Paramètres des personnes
Accueil Gérer les utilisateurs
Utilisez la gestion des utilisateurs pour effectuer les opérations suivantes :
- Recherchez des utilisateurs, y compris des employés et des clients.
- Créez des utilisateurs employés et définissez l’accès aux dossiers, aux emplacements de stockage et ajoutez-les aux groupes de distribution.
- Créez des utilisateurs clients et définissez l’accès aux dossiers et aux groupes de distribution.
Rechercher des utilisateurs
Utilisez la fonction de recherche pour trouver des utilisateurs employés ou clients existants.
Remarque :
Vous pouvez utiliser « Exporter la liste complète des utilisateurs » pour exporter une liste d’utilisateurs avec des filtres.
Créer de nouveaux utilisateurs
Les nouveaux utilisateurs pour le compte ShareFile peuvent être créés en tant qu’utilisateur employé ou en tant qu’utilisateur client.
Créer un employé
Un utilisateur employé est un utilisateur interne au sein de votre entreprise. Les utilisateurs employés bénéficient d’un large éventail d’autorisations et d’accès à votre compte. La création d’un utilisateur employé consomme une licence employé.
Conditions requises pour créer un utilisateur employé
- Vous disposez de l’autorisation Gérer les utilisateurs employés.
- Les utilisateurs employés ne peuvent accorder ou révoquer que les autorisations qui leur ont été accordées eux-mêmes.
- Seuls les administrateurs de compte peuvent supprimer des utilisateurs du système.
- Une adresse e-mail ne peut être associée qu’à UN seul utilisateur à la fois. Vous ne pouvez pas utiliser la même adresse e-mail pour plusieurs utilisateurs.
Pour créer un employé, accédez à Personnes > Gérer les utilisateurs Accueil dans ShareFile. Utilisez le bouton Créer un employé pour commencer à créer un utilisateur employé.
Entrez le nom d’utilisateur, son adresse e-mail et les informations sur l’entreprise. En fonction de votre type de compte, vous pouvez personnaliser la limite de bande passante individuelle de l’utilisateur.
Vous pouvez personnaliser les paramètres Accès utilisateur et Fichiers de votre nouvel employé. En fonction de votre compte ou de votre plan et de vos propres autorisations, certaines autorisations peuvent ne pas être visibles ou applicables. Les paramètres Accès utilisateur sont des autorisations d’accès classiques et des autorisations basées sur des fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour gérer l’accès et les capacités de vos employés sur le compte.
Vous pouvez attribuer des dossiers à votre utilisateur et ajouter l’utilisateur aux groupes de distribution. Vous pouvez également personnaliser les autorisations de l’utilisateur pour différents dossiers de votre compte. Pour autoriser un utilisateur à accéder à un dossier, cochez la case à côté du nom du dossier.
Vous pouvez envoyer un e-mail de bienvenue à votre nouvel utilisateur ou choisir de le faire plus tard. Cet e-mail contient un lien leur permettant d’activer leur nouveau compte.
Renvoyer un e-mail de bienvenue ou un lien d’activation pour les employés
Lorsqu’un utilisateur est ajouté, il reçoit un lien d’activation (par e-mail ou par un lien généré et envoyé par le créateur). Si l’utilisateur nouvellement créé n’accède pas à ce lien d’activation dans les 30 jours, un nouveau lien d’activation doit être envoyé. Lorsque vous renvoyez un lien d’activation, le lien d’activation précédent est désactivé.
Renvoyer l’e-mail de bienvenue contenant le lien d’activation
- Dans ShareFile, accédez à Personnes > Renvoyer le message de bienvenue.
- Entrez l’adresse e-mail ou le nom de votre utilisateur pour l’ajouter au champ À, ou sélectionnez-le dans le carnet d’adresses.
- Personnalisez l’e-mail selon vos besoins.
- Cliquez sur Envoyer.
Comptes utilisant SAML
Si vous avez configuré un fournisseur SSO SAML sur votre compte et que vous avez créé un compte utilisateur employé sans aucune autorisation d’administrateur, l’utilisateur ne voit pas ou n’est pas invité à modifier son mot de passe dans l’e-mail d’activation. Au lieu de cela, cet utilisateur doit se connecter avec ses informations d’identification SAML.
Licence stricte pour les employés et adresse e-mail de l’entreprise
Par défaut, vous ne pouvez pas créer un utilisateur client avec le même suffixe e-mail que votre entreprise (ex : johndoe@company.com). Cette option est conçue pour empêcher les comptes de contourner les exigences de licence des employés.
Les administrateurs reçoivent une notification par e-mail qui leur permet d’examiner et d’approuver la demande de création d’utilisateur.
Gérer les autorisations des employés
Les autorisations ShareFile sont conçues pour vous donner un contrôle précis de votre compte et des autorisations de vos utilisateurs.
Exigences relatives à la modification des autorisations
- Vous disposez de l’autorisation Déléguer les privilèges d’administrateur à d’autres utilisateurs employés ou Gérer les utilisateurs employés.
- Les utilisateurs employés peuvent uniquement donner ou modifier les autorisations qui leur ont été accordées.
Comment gérer les autorisations
- Dans ShareFile, accédez à Utilisateurs > Gérer les utilisateurs Accueil.
- Accédez à l’utilisateur souhaité ou recherchez-le. Choisissez l’utilisateur ou l’icône Gérer sur la droite pour ouvrir le profil utilisateur.
- Modifiez les autorisations selon vos besoins, puis sélectionnez Enregistrer.
Autorisations des employés par défaut
Lors de la création d’un employé, les autorisations suivantes sont accordées par défaut. Vous pouvez modifier ces paramètres lors du processus de création de l’utilisateur.
Remarque :
Un paramètre grisé indique une autorisation à laquelle l’utilisateur créateur n’a pas accès ou n’est pas autorisé à accorder à d’autres utilisateurs.
Informations de base
- Créé - Date de création du compte.
- Adresse e-mail - L’adresse e-mail de l’utilisateur.
- Prénom
- Nom de famille
- Nom de la société
- Notifications - Modifiez les paramètres par défaut de l’utilisateur Fréquence de notification .
- Langue de courrier électronique par défaut - Modifiez la langue de notification par courrier électronique par défaut de l’utilisateur.
- Mot de passe - Lorsqu’un utilisateur souhaite modifier son mot de passe, il peut utiliser le lien Mot de passe oublié sur l’écran de connexion. Si le lien n’est pas marqué, ils doivent contacter un employé qui peut gérer les autorisations des employés pour obtenir de l’aide pour se connecter.
- Limite de bande passante - Vous pouvez choisir une allocation mensuelle maximale de bande passante pour l’employé. Cette limite empêche l’employé de télécharger et de télécharger personnellement plus de données que vous n’autorisez. Cela s’applique également à tous leurs dossiers, afin qu’ils ne puissent pas partager de fichiers avec d’autres plus que vous ne le souhaiteriez. Les limites de bande passante des employés peuvent également affecter les clients pris en charge par l’employé en limitant la quantité de données qu’ils peuvent télécharger à partir des dossiers de l’employé. Les limites de bande passante sont utilisées par les comptes où l’utilisation des employés peut devoir être limitée pour éviter les dépassements de bande passante.
- Authentification - Ce paramètre est proposé si le client utilise les informations d’identification ShareFile ou la vérification en deux étapes.
Accéder aux paramètres personnels
Dans les paramètres personnels, un utilisateur peut gérer son nom, le nom de son entreprise et son avatar. Ils peuvent mettre à jour ou modifier leur mot de passe sur cette page s’ils ont la permission de changer leur mot de passe.
Accéder aux autorisations du compte de l’entreprise
Les Préférences avancées sont des paramètres à l’échelle du compte qui peuvent être activés ou désactivés par un utilisateur employé disposant de l’autorisation Accéder aux autorisations du compte de l’entreprise . Ces paramètres se trouvent dans Gérer > Préférences avancées.
Créer un client
Créez un client externe et accordez-lui un accès limité aux dossiers partagés.
Conditions requises pour créer un utilisateur externe (client)
- Tout utilisateur employé peut accéder à Personnes > Parcourir le client > Ajouter un client pour envoyer une demande par e-mail à un client potentiel.
- Vous disposez de l’autorisation Gérer les utilisateurs clients.
- La modification d’une adresse e-mail externe (client) ou la suppression d’un utilisateur externe (client) du système nécessitent l’autorisation Gérer les utilisateurs employés.
Pour créer un utilisateur externe (client), accédez à Utilisateurs > Gérer les utilisateurs Accueil. Sélectionnez Créer un client. L’écran Créer un nouveau client s’affiche.
Vous pouvez attribuer des dossiers à votre utilisateur et l’ajouter à des groupes de distribution. Vous pouvez également copier les autorisations de dossier d’un utilisateur existant vers votre nouvel utilisateur. L’utilisation de l’option Copier l’accès au dossier permet de copier uniquement les autorisations de dossier, et non les autorisations de compte.
Vous pouvez ensuite envoyer un e-mail de bienvenue à votre nouvel utilisateur ou choisir de le faire plus tard. Cet e-mail contient un lien leur permettant d’activer leur nouveau compte.
Donner à l’utilisateur l’accès aux dossiers
Vous pouvez également créer un utilisateur client à partir du menu Ajouter des personnes au dossier . Un utilisateur client est créé si vous ajoutez une personne à un dossier qui n’est pas actuellement membre de votre compte.
- Cliquez sur le nom du dossier dans lequel vous souhaitez accorder l’accès au nouvel utilisateur.
- Accédez à l’onglet Personnes ou au menu d’accès aux dossiers.
- Cliquez sur le bouton Ajouter des personnes au dossier.
- Cliquez sur Créer un nouvel utilisateur pour ajouter un utilisateur client à votre compte ayant accès à ce dossier spécifique.
- L’adresse e-mail, le prénom et le nom de l’utilisateur sont obligatoires. L’utilisateur est créé en tant qu’utilisateur client et ajouté à la liste des utilisateurs dans le volet de gauche.
- Cochez l’option Notifier les utilisateurs ajoutés en bas à droite.
- Enregistrez les modifications. Votre utilisateur reçoit ensuite une notification par e-mail l’informant qu’il a été ajouté au dossier et qu’il doit activer son compte.
Envoyer à des personnes spécifiques
Envoyer à des personnes spécifiques vous permet d’envoyer vos fichiers en utilisant le système de messagerie ShareFile. Avec cette méthode, le destinataire reçoit un message électronique contenant un lien sécurisé pour télécharger les fichiers. Vous pouvez envoyer un fichier stocké sur votre compte ou envoyer un fichier stocké sur votre ordinateur.
Voir Envoyer à des personnes spécifiques pour plus d’informations.
Parcourir les employés
Depuis ShareFile, cliquez sur Personnes > Parcourir les employés et recherchez l’utilisateur employé. Cliquez sur leur nom pour accéder à leur page de profil.
Parcourir les clients
Depuis ShareFile, cliquez sur Personnes > Parcourir les clients et recherchez l’utilisateur client. Cliquez sur leur nom pour accéder à leur page de profil.
Carnet d’adresses partagé
Le carnet d’adresses partagé est partagé entre tous les utilisateurs employés. Ce carnet d’adresses est accessible lorsque vous ajoutez des utilisateurs à des dossiers ou envoyez rapidement un fichier.
Groupes de distribution
Lors de la configuration d’un nouveau groupe de distribution, les utilisateurs peuvent partager le groupe avec tous les employés. Si cette autorisation est activée, l’utilisateur employé peut ajouter d’autres utilisateurs à un groupe qui a été créé sur le système et partagé avec d’autres.
Renvoyer les e-mails de bienvenue
Remarque :
Si vous devez renvoyer un e-mail d’activation à un utilisateur existant, vous aurez besoin de l’autorisation Gérer les employés ou Gérer les clients .
Renvoyer l’e-mail de bienvenue contenant le lien d’activation:
-
Dans ShareFile, accédez à Personnes > Renvoyer les e-mails de bienvenue.
-
Saisissez l’adresse e-mail ou le nom de votre utilisateur pour l’ajouter au champ À, ou sélectionnez-le dans le carnet d’adresses.
-
Personnalisez l’e-mail selon vos besoins.
-
Sélectionnez Envoyer.