ShareFile

Configuración de personas

Página principal de administración de usuarios

Utilice la administración de usuarios para hacer lo siguiente:

  • Busque usuarios, incluidos los usuarios empleados y clientes.
  • Cree usuarios empleados y establezca el acceso a carpetas, ubicaciones de almacenamiento y agréguelos a grupos de distribución.
  • Cree usuarios cliente y establezca el acceso a las carpetas y los grupos de distribución.

Buscar usuarios

Use la función de búsqueda para encontrar usuarios de empleados o clientes existentes.

Crear nuevos usuarios

Los nuevos usuarios de la cuenta de ShareFile se pueden crear como usuario empleado o usuario cliente.

Crear empleado

Un usuario empleado es un usuario interno de la empresa. Los usuarios empleados reciben una amplia gama de permisos y acceso a su cuenta. La creación de un usuario empleado consume una licencia de empleado.

Requisitos para crear un usuario empleado
  • El permiso Administrar usuarios empleados.
  • Los usuarios empleados solo pueden conceder o revocar los permisos que a ellos mismos se les han otorgado.
  • Solo los administradores de cuentas pueden eliminar usuarios del sistema.
  • Una dirección de correo electrónico solo se puede asociar a UN usuario a la vez. No se puede usar la misma dirección de correo electrónico para varios usuarios.

Para crear un empleado, vaya a Personas > Administrar la página principal de usuarios en ShareFile. Utilice el botón Crear empleado para empezar a crear un usuario empleado.

Escriba el nombre de usuario, la dirección de correo electrónico y la información de la empresa. Según el tipo de cuenta, puede personalizar el límite de ancho de banda individual del usuario.

Puede personalizar la configuración de Acceso de usuario y Archivo del nuevo empleado. Según su cuenta o plan y sus propios permisos, es posible que algunos permisos no estén visibles o sean aplicables. La configuración de Acceso de usuario son permisos típicos basados en funciones y acceso que sirven para administrar el acceso y las competencias de los empleados en la cuenta.

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Puede asignar carpetas al usuario y agregar este último a los grupos de distribución. También puede personalizar los permisos del usuario en varias carpetas de su cuenta. Para conceder a un usuario acceso a una carpeta, active la casilla de verificación situada junto al nombre de la carpeta.

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Puede enviar un correo electrónico de bienvenida al nuevo usuario u optar por hacerlo más tarde. Este correo electrónico incluye un enlace para activar su nueva cuenta.

Volver a enviar un correo electrónico de bienvenida o un enlace de activación para empleados

Cuando se agrega un usuario, se le proporciona un enlace de activación (por correo electrónico o mediante un enlace generado y entregado por el autor). Si el usuario recién creado no accede a ese enlace de activación en un plazo de 30 días, se debe enviar un nuevo enlace de activación. Al enviar un nuevo enlace de activación, se desactiva el enlace de activación anterior.

Para volver a enviar el correo electrónico de bienvenida que contiene el enlace de activación
  1. En ShareFile, vaya a Usuarios > Volver a enviar correos electrónicos de bienvenida.
  2. Introduzca la dirección de correo electrónico o el nombre del usuario para agregarlo al campo Para o selecciónelo en la libreta de direcciones.
  3. Personalice su mensaje de correo electrónico según sea necesario.
  4. Haga clic en Enviar.

Cuentas que utilizan SAML

Si ha configurado un proveedor de SSO de SAML en su cuenta y ha creado un usuario empleado sin ningún permiso de administrador, el usuario no verá la contraseña ni se le pedirá que la cambie en el correo electrónico de activación. En su lugar, se espera que ese usuario inicie sesión con sus credenciales de SAML.

Licencias estrictas de empleado y dirección de correo electrónico de la empresa

De forma predeterminada, no puede crear un usuario de cliente con el mismo sufijo de correo electrónico que su empresa (por ejemplo: johndoe@company.com). Esta opción se ha diseñado para evitar que las cuentas eludan los requisitos de licencia de los empleados.

Cuando un usuario intenta crear un usuario cliente con una dirección de correo electrónico de empresa del empleado, se le pide al usuario que envíe una solicitud a un administrador de la cuenta para crear al usuario como empleado.

Los administradores reciben una notificación por correo electrónico que les permite revisar y aprobar la solicitud de creación de usuarios.

Administrar los permisos de empleado

Los permisos de ShareFile están diseñados para que tenga un control detallado de su cuenta y los permisos de sus usuarios.

Requisitos para modificar los permisos

  • Permiso Delegar privilegios de administrador a otros usuarios empleados o permiso Administrar usuarios empleados.
  • Los usuarios empleados solo pueden conceder o modificar los permisos que a ellos mismos se les han otorgado.

Cómo administrar los permisos

  1. En ShareFile, vaya a Usuarios > Página principal de administración de usuarios.
  2. Busque al usuario. Elija el usuario o el icono Administrar de la derecha para abrir el perfil de usuario.
  3. Cambie los permisos según sea necesario y, a continuación, haga clic en Guardar.

Permisos de empleado predeterminados

Al crear un empleado, se otorgan los siguientes permisos de forma predeterminada. Puede cambiar esta configuración durante el proceso de creación de usuarios.

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Nota:

Una configuración gris indica un permiso al que el usuario creador no tiene acceso o no puede otorgar a otros, por lo que no pueden otorgar ese permiso a otro usuario.

