Utilisateurs clients
ShareFile propose plusieurs méthodes pour ajouter un utilisateur client. Les utilisateurs clients ont un accès limité à votre compte ShareFile en fonction de la manière dont ils sont ajoutés et de la manière dont vous définissez les autorisations pour les nouveaux clients.
Créer un client dans Gérer les utilisateurs
Les utilisateurs de ShareFile peuvent ajouter des clients en suivant les étapes suivantes depuis le tableau de bord de leur compte ShareFile.
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Connectez-vous à ShareFile.
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Sélectionnez Personnes > Gérer les utilisateurs Accueil > Créer un client.
L’écran Créer un nouveau client s’affiche.
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À l’étape 1 : Informations de base, entrez les informations relatives au client, notamment le prénom, le nom de famille, l’ adresse e-mailet la société.
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À l’ étape 2 : Autoriser l’utilisateur à accéder aux dossiers, sélectionnez Attribuer des dossiers. Pour plus d’informations, voir Autoriser les utilisateurs à accéder aux dossiers. Les autres options incluent :
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Copier l’accès aux dossiers depuis un utilisateur existant, ce qui permet de gagner du temps lors de la définition des autorisations d’accès aux dossiers lors de la création d’un client. L’utilisation de l’option Copier l’accès au dossier permet de copier uniquement les autorisations de dossier, et non les autorisations de compte.
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Sélectionnez Créer et continuer.
Le bouton Notifier les utilisateurs s’affiche et permet d’envoyer un message de bienvenue personnalisé pour informer le client qu’il a été ajouté à votre compte.
Important :
les nouveaux clients doivent vérifier leur adresse e-mail pour y accéder.
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Sélectionnez Notifier.
Le message « Invitation (s) envoyée (s) avec succès » s’affiche brièvement et l’écran du tableau de bord Browse Clients s’affiche, vous permettant de vérifier le client ajouté.
Création d’un client à l’aide d’un lien de fichier partagé
ShareFile facilite l’ajout d’un client lorsque vous partagez un fichier. Suivez les étapes ci-dessous pour terminer le processus d’ajout d’un client lorsque vous utilisez Share pour créer un lien.
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Accédez au fichier que vous souhaitez partager dans votre compte ShareFile.
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Sélectionnez le ou les fichiers que vous souhaitez partager.
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Sélectionnez Partager dans le menu.
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Sélectionnez … pour modifier les options du lien.
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Pour créer un client, sous Qui peut accéder à ce lien : sélectionnez Tout le monde (public, vous devez saisir son nom et son adresse e-mail).
Important :
si vous sélectionnez Tout le monde (public), le lien que vous envoyez NE nécessitera PAS que le destinataire saisisse son nom et son adresse e-mail et ne le créera pas en tant que client une fois qu’il aura accédé au fichier. Seul n’ importe qui (lepublic doit saisir son nom et son adresse e-mail) créera un nouveau client une fois que le destinataire se sera connecté pour accéder au fichier partagé.
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Sélectionnez Copier parmi les options proposées.
Le message Lien copié sur le presse-papiers s’affiche brièvement.
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Utilisez le lien copié pour le partager par e-mail ou par le biais d’une autre application de communication.
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Une fois que le destinataire a accédé au fichier partagé, accédez à Personnes > Parcourir les clients et sélectionnez le nom du destinataire.
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Dans l’onglet Informations de base, vous pouvez saisir des informations supplémentaires sur le client.
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Sélectionnez Enregistrer les modifications.
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Sélectionnez à nouveau le client, puis sélectionnez Informations de connexion par e-mail dans le menu de droite Actions > Niveau utilisateur pour ouvrir l’écran Renvoyer les e-mails de bienvenue et informer l’utilisateur qu’il a été ajouté au compte.
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Sélectionnez Notifier.
Le message « Invitation (s) envoyée (s) avec succès » s’affiche brièvement et l’écran du tableau de bord Browse Clients s’affiche, vous permettant de vérifier le client ajouté.
