Preguntas frecuentes: solución de declaración de impuestos sobre la renta individual de EE. UU
Este documento de preguntas frecuentes contiene las preguntas más frecuentes (con respuestas) de las personas que utilizan la solución tributaria disponible en el catálogo de ShareFile.
Preguntas frecuentes sobre proveedores de servicios
¿Por qué no veo la solución fiscal? ¿Cómo puedo usarlo?
La solución de declaración de impuestos sobre la renta individual de EE. UU. está disponible para los clientes de ShareFile Premium e Industry Advantage. Si tiene uno de estos planes y no ve la solución, navegue por el catálogo y verá que la solución de declaración de impuestos sobre la renta individual de EE. UU. ya está instalada en su empresa. Solo los administradores de la cuenta pueden instalar la solución.
¿Quién puede instalar la solución fiscal?
Los administradores pueden instalar la solución tributaria para la cuenta.
¿Quién puede ver la solución fiscal después de la instalación?
Todos los empleados usuarios de la cuenta podrán ver y usar la solución; aparecerá como Impuestos en la barra de navegación de la izquierda de su panel de control.
¿Cómo afecta la instalación de Tax Solution a mi cuenta de ShareFile?
Es una funcionalidad adicional a la cuenta. No habrá cambios en el funcionamiento actual del proveedor de servicios (usuario empleado). Sin embargo, la experiencia del cliente cambiará significativamente debido a la nueva interfaz de usuario y a la agregación de tareas.
Recomendamos ver y compartir este vídeo de 2 minutos sobre la nueva experiencia del cliente:
Funcionalidad de compromiso
¿Hay algún límite en la cantidad de archivos que un usuario puede cargar en un elemento de solicitud de documentos o en un compromiso?
No hay límites en cuanto al número de archivos/documentos para un compromiso.
¿Hay algún límite en la cantidad de interacciones que puedo crear?
No hay límites en cuanto al número de interacciones que puede crear.
¿Puedo modificar el compromiso?
Sí, puede modificar la mayoría de los componentes del compromiso, incluidos: la plantilla de carta de compromiso (acuerdo), la lista de solicitud de documentos, los elementos y el cuestionario del compromiso.
¿Qué pasa si desinstalo la solución? ¿Seguirán estando disponibles mis datos?
No. Si desinstala la solución, no podrá acceder a sus datos. Sin embargo, si decide volver a instalarla más adelante, todos sus datos volverán a estar accesibles.
¿Cómo puedo compartir el compromiso con mis colegas?
Puede compartir el compromiso con sus colegas a través de la opción “Compartir” en la esquina superior derecha del compromiso. Se recomienda el ajuste preestablecido de permisos de “miembro del equipo”, pero también puede seleccionar permisos personalizados si lo desea.
¿Cómo puedo compartir el compromiso con mis clientes?
El cliente que seleccionó inicialmente para crear el compromiso ya está en el compromiso. Cada solicitud se puede asignar manualmente para compartirla con el cliente, o se asignarán automáticamente las tareas después de que el cliente firme el acuerdo.
Cualquier cliente adicional se puede agregar a través de la opción “Compartir” en la esquina superior derecha del compromiso. Puede seleccionar el acceso de “Cliente (limitado)” o el acceso de permisos “Personalizados” para elegir qué permisos quiere conceder al cliente.
¿Quién tiene acceso para crear interacciones?
Todas las cuentas del plan Premium tendrán acceso a Engagements si el administrador instala la solución fiscal desde el catálogo de ShareFile. Una vez instalada, todos los usuarios empleados de la cuenta tendrán acceso.
¿Puedo volver a abrir las contrataciones o hacer cambios si están cerradas?
Sí. Sus clientes recibirán una notificación sobre la reapertura si decide hacerlo.
¿Hay alguna automatización del flujo de trabajo en Tax Solution?
Sí, actualmente hay automatización integrada en la solución tributaria. Cuando el cliente firma un acuerdo, la solicitud de información y las solicitudes de documentos se agregan automáticamente a las tareas del cliente en su portal de clientes.
¿Qué ocurre con mis datos cuando finaliza la prueba?
Verá la opción para actualizar su plan. Si no compró el plan Industrial Advantage, sus datos no estarán disponibles cuando finalice la prueba. Sin embargo, sus datos no se eliminarán y, una vez que actualice el plan, los restauraremos. La experiencia de sus clientes no cambiará y podrán seguir completando sus tareas.
¿Qué ocurre con mis datos cuando desinstalo la solución?
Los datos no estarán disponibles cuando desinstale la solución. Sin embargo, sus datos no se eliminarán y, una vez que vuelva a instalar la solución, los restauraremos. La experiencia de sus clientes no cambiará y podrán seguir completando sus tareas.
¿Durante cuánto tiempo estarán disponibles mis datos para su restauración?
Sus datos nunca se eliminarán.
¿Puedo crear una solicitud de firma electrónica para mis clientes desde la solución?
Sí. Puede crear tres tipos de solicitudes en la solución:
- Solicitud de documentos
- Solicitud de información
- Solicitud de firma
Vaya a la esquina derecha cuando esté en el compromiso, seleccione Crear solicitud y, a continuación, seleccione Solicitud de firma.
¿Tengo que seguir un orden determinado en la solución?
No, no tiene que hacerlo.
¿Puedo usar mi propia plantilla para el acuerdo con el cliente?
Sí, puede. Tras seleccionar Enviar acuerdo, tiene la opción de cambiar la plantilla por la que desee en sus plantillas.
¿Por qué, cuando envío el acuerdo, no se tramita: no puedo enviarlo a un cliente, el cliente no recibe el correo electrónico del acuerdo o aparece un error al crear una solicitud de firma dentro de un compromiso?
Es probable que le falte el permiso “Enviar documentos para su firma electrónica”, que se requiere para realizar estas operaciones. Contacte con su administrador para obtener ayuda.
Acceso a carpetas
¿Puedo navegar a las carpetas desde la solución?
Puede seguir accediendo a sus carpetas personales y compartidas fuera de la solución desde el panel de control del panel de navegación de la izquierda. Sin embargo, puede subir archivos a un compromiso fiscal desde su unidad ShareFile para Windows o ShareFile para Mac.
¿Mi cliente puede ver las carpetas desde el panel de soluciones?
Su cliente puede ver las carpetas compartidas desde el panel de control de la solución accediendo a “Carpetas” en la parte superior.
¿Puedo añadir un archivo de las carpetas de ShareFile a la solución fiscal Engagement?
No. Actualmente, esta opción aún no está disponible, pero estamos trabajando en ella.
¿Por qué mi cliente no puede ver su declaración de impuestos cuando eliminé el compromiso?
Las declaraciones de impuestos no estarán disponibles para su cliente. Le sugerimos que deje el compromiso en estado cerrado si desea que su cliente acceda a las declaraciones de impuestos.
Experiencia del cliente
¿Qué nuevas funciones ofrece el portal de clientes?
Los clientes ahora pueden ver todas sus tareas desde el panel de control. El resto de la funcionalidad es similar a la experiencia de Proyectos/Compromisos con un diseño mejorado.
¿Dónde puede encontrar mi cliente los archivos cargados?
Los clientes pueden encontrar los archivos que ha cargado y compartido con ellos en la ficha “Declaraciones de impuestos”.
¿Qué estará disponible para que lo vea mi cliente?
Sus clientes podrán ver todos los recursos que ha compartido con ellos. Esto incluye el cuestionario fiscal, las listas de solicitudes de documentos y los archivos que ha compartido con ellos.
Los clientes también podrán ver todas las carpetas compartidas, junto con los elementos enviados y recibidos a través de la bandeja de entrada. Este es un vídeo que destaca la vista del portal del cliente.
¿Qué pasa si no quiero que mi cliente vea algunos archivos?
Actualmente, su cliente solo verá los archivos que haya compartido explícitamente con él mediante carpetas, elementos de solicitud de documentos o cuestionarios.
¿Puedo crear y reutilizar una plantilla para Tax Engagement?
No en este momento.
¿Cómo sabrá mi cliente que he enviado un comentario?
Cuando envíe un comentario, aparecerá una insignia roja en el elemento para indicar al cliente que hay un mensaje nuevo cuando esté en ShareFile. No se enviará ningún correo electrónico al cliente cuando se envíe un comentario.
¿Puedo mover los archivos de participación a las carpetas de ShareFile?
Sí, pero en este momento tendrá que descargar los archivos y volver a cargarlos en una carpeta de ShareFile. No hay ningún movimiento directo en este momento.
¿Pueden mis clientes ver los archivos anteriores y actuales de Proyectos?
Los clientes pueden ver los elementos en el panel de control de su cliente desde los Proyectos. Si un proveedor de servicios necesita compartir sus archivos con un cliente, debe cargarlos en las carpetas y compartirlos.
¿Qué verán mis clientes si tienen compromisos y proyectos fiscales pendientes?
Verán todos los elementos que se les han asignado.
¿Puede un cliente agregar a otra persona como colaboradora de los elementos solicitados?
Sí, pueden asignar otro cliente mediante el botón Asignar del elemento. También hay una opción para personalizar el permiso. También pueden seleccionar artículos en bloque para asignar a más personas.
¿Mis clientes no pueden ver todas sus tareas?
Asegúrese de que los elementos de la solicitud de documentos estén abiertos en el compromiso correspondiente. Si les ha asignado elementos de solicitud de documentos en Proyectos, existe la posibilidad de que sea necesaria una asignación adicional para que aparezca en el nuevo portal de clientes. Puede modificarlo siguiendo estos pasos:
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Seleccione el proyectode su cliente.
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Seleccione el elemento de solicitud de documentos al que su cliente no puede acceder.
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Seleccione todos los elementos necesarios y seleccione Asignar.
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Agregue el cliente apropiado como usuario asignado y seleccione Asignar nuevamente para confirmar.