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Tables de données
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Tables de données
L’utilisation de tables de données dans un projet ShareFile permet d’organiser les données dans les projets de manière structurée. Ces données peuvent être les suivantes :
- Données relatives au projet
- Données provenant d’applications 3P
Ajouter un onglet dans ShareFile Projects
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Accédez à Projets dans votre compte ShareFile.
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Sélectionnez un projet existant ou sélectionnez Créer des projets. Pour ces instructions, nous avons sélectionné un projet existant.
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Sélectionnez + pour ouvrir l’onglet Ajouter un onglet.
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Tapez un titre pour le nom de l’onglet.
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Sélectionnez une vue