Le destinataire reçoit un message lui demandant d’activer son compte.
Créez un client en l’ajoutant à un dossier
Vous pouvez créer un nouveau client en ajoutant un nouvel utilisateur à un dossier existant de votre compte ShareFile. Suivez les étapes ci-dessous pour terminer le processus en ajoutant un nouvel utilisateur à un dossier.
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Dans votre compte ShareFile, ouvrez le dossier auquel vous souhaitez ajouter un nouvel utilisateur.
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Sélectionnez Personnes.
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Sélectionnez Ajouter des personnes au dossier.
La fenêtre contextuelle Ajouter des personnes au dossier s’affiche.
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Sélectionnez Créer un nouvel utilisateur.
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Entrez les informations demandées pour le nouvel utilisateur, y compris les champs obligatoires pour l’ adresse e-mail, le prénomet le nom de famille. L’entreprise est facultative.
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Définissez l’ autorisation de dossier pour le nouvel utilisateur.
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Sélectionnez Notifier les utilisateurs ajoutés pour vous assurer que le nouveau client est averti et peut recevoir un lien d’activation.
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Utilisez l’option permettant d’ appliquer les paramètres aux sous-dossiers si nécessaire.
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Sélectionnez Add.
Le message « Personnes ajoutées avec succès » s’affiche brièvement.
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Accédez à Personnes > Parcourir les clients et sélectionnez la personne que vous avez ajoutée au dossier.
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Dans l’onglet Informations de base, vous pouvez saisir des informations supplémentaires sur le client.
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Sélectionnez Enregistrer les modifications.
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Sélectionnez à nouveau le client, puis sélectionnez Informations de connexion par e-mail dans le menu de droite Actions > Niveau utilisateur pour ouvrir l’écran Renvoyer les e-mails de bienvenue et informer l’utilisateur qu’il a été ajouté au compte.
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Sélectionnez Notifier.
Le message « Invitation (s) envoyée (s) avec succès » s’affiche brièvement et l’écran du tableau de bord Browse Clients s’affiche, vous permettant de vérifier le client ajouté.
Le destinataire reçoit un message lui demandant d’activer son compte.
Renvoyer un e-mail d’activation à un utilisateur client
Si vous devez renvoyer un e-mail d’activation à un utilisateur client existant, vous devez être autorisé à gérer les clients.
Pour renvoyer l’e-mail de bienvenue contenant le lien d’activation :
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Dans ShareFile, accédez à Contacts > Parcourirles clients.
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Recherchez ou sélectionnez le nom du client.
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Sélectionnez le nom des clients ou l’icône de gestion pour ouvrir la page des clients.
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Sous Actions, sélectionnez Informations de connexion par e-mail.
L’écran Renvoyer les e-mails de bienvenue s’affiche avec le nom du client prérempli.
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Personnalisez l’e-mail selon vos besoins.
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Sélectionnez Notifier.
Envoyer un e-mail de réinitialisation de mot de passe à un utilisateur client
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Dans ShareFile, accédez à Contacts > Parcourirles clients.
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Recherchez ou sélectionnez le nom du client.
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Sélectionnez le nom des clients ou l’icône de gestion pour ouvrir la page des clients.
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Sous Actions, sélectionnez Réinitialiser le mot de passe.
La fenêtre contextuelle Envoyer un e-mail de réinitialisation du mot de passe s’affiche.
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Sélectionnez Envoyer.
Supprimer un client
Suivez les instructions suivantes pour supprimer un client.
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Connectez-vous à ShareFile.
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Accédez à Contacts > Parcourir les clients.
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Sélectionnez l’icône de gestion à côté du client répertorié que vous souhaitez supprimer.
L’écran du client s’affiche.
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Sous Actions, sélectionnez Supprimer du système.
L’écran de confirmation de suppression du client s’affiche.
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Sélectionnez Continue.
La bannière de confirmation s’affiche brièvement.
Le client n’est plus dans le système.