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Solicitudes de información

Las solicitudes de información son una herramienta para solicitar y recopilar información de forma segura y digital. Las solicitudes de información se encuentran y se inician en la ficha Proyectos de los planes ShareFile Premium e Industry Advantage. El formulario de solicitud de información ayuda al proveedor de servicios a obtener la información específica y requerida.

Creación de solicitudes de información en proyectos de ShareFile: proveedor de servicios

La creación y asignación de solicitudes de información por parte del proveedor de servicios está disponible en la carpeta Proyectos para el cliente específico, en la pestaña Solicitudes de información. Las siguientes instrucciones proporcionan los pasos necesarios para crear formularios de solicitud de información y asignarlos.

  1. Vaya a Proyectos en su cuenta de ShareFile.

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  2. Seleccione un proyecto existente o seleccione Crear proyectos. Para estas instrucciones, seleccionamos un proyecto existente.

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  3. Seleccione Crear una solicitud de información y, a continuación, Solicitud en blanco en el menú desplegable.

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    Aparece la ventana emergente de solicitud de creación de información.

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  4. En el campo Nombre, escriba un nombre para la solicitud.

  5. En el campo Descripción, puede proporcionar una descripción opcional para la solicitud.

  6. Seleccione una fecha límite en el calendario desplegable.

  7. Seleccione Crear.

    A continuación, se le redirigirá al panel del generador de solicitudes de información.

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  8. Seleccione uno de los siguientes campos para crear la solicitud de información específica.

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    • Casillas de verificación: utilice este tipo de campo para crear listas de posibles elementos para que los destinatarios puedan seleccionar. Entre las opciones se incluyen:

      • Pregunta o etiqueta para la casilla de verificación creada.
      • Casilla de verificación obligatoria para solicitar al destinatario que complete la información solicitada.
      • Texto de sugerencia para ayudar a definir las casillas de verificación.
      • Las opciones le permiten asignar un nombre a cada una de las casillas de verificación para obtener más información.
      • Diseño de opciones para elegir entre visualización horizontal o vertical.
    • Fecha: utilícela para solicitar una fecha en la que se completó la solicitud de información.

    • Respuesta larga (multilínea): utilice este campo para permitir al usuario agregar toda la información que necesite para la solicitud. Entre las opciones se incluyen:

      • Casilla de verificación obligatoria para solicitar al destinatario que complete la información solicitada.
      • Pregunta o etiqueta para el campo creado.
      • Texto indicativo para ayudar al usuario a determinar el tipo de información que se solicita.
    • Opción múltiple: utilice este campo para permitir al usuario seleccionar entre varias opciones ofrecidas.

      • Casilla de verificación obligatoria para solicitar al destinatario que complete la información solicitada.
      • Pregunta o etiqueta para el campo creado.
      • Texto indicativo para ayudar al usuario a determinar el tipo de información que se solicita.
      • Las opciones le permiten asignar un nombre a cada uno de los elementos de opción múltiple.
      • Diseño de opciones para elegir entre visualización horizontal o vertical.
    • Número: utilice este campo para permitir al usuario agregar un número. Por ejemplo, el número de dormitorios en un anuncio inmobiliario.

      • Casilla de verificación obligatoria para solicitar al destinatario que complete la información solicitada.
      • Pregunta o etiqueta para el campo creado.
      • Texto indicativo para ayudar al usuario a determinar el tipo de información que se solicita.
    • Respuesta corta (línea única): utilice este campo para responder a una sola pregunta. Entre las opciones se incluyen:

      • Casilla de verificación obligatoria para solicitar al destinatario que complete la información solicitada.
      • Pregunta o etiqueta para el campo creado.
      • Texto indicativo para ayudar al usuario a determinar el tipo de información que se solicita.
  9. Seleccione entre Visualización y Diseños para seleccionar un elemento estructural para colocarlo en el formulario, incluidas las condiciones.

    • Mostrar texto: utilice este campo para introducir un título o proporcionar otra información que ayude al destinatario a proporcionar toda la información detallada que sea necesaria.

      • Mostrar texto Introduzca el texto para ayudar al destinatario.
      • Seleccioneel tamaño del texto entre Pequeño, Mediano o Grande.
    • Sección: Úsela para agregar secciones a la solicitud que también puede contener condiciones. Para obtener más información sobre la creación de elementos condicionales en una solicitud de información, consulte Creación de una solicitud condicional

  10. Una vez que haya completado la sección Crear, seleccione Configuración para revisar la configuración del campo.

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  11. Seleccione Vista previa para ver qué aspecto tendrá la solicitud el destinatario.