Información básica

  • Creado: fecha en que se creó la cuenta.
  • Dirección de correo electrónico: la dirección de correo electrónico del usuario.
  • Nombre
  • Apellido
  • Nombre de la empresa
  • Notificaciones: cambie la configuración de frecuencia de notificaciones predeterminada del usuario.
  • Idioma de correo electrónico predeterminado: cambie el idioma de notificación de correo electrónicopredeterminado del usuario.
  • Contraseña: cuando un usuario quiere cambiar su contraseña, puede usar el enlace Olvidé mi contraseña en la pantalla de inicio de sesión. Si el enlace no está marcado, deben ponerse en contacto con un empleado que pueda administrar los permisos de los empleados para que les ayude a iniciar sesión.
  • Límite de ancho de banda: puede elegir una asignación de ancho de banda máxima mensual para el empleado. Este límite evita que el empleado cargue y descargue personalmente más datos de los que usted permite. También se aplica a todas sus carpetas, de modo que no pueden compartir archivos con otras personas más de lo que le gustaría. Los límites de ancho de banda de los empleados también pueden afectar a los clientes que el empleado apoya al limitar la cantidad que pueden descargar de las carpetas del empleado. Los límites de ancho de banda los utilizan las cuentas en las que es posible que el uso de los empleados deba limitarse para evitar excedentes de ancho
  • Autenticación: esta configuración se ofrece si el cliente utiliza las credenciales de ShareFile o la verificación en dos pasos.
Acceso a la configuración personal

En la configuración personal, un usuario puede administrar su nombre, nombre de la empresa y avatar. Pueden actualizar o cambiar su contraseña en esta página si tienen permiso para cambiar su contraseña.

Acceder a los permisos de cuenta

Laspreferencias avanzadas son configuraciones de toda la cuenta que un usuario empleado al que se le haya concedido el permiso Acceder a los permisos de la cuenta de la empresa puede activar o desactivar. Estos ajustes se pueden encontrar en Administrar > Preferencias avanzadas.

Crear cliente

Cree un cliente externo con acceso limitado a las carpetas compartidas.

Requisitos para crear un usuario (cliente) externo
  • Cualquier usuario empleado puede ir a Personas > Buscar cliente > Agregar cliente para enviar una solicitud por correo electrónico a un posible cliente.
  • El permiso Administrar usuarios clientes.
  • Cambiar una dirección de correo electrónico (cliente) externa o eliminar un usuario (cliente) externo del sistema requieren el permiso Administrar usuarios empleados.

Para crear un usuario externo (cliente), vaya a Usuarios > Página principal de administración de usuarios. Seleccione Crear cliente. Aparece la pantalla Crear cliente.

Puede asignar carpetas a su usuario y agregarlo a los grupos de distribución. También puede copiar los permisos de carpeta de un usuario existente al nuevo. Con la opción Copiar acceso a carpetas, solo se copian los permisos de carpeta, no los permisos de cuenta.

A continuación, puede enviar un correo electrónico de bienvenida a su nuevo usuario, u optar por hacerlo más tarde. Este correo electrónico incluye un enlace para activar su nueva cuenta.

Dar acceso a carpetas al usuario

También puede crear un usuario cliente desde el menú Agregar personas a la carpeta. Se crea un usuario cliente si agrega a una persona a una carpeta que actualmente no es miembro de su cuenta.

  1. Haga clic en el nombre de la carpeta a la que quiere conceder acceso al nuevo usuario.
  2. Accede a la ficha Personas o al menú de acceso a carpetas.
  3. Haga clic en el botón Agregar personas a carpeta.
  4. Haga clic en Crear nuevo usuario para agregar a su cuenta un usuario cliente con acceso a esta carpeta específica.
  5. La dirección de correo electrónico, el nombre y los apellidos del usuario son obligatorios. El usuario se crea como usuario cliente y se agrega a la lista de usuarios en el panel de la izquierda.
  6. Marque la opción Notificar a usuarios agregados en la parte inferior derecha.
  7. Guarde los cambios. A continuación, el usuario recibe una notificación por correo electrónico en la que se indica que se ha agregado a la carpeta y que debe activar su cuenta.
Enviar a personas específicas

Enviar a personas específicas le permite enviar sus archivos mediante el sistema de correo electrónico ShareFile. Con este método, el destinatario recibe un mensaje de correo electrónico que contiene un enlace seguro para descargar los archivos. Puede enviar un archivo almacenado en su cuenta o enviar un archivo almacenado en su equipo.

Consulte Enviar a personas específicas para obtener más información.

Buscar empleados

En ShareFile, haga clic en Personas > Buscar empleados y busque el usuario empleado. Haga clic en su nombre para acceder a su página de perfil.

Buscar clientes

En ShareFile, haga clic en Personas > Buscar clientes y busque el usuario cliente. Haga clic en su nombre para acceder a su página de perfil.

Libreta de direcciones compartida

La libreta de direcciones compartida se comparte entre todos los usuarios empleados. Se puede acceder a esta libreta de direcciones cuando agrega usuarios a carpetas o envía un archivo rápidamente.

Grupos de distribución

Al configurar un nuevo grupo de distribución, los usuarios pueden compartir el grupo con todos los empleados. Si este permiso está habilitado, el usuario empleado puede agregar más usuarios a un grupo que se ha creado en el sistema y se ha compartido con otros.

Volver a enviar correos electrónicos de bienvenida

Nota:

Si necesitas reenviar un correo electrónico de activación a un usuario existente, necesitarás el permiso Gestionar empleados o Gestionar clientes.

Para volver a enviar el correo electrónico de bienvenida que contiene el enlace de activación:

  1. En ShareFile, vaya a Personas > Reenviar correos electrónicos de bienvenida.

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  2. Introduzca la dirección de correo electrónico o el nombre de su usuario para agregarlos al campo Para, o selecciónelos en la libreta de direcciones.

  3. Personalice su mensaje de correo electrónico según sea necesario.

  4. Seleccione Enviar.

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