campos.
Puede agregar o quitar campos o hacer clic en un campo para cambiar la configuración de ese campo.
Nota:
Al agregar o colocar campos, asegúrese de elegir el rol correcto para el campo mediante el menú desplegable. Todos los campos asociados a un rol se asignarán al firmante asociado a ese rol.
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Seleccione Siguiente paso. Aparece la pantalla Revisar y guardar.
Puede actualizar el nombre y la descripción de la plantilla aquí junto con las opciones de seguridad.
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Seleccione Guardar plantilla. La plantilla actualizada se mostrará en la página Plantillas.
Compartir una plantilla de documento con otras personas de su organización
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En ShareFile, vaya a Plantillas.
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En la página Plantillas, seleccione la plantilla de documento que quiere compartir.
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Seleccione Compartir. Aparece la pantalla Compartir recurso.
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Escriba el nombre del destinatario en el campo Para.
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En Permisos, seleccione el rol que quiere asignar al destinatario. Para ver los permisos asociados a cada rol, seleccione Ver.
Rol Permisos Propósito Visor El destinatario puede ver la plantilla y el archivo subyacente Ideal para los destinatarios que van a utilizar esta plantilla para sus flujos de trabajo de documentos. No podrán editar ni modificar la plantilla. Colaborador El destinatario puede ver y modificar la plantilla y puede ver, modificar y eliminar el archivo subyacente. Ideal para los destinatarios que van a realizar cambios en la plantilla o en el archivo subyacente. Los cambios que realice el destinatario se reflejarán para todos los usuarios que utilicen la plantilla. Creador El destinatario tendrá los mismos permisos que el creador de la plantilla Ideal para delegar la propiedad de la plantilla a otro empleado. Por ejemplo, si un empleado deja la organización, se puede compartir una plantilla con otro empleado para su mantenimiento a largo plazo. Personalizado El destinatario tendrá permisos personalizados en función de su selección Ideal para los casos en los que los roles predeterminados no satisfacen la necesidad. Se pueden establecer permisos granulares para el destinatario. -
Seleccione Compartir.
El destinatario puede ver esta plantilla en su biblioteca de plantillas, en la ficha Compartido conmigo.
Administrar plantillas de documentos
Ahora puede personalizar la plantilla del documento y agregar, eliminar o modificar los atributos de la plantilla. Para obtener más información, haga clic aquí para ir a la biblioteca de plantillas.
En este artículo
- Componentes de una plantilla de documento
- Crear una plantilla de documento
- Pasos para crear una plantilla de documento
- Enviar una plantilla de documento para su firma
- Rellenar o pegar automáticamente los datos de ShareFile y de aplicaciones de terceros en los documentos
- Pasos para crear una plantilla que pueda rellenar o pegar datos de diferentes aplicaciones de forma automática
- Pasos para enviar una plantilla que pueda rellenar o pegar datos de diferentes aplicaciones de forma automática
- Modificar una plantilla de documento
- Compartir una plantilla de documento con otras personas de su organización
- Administrar plantillas de documentos