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  12. Seleccione Guardar.

  13. Seleccione X para volver al proyecto desde el que se inició la solicitud de información.

Creación de una solicitud condicional

Use las siguientes instrucciones para completar una solicitud condicional de solicitud de información.

  1. En el generador de solicitudes de información, seleccione un campo para el que crear la respuesta condicional. En este ejemplo, elegimos las casillas de verificación.

    Nota:

    Por ahora, solo se pueden usar casillas de verificación, opciones múltiples y campos numéricos con las solicitudes condicionales.

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  2. Una vez que defina el campo, arrastre una sección desde Display and Layouts hasta la compilación.

    Nota:

    Las secciones de arrastrar y soltar se pueden agregar antes, después o entre las secciones. No puede insertar una nueva sección en otra sección.

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  3. Seleccione la flecha de lógica condicional en el panel para agregar condiciones.

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  4. Seleccione Agregar condición.

  5. En la lógica condicional, defina los parámetros mediante los siguientes campos condicionales:

    Nota:

    Las selecciones desplegables condicionales pueden diferir de las descritas a continuación. Por ejemplo, si selecciona casillas de verificación, una selección disponible será “tiene cualquiera de”.

    • Menú desplegableMostrar/ocultar: En la sección, si quiere que una selección se muestre u oculte.

    • El siguiente menú desplegable de campos de pregunta: Le permite seleccionar para qué pregunta de las secciones anteriores quiere crear una condición. En este ejemplo, es Tiene alguna de las siguientes opciones:

    • Menú desplegable de condiciones: Seleccione una de las siguientes condiciones:

      • es igual a
      • no es igual a
      • no tiene ninguna selección
      • tiene alguna selección
    • Los siguientes valores: Los valores creados en la sección anterior.

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  6. Una vez que haya hecho las selecciones de las condiciones, seleccione Guardar.

Asignar una solicitud de información

Siga las instrucciones siguientes para asignar una solicitud de información a un destinatario.

  1. Seleccione el proyecto desde el que desea enviar una solicitud de información.

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  2. Seleccione Asignar.

    Aparece la ventana emergente Asignar solicitud.

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  3. Complete los campos solicitados y, a continuación, seleccione Asignar.

    La pancarta asignada a la solicitud de información de detalles de la propiedad aparece brevemente y la solicitud se envía al destinatario asignado.

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  4. Regrese al proyecto desde el que se inició la solicitud de información para realizar un seguimiento del estado de la solicitud.

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Solicitud de información asignada: cesionario

La siguiente información le proporciona a usted, el cesionario, los pasos necesarios para responder a una solicitud de información asignada.

  1. Acceda a su correo electrónico para abrir el mensaje de solicitud de información de ShareFile.

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  2. Cuando reciba una solicitud de información en su correo electrónico, seleccione Completar solicitud.

    Nota:

    Es posible que tenga que iniciar sesión.

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    Su cuenta de ShareFile se abre en la página del proyecto en la que se muestra la solicitud.

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  3. Seleccione Rellenar nuestro formulario para completar la solicitud.

  4. Complete el formulario de solicitud de información y, a continuación, seleccione Enviar.

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    Se muestran los datos enviados. Para modificar cualquier respuesta, contacte con el proveedor de servicios.

Revisión de la solicitud de información: proveedor de servicios

El seguimiento de las solicitudes de información asignadas por parte del proveedor de servicios está disponible en la carpeta Proyectos del cliente específico, en la ficha Solicitudes de información. Las instrucciones siguientes proporcionan los pasos necesarios para abrir y revisar las solicitudes de información completadas por el cesionario.

  1. Vaya a la ficha Solicitudes de información del proyecto.

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  2. Seleccione la solicitud de información completada de la lista para abrirla.

    Aparece la pantalla Preguntas/Respuestas.

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  3. Seleccione la ficha Respuestas y, a continuación, seleccione Abrir.

    Las respuestas a la solicitud de información se muestran para su revisión.

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Eliminar una solicitud de información

Siga estas instrucciones para eliminar una solicitud de información.

  1. Seleccione los tres puntos verticales situados junto a la solicitud de información que quiere eliminar para abrir el menú.

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  2. Seleccione Eliminar.

  3. Confirme que quiere eliminar la solicitud seleccionando Eliminar en la confirmación.

Solicitudes de información