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Incorporación de RRHH por DesignFlow
La plantilla de proyecto HR Onboarding de DesignFlow para ShareFile está diseñada para ayudar a los departamentos de RR.HH. a gestionar y organizar el proceso de incorporación de nuevos empleados. Esta plantilla ayuda a estructurar tareas, solicitudes de documentos y recopilación de información de forma coherente.
Descripción general de la plantilla del proyecto de incorporación de RR.HH
La incorporación de empleados puede ser un desafío para muchas organizaciones debido a los numerosos pasos involucrados. Un problema importante es recopilar de manera eficiente datos de los nuevos empleados, asignar tareas y monitorear el progreso.
Por ejemplo, los nuevos empleados tendrían que proporcionar:
- Documentos financieros como formularios de impuestos, formularios de depósito directo, extractos bancarios, etc.
- Documentos personales como inscripción a beneficios, formularios I-9, etc.
- Información demográfica como nombre, número de teléfono, información de contacto de emergencia, etc.
Además, para la incorporación de nuevos empleados hay que realizar muchas tareas que requieren la participación de varios departamentos. Por ejemplo, para la configuración de computadoras portátiles y accesos para nuevos empleados, el departamento de TI debe participar en el proceso.
Para abordar estos desafíos, la plantilla de proyecto de incorporación de RR.HH. de DesignFlow crea una experiencia de incorporación unificada digitalmente, donde todas las herramientas necesarias se consolidan en un solo proyecto para una experiencia de incorporación perfecta.
La plantilla proporciona una estructura predefinida para tareas y procesos de incorporación que se centra en la recopilación de datos a través de solicitudes de documentos, solicitudes de información y tareas de incorporación de empleados. Además, hay una sección dedicada a las tareas de incorporación que se puede utilizar para asignar, rastrear y administrar tareas que involucran a empleados de varios departamentos.
A continuación se describen algunos de los componentes predeterminados para esta plantilla:
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Inicio: Esta es la página predeterminada que se abre cuando abre la plantilla de incorporación de RR.HH. como se muestra a continuación:
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Tareas: Esta sección resalta las distintas tareas que debe realizar el empleado durante la incorporación. Por ejemplo, en la captura de pantalla a continuación, un empleado debe completar tareas como completar la inscripción en la nómina & Inscripción en Beneficios de RR.HH. como parte del proceso de incorporación.
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Solicitudes de documentos: Esta sección está dedicada a solicitar documentos esenciales del empleado para la incorporación, como documentos personales y financieros. Los campos de la plantilla se pueden modificar para adaptarse a necesidades de incorporación específicas, incluidos tipos de documentos o campos de información adicionales según sus requisitos.
En este ejemplo, hemos demostrado los documentos necesarios tanto para documentos personales como financieros. Por ejemplo: para los documentos personales, un empleado deberá presentar el Formulario I-9, los formularios de inscripción a beneficios y el documento de reconocimiento de la póliza. Por otro lado, para los documentos financieros, el empleado debe proporcionar el Formulario W-4, el formulario de retención de impuestos estatal y el formulario de depósito directo.
Nota: No
Todos los documentos cargados se pueden encontrar en la sección de adjuntos o también se pueden encontrar en la pestaña Archivos que discutiremos en la siguiente sección.
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Solicitudes de información: Esta sección está dedicada a recopilar información esencial de los nuevos empleados, como información demográfica como nombre, número de teléfono, SSN y contactos de emergencia. La sección Preguntas se utiliza para registrar la información personal proporcionada por los empleados, mientras que toda la información recibida se puede ver en la sección Respuestas .
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Archivos: Todos los archivos cargados se muestran aquí. Además, los empleados pueden cargar los documentos necesarios directamente a la interfaz de ShareFile desde la pestaña Archivos. Para cargar un documento, simplemente puede hacer clic en el botón Cargar como se muestra a continuación.
También puedes crear una nueva carpeta para agregar archivos haciendo clic en el botón Crear .
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Comentarios: Los empleados pueden dejar comentarios sobre el proceso de incorporación en esta sección.
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Tareas de incorporación: Mientras que la sección Tareas enumera las tareas que debe realizar el nuevo empleado, la sección Tareas de incorporación brinda una descripción general de las tareas que se pueden asignar a usuarios y departamentos específicos y su estado se puede rastrear a través de ShareFile.
Las tablas se han proporcionado con valores predeterminados para una experiencia de incorporación consolidada. Sin embargo, estas filas y columnas son completamente personalizables con nombres de tareas definidos por el usuario.
Conclusión
Al utilizar la plantilla de proyecto ShareFile HR Onboarding de DesignFlow, los departamentos de RR.HH. pueden agilizar el proceso de incorporación, garantizando que todos los pasos necesarios se completen de manera eficiente y eficaz. Esta plantilla está diseñada para servir como un recurso integral para implementar la plantilla de incorporación dentro de su organización.
Para obtener más información y actualizaciones, consulte la Biblioteca de plantillas ShareFile para conocer nuevas funciones y recursos adicionales.
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