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Marcas de agua en ShareFile: Administración de derechos de información
Los usuarios de ShareFile interesados en Administración de derechos de información (Information Rights Management, IRM) pueden controlar el acceso a los archivos y los permisos al compartir un archivo. El remitente de un archivo puede optar por compartirlo en las descargas con marcas de agua o de solo lectura. Estos recursos compartidos se pueden revocar en cualquier momento, pero una vez que se descarga un archivo con una marca de agua, no se puede revocar el acceso al mismo. Esta administración de derechos de información no requiere que el destinatario descargue software en su dispositivo para ver o descargar el archivo con marca de agua.
Requisitos
- Compatible tanto con la zona de almacenamiento gestionada de ShareFile como con la zona de almacenamiento gestionada por el cliente.
- Requisitos de zonas de almacenamiento administradas por el cliente:
-
Controlador de zonas de almacenamiento 4.0 o posterior.
-
La representación en la nube está habilitada para el almacenamiento local. Una copia temporal del archivo se almacena en caché en ShareFile Cloud hasta una semana después de la última vez que se vio el archivo.
-
-
Un plan que incluye IRM, como Advanced, Premium o VDR.
- Cuenta Sharefile.com o Sharefile.eu.
Tipos de archivos admitidos
Los formatos de archivo admitidos actualmente incluyen:
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Correo electrónico
Herramientas compatibles
Las herramientas y los clientes actuales de ShareFile compatibles incluyen:
- Aplicación web ShareFile
- ShareFile para Outlook
- Citrix Files para iOS
- Citrix Files para Android
Abrir archivos con marcas de agua
El destinatario debe estar en línea e iniciar sesión para ver o descargar el archivo con marca de agua.
Permisos de acceso
Al enviar un archivo desde una de las herramientas compatibles, puede hacer clic en Modificar opciones de mensaje para actualizar la opción Permitir a los destinatarios. Las siguientes protecciones de acceso están disponibles al enviar archivos con Administración de derechos de información habilitada:
-
Ver solo en línea: Permite a los destinatarios ver el archivo sin marca de agua en la aplicación web ShareFile. No pueden descargar, modificar ni imprimir el archivo.
-
Ver en línea con marca de agua: Permite a los destinatarios ver el archivo con marca de agua en la aplicación web ShareFile. No pueden descargar, modificar ni imprimir el archivo.
-
Descargar con marca de agua: Permite al destinatario ver y descargar un archivo con marca de agua en la aplicación web ShareFile. No pueden modificar el archivo.
-
Control total: Permite al destinatario ver, modificar, imprimir y distribuir libremente a otros usuarios sin marca de agua. Los usuarios a los que se les ha otorgado el control total no pueden cambiar los derechos de acceso de un archivo ni ver los registros de actividad de un archivo.
Acceso a los archivos dentro de las carpetas
Los usuarios a los que se les haya concedido acceso a una carpeta de ShareFile no tendrán marcas de agua aplicadas a los archivos cuando inicien sesión y accedan a la carpeta. Las marcas de agua solo se aplican cuando un destinatario accede a un archivo desde un enlace compartido con la opción de marca de agua seleccionada. Sin embargo, puede conceder a los usuarios derechos de solo lectura para cada archivo de una carpeta.
Herramientas y cuentas no compatibles
Entre las herramientas y los clientes actuales de ShareFile que no se admiten se incluyen los siguientes. La opción de compartir con marca de agua no está disponible con estas herramientas. Su sustituto, Citrix Files para Windows, por ejemplo, admitirá las opciones de IRM que se muestran arriba.
- ShareFile Desktop para Windows
- ShareFile Desktop para Mac
- ShareFile Sync para Windows y Mac
- ShareFile DriveMapper
- Las cuentas HIPAA con zonas restringidas y habilitadas para la privacidad no son compatibles actualmente.
Comportamiento y funciones no compatibles
Algunos comportamientos de uso compartido no están disponibles para los usuarios, como:
- Compartir archivos de varias carpetas en un enlace para compartir
- Descargar varios archivos con marcas de agua
- Obtener un enlace dentro de la aplicación web
- Recursos compartidos de Personal Cloud Connector
Restricciones y limitaciones en el tamaño de los archivos
Los límites actuales de tamaño de archivo para los archivos compartidos con marca de agua son:
- 50 MB para PDF y PowerPoint
-
20 MB para Word y Excel
Nota:
Para algunos archivos de Excel con varias columnas más allá de un área imprimible estándar o con varias hojas, el archivo renderizado se basa en la última vista guardada del archivo de Excel. En algunos casos, es posible que la columna no muestre los datos completos y los datos de las columnas que no sean una página imprimible se extenderán a las páginas siguientes.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué ha ocurrido con las opciones de IRM anteriores, en las que los archivos compartidos estaban cifrados y se requería un cliente independiente para acceder al archivo?
La capacidad de IRM anterior, si bien proporcionaba capas adicionales de seguridad, planteaba desafíos en la experiencia del usuario, especialmente para el destinatario. Tras implementar la función durante más de 2 años, con los comentarios de los clientes y las métricas de uso, Citrix opta por optimizar el caso de uso más común, que es el uso compartido de IRM con marca de agua, para ofrecer un buen equilibrio entre seguridad y experiencia del usuario. Las nuevas opciones de IRM no necesitan un cliente independiente para acceder al documento compartido.
¿Cómo habilito la función de marca de agua de IRM en mi cuenta?
En el caso de las cuentas con IRM habilitado anteriormente, Citrix está actualizando activamente la cuenta con nuevas opciones de IRM cuando es necesario. En algunos casos, trabajamos en estrecha colaboración con el administrador de ShareFile para implementar los cambios correctamente. Cuando la cuenta esté habilitada, el administrador de ShareFile tendrá que habilitar la función en Configuración > Configuración de administrador > Preferencias avanzadas > Configuración de archivos.
Para las cuentas de ShareFile que utilizan una zona de almacenamiento administrada por el cliente o un controlador de zona de almacenamiento, se requiere la opción Cloud Rendering para esta función. Esto se puede habilitar en Configuración > Configuración de administrador > Preferencias avanzadas > Configuración de archivos.
En este artículo
- Requisitos
- Tipos de archivos admitidos
- Herramientas compatibles
- Abrir archivos con marcas de agua
- Permisos de acceso
- Acceso a los archivos dentro de las carpetas
- Herramientas y cuentas no compatibles
- Comportamiento y funciones no compatibles
- Restricciones y limitaciones en el tamaño de los archivos
- Preguntas frecuentes (FAQ)
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