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Proyectos
Projects es una función para que los usuarios de ShareFile Premium mejoren sus flujos de trabajo de colaboración con los clientes.
ShareFile Projects es un espacio centrado en la colaboración documental. Los proyectos se ofrecen tanto en cuentas de ShareFile internas como en portales de usuarios externos. Los proyectos permiten a los usuarios realizar un seguimiento de la colaboración con los clientes y participar en ella, como las solicitudes de documentos, todo en un solo lugar.
SUGERENCIA:
Para obtener una lista de preguntas frecuentes sobre los proyectos y las solicitudes de documentos de ShareFile, consulte Preguntas frecuentes: proyectos y solicitud de documentos.
Creación de un proyecto
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Navega hasta Proyectos en el menú de la izquierda.
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Selecciona Proyectos.
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Seleccione Crear proyecto.
Aparece la ventana emergente Crear proyecto.
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Escriba un nombre y una descripción opcional para el proyecto. Esto se puede modificar más adelante si es necesario.
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Seleccione Crear proyecto. Aparece el nuevo panel de control del proyecto.
Administrar usuarios del proyecto
La siguiente información explica el proceso de administración de los usuarios de un proyecto determinado.
Advertencia:
El único rol que puede agregar propietarios de proyectos adicionales es solo el propietario del proyecto actual. Por lo tanto, antes de eliminar a un usuario que es el propietario del proyecto, debes asignar un propietario del proyecto adicional. Si no se asigna un nuevo propietario del proyecto antes de eliminar al propietario del proyecto actual, no se puede agregar un nuevo propietario del proyecto y el proyecto no se puede eliminar.
Descripción del propietario/colaborador
| Rol | Descripción |
|---|---|
| Cliente | Solo pueden modificar y eliminar su propio contenido en el proyecto, a menos que el cliente tenga acceso con la posibilidad de agregar otros colaboradores dentro de su organización. |
| Miembro del equipo | Son homólogos en la organización de propietarios del proyecto y pueden ayudar con cualquier cosa del proyecto. No pueden eliminar del proyecto al propietario del proyecto ni a otros miembros del equipo. |
| Propietario | Puede modificar y eliminar cualquier cosa del proyecto y tiene la capacidad de eliminar los proyectos que han creado. Los propietarios del proyecto también pueden agregar miembros del equipo de su organización para que trabajen en el proyecto. |
| Limitado personalizado | Limita el permiso para que solo puedan ver el nombre del proyecto y su descripción. También limita los permisos que se pueden conceder a los que están disponibles para un usuario cliente. |
| Personalizado | No asume ningún permiso ni rol (cliente o empleado) y permite al propietario del proyecto elegir solo los permisos que debe tener un usuario. |
Invitar a los usuarios
Los propietarios de los proyectos pueden invitar a los usuarios a un proyecto específico de su propiedad y pueden proporcionarles roles de acceso predeterminados o acceso personalizado.
Las siguientes instrucciones incluyen los pasos necesarios para invitar a nuevos usuarios, incluidos los colaboradores y los miembros del equipo.
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Seleccione … Más opciones queAdministrar usuarios del proyecto. Aparece la ventana emergenteAdministrar usuarios del proyecto.
Los usuarios del proyecto pueden ser usuarios internos (propietario o miembro del equipo, cliente, cliente limitado o personalizado)
Nota:
Ahora hay funciones adicionales a las que se puede acceder mediante el menú de 3 puntos a la derecha de un usuario del proyecto.
Para obtener más información, consulte Administrar los permisos de usuario
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Seleccione Compartir con otros usuarios para agregar otros usuarios al proyecto.
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Escriba el nombre del usuario que quiere agregar.
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Elija el conjunto de permisos según el tipo de usuario al que esté invitando. Para obtener más información sobre los permisos, consulte Administrar los permisos de usuario.
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Proporcione un mensaje de opción para el usuario.
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Seleccione Compartir.
Administración de los permisos de usuario
Ver permisos
Seleccione Ver permisos para revisar lo que un usuario concreto puede hacer en el proyecto compartido.
Modificar permisos
Seleccione Modificar permisos para realizar cambios en lo que un usuario concreto puede hacer en el proyecto compartido.
Esto le permite, como propietario del proyecto, personalizar el acceso de cada usuario al proyecto.
Nota:
Algunos permisos se modifican automáticamente en función de sus selecciones. Puede cambiar esos permisos según sea necesario.
Permisos del proyecto
Estos permisos se aplican al proyecto y a todo lo que contiene.
Permisos específicos de contenido
Use esta configuración si necesita que los permisos de un usuario varíen según el tipo de contenido.
Nota:
Los usuarios siempre tienen todos los permisos para cualquier contenido que creen.
Quitar usuario
Seleccione Quitar usuario para quitar un usuario concreto del proyecto. Puede volver a agregar al usuario invitándolo al proyecto.
Tareas
Las tareas le permiten organizar y realizar un seguimiento del trabajo administrativo relacionado con un proyecto de un cliente dentro del propio proyecto. Para obtener información completa sobre cómo utilizar esta función en los proyectos, consulte Tareas.
Solicitudes de documentos
Las solicitudes de documentos son una herramienta de lista de solicitudes para solicitar y recopilar documentos de forma segura y digital. Para obtener información completa sobre el proceso de uso de las solicitudes de documentos para completar tareas tanto del lado del proveedor de servicios como del lado del cliente, consulte Solicitudes de documentos.
Cargar archivos
La siguiente información explica los pasos necesarios para agregar archivos a un proyecto.
Se pueden compartir archivos como .docx, .pdf, .jpg, .xlsx y más en todo el proyecto con los usuarios invitados.
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Seleccione la ficha Archivos en el panel de proyectos o seleccione Ver todo en el mosaico Archivos para acceder a los archivos o agregarlos.
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Seleccione Upload a file.
Aparece la ventana emergente de carga de archivos.
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Puede arrastrar el archivo a la sección Arrastrar archivos aquí o seleccionar Examinar archivos para navegar hasta el archivo que se va a cargar.
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Seleccione Cargar. Aparece la ventana de carga que le permite agregar más elementos. Una vez que haya seleccionado los archivos necesarios, seleccione Cargar para completar el proceso.
El archivo está disponible para que lo revisen los usuarios del proyecto asignados.
Comentarios
Los comentarios se utilizan para comunicarse en el proyecto con otros usuarios del proyecto asignados.
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Seleccione Ver todo en el mosaico de comentarios del panel de proyectos. Esto abre el visor de comentarios.
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Escriba un comentario en el cuadro de texto. Seleccione Enviar.
Todos los usuarios del proyecto asignados pueden revisar los comentarios y proporcionar sus propios comentarios o responder a los comentarios anteriores.
Eliminar un proyecto
Consulte Eliminar proyectos para obtener información sobre cómo eliminar un proyecto.
Crear informe de actividad
Los proyectos de ShareFile permiten crear un informe de actividad durante todo el proceso de finalización del proyecto.
Siga estas instrucciones para crear un informe de actividad del proyecto.
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Seleccione el proyecto para el que quiere crear un informe de actividad.
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Seleccione … junto al nombre del proyecto y, a continuación, seleccione Crear informe de actividad en el menú desplegable.
Aparece la ventana emergente Crear informe de actividad.
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Introduzca el nombre del informe.
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Introduzca el intervalo de fechas del informe.
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Seleccione Crear.
Aparece un mensaje que indica: “Se está creando el informe. Empezaremos la descarga una vez que esté listo.”
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Use el icono de descarga del explorador para acceder a la carpeta de descarga del informe.
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Seleccione la aplicación con la que quiere desea abrir el informe en la ventana emergente Seleccione una aplicación para abrir este archivo .csv.
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El archivo CSV se abre en la aplicación que ha seleccionado.
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