Projets
Projects est une fonctionnalité permettant aux utilisateurs de ShareFile Premium d’améliorer les flux de travail collaboratifs de leurs clients.
ShareFile Projects est un espace centré sur la collaboration documentaire. Les projets sont proposés à la fois dans des comptes ShareFile internes et sur des portails utilisateurs externes. Les projets permettent aux utilisateurs de suivre et de participer à la collaboration avec les clients, telle que les demandes de documents, en un seul endroit.
CONSEIL :
Pour consulter la liste des FAQ relatives aux projets ShareFile et aux demandes de documents, consultez FAQ - Projets et demandes de documents.
Création d’un projet
-
Accédez à Projets dans le menu de gauche.
-
Sélectionnez Projets.
-
Sélectionnez Créer un projet.
La fenêtre contextuelle de création de projet s’affiche.
-
Entrez un nom et une description facultative pour le projet. Cela peut être modifié ultérieurement si nécessaire.
-
Sélectionnez Créer un projet. Le nouveau tableau de bord du projet s’affiche.
Gestion des utilisateurs du projet
Les informations suivantes expliquent le processus de gestion des utilisateurs sur un projet particulier.
Avertissement :
Le seul rôle qui peut ajouter des propriétaires de projet supplémentaires est le propriétaire de projet actuel uniquement. Par conséquent, avant de supprimer un utilisateur qui est le propriétaire du projet, vous devez attribuer un propriétaire de projet supplémentaire. Si aucun nouveau propriétaire de projet n’est désigné avant la suppression du propriétaire de projet actuel, aucun nouveau propriétaire de projet ne peut être ajouté et le projet ne peut pas être supprimé.
Description du propriétaire ou du contributeur
| Rôle | Description |
|---|---|
| Client | Peut uniquement modifier et supprimer son propre contenu dans le projet, sauf si le client dispose d’un accès permettant d’ajouter d’autres contributeurs au sein de son organisation. |
| Membre de l’équipe | Sont des homologues au sein de l’organisation du propriétaire du projet et peuvent apporter leur aide dans tous les domaines du projet. Ils ne peuvent pas supprimer le propriétaire du projet ni les autres membres de l’équipe du projet. |
| Propriétaire | Peut modifier et supprimer tout élément du projet et peut supprimer les projets qu’il a créés. Les propriétaires de projet peuvent également ajouter des membres de leur équipe pour travailler sur le projet. |
| Édition limitée sur mesure | Limite les autorisations afin qu’ils ne puissent voir que le nom du projet et sa description. Cela limite également les autorisations qui peuvent être accordées à celles disponibles pour un utilisateur client. |
| Personnalisée | N’assume aucune autorisation ni aucun rôle (client ou employé) et laisse le propriétaire du projet choisir uniquement les autorisations dont un utilisateur doit disposer. |
Inviter des utilisateurs
Les propriétaires de projets peuvent inviter des utilisateurs à rejoindre un projet spécifique qui leur appartient et leur fournir des rôles d’accès par défaut ou un accès personnalisé.
Les instructions suivantes incluent les étapes nécessaires pour inviter de nouveaux utilisateurs, y compris des contributeurs et des membres de l’équipe.
-
Sélectionnez … Plus d’options que Gérer les utilisateurs du projet. La fenêtre contextuelle Gérer les utilisateurs du projet s’affiche.
Les utilisateurs du projet peuvent être des utilisateurs internes (propriétaire ou membre de l’équipe, client, client limité ou personnalisé)
Remarque :
Des fonctionnalités supplémentaires sont désormais accessibles via le menu à 3 points situé à droite d’un utilisateur du projet.
Pour plus d’informations, voir Gestion des autorisations utilisateur
-
Sélectionnez Partager avec d’autres pour ajouter d’autres utilisateurs au projet.
-
Entrez le nom de l’utilisateur que vous souhaitez ajouter.
-
Choisissez l’ensemble d’autorisations en fonction du type d’utilisateur que vous invitez. Pour plus d’informations sur les autorisations, consultez la section Gestion des autorisations des utilisateurs.
-
Fournissez un message d’option à l’utilisateur.
-
Sélectionnez Partager.
Gestion des autorisations des utilisateurs
Afficher les autorisations
Sélectionnez Afficher les autorisations pour vérifier ce qu’un utilisateur en particulier est capable de faire dans le projet partagé.
Modifier les autorisations
Sélectionnez Modifier les autorisations pour modifier les actions qu’un utilisateur donné peut effectuer dans le projet partagé.
Cela vous permet, en tant que propriétaire du projet, de personnaliser l’accès de chaque utilisateur au projet.
Remarque :
Certaines autorisations sont automatiquement modifiées en fonction de vos sélections. Vous pouvez modifier ces autorisations selon vos besoins.
Autorisations relatives au projet
Ces autorisations s’appliquent au projet et à tout ce qu’il contient.
Autorisations spécifiques au contenu
Utilisez ces paramètres si vous souhaitez que les autorisations d’un utilisateur varient en fonction du type de contenu.
Remarque :
Les utilisateurs disposent toujours des autorisations complètes pour tout contenu qu’ils créent.
Supprimer un utilisateur
Sélectionnez Supprimer l’utilisateur pour supprimer un utilisateur spécifique du projet. Vous pouvez réajouter l’utilisateur en l’invitant à nouveau à rejoindre le projet.
Tâches
Tasks vous permet d’organiser et de suivre le travail de back-office lié à un projet client dans le projet lui-même. Pour obtenir des informations complètes sur l’utilisation de cette fonctionnalité dans les projets, consultez la section Tâches.
Demandes de documents
Les demandes de documents sont un outil de liste de demandes permettant de demander et de collecter des documents de manière sécurisée et numérique. Pour des informations complètes sur le processus d’utilisation des demandes de documents pour effectuer des tâches à la fois côté fournisseur de services et côté client, voir Demandes de documents.
Charger des fichiers
Les informations suivantes expliquent les étapes nécessaires pour ajouter des fichiers à un projet.
Les fichiers tels que .docx, .pdf, .jpg, .xlsx, etc., peuvent être partagés au sein du projet avec les utilisateurs invités.
-
Sélectionnez l’onglet Fichiers dans le tableau de bord Projets ou sélectionnez Afficher tout dans la vignette Fichiers pour accéder aux fichiers ou les ajouter.
-
Sélectionnez Upload a file.
La fenêtre contextuelle de téléchargement de fichiers s’affiche.
-
Vous pouvez faire glisser le fichier vers la section Faire glisser les fichiers ici ou sélectionner Parcourir les fichiers pour accéder au fichier à télécharger.
-
Sélectionnez Charger. La fenêtre de téléchargement s’affiche et vous permet d’ajouter d’autres éléments. Une fois que vous avez sélectionné les fichiers requis, sélectionnez Charger pour terminer le processus.
Le fichier peut être consulté par les utilisateurs affectés au projet.
Commentaires
Les commentaires sont utilisés pour communiquer dans le projet avec les autres utilisateurs assignés au projet.
-
Sélectionnez Afficher tout dans la vignette Commentaires du tableau de bord des projets. Cela ouvre l’afficheur de commentaires.
-
Entrez un commentaire à l’aide de la zone de texte. Sélectionnez Soumettre.
Tous les utilisateurs affectés au projet peuvent consulter les commentaires et fournir leurs propres commentaires ou répondre aux commentaires précédents.
Supprimer un projet
Voir Supprimer des projets pour plus d’informations sur la façon de supprimer un projet.
Créer un rapport d’activité
Les projets ShareFile vous permettent de créer un rapport d’activité pendant tout le processus de réalisation du projet.
Suivez les instructions suivantes pour créer un rapport d’activité du projet.
-
Sélectionnez le projet pour lequel vous souhaitez créer un rapport d’activité.
-
Sélectionnez … à côté du nom du projet, puis sélectionnez Créer un rapport d’activité dans le menu déroulant.
La fenêtre contextuelle Créer un rapport d’activité s’affiche.
-
Entrez le nom du rapport.
-
Entrez la plage de dates du rapport.
-
Sélectionnez Créer.
Un message s’affiche indiquant « Le rapport est en cours de création. Nous lancerons le téléchargement une fois qu’il sera prêt.”
-
Utilisez l’icône de téléchargement de votre navigateur pour accéder au dossier de téléchargement du rapport.
-
Sélectionnez l’application avec laquelle vous souhaitez ouvrir le rapport dans la fenêtre contextuelle Sélectionner une application pour ouvrir ce fichier .csv.
-
Le fichier .csv s’ouvre dans l’application que vous avez sélectionnée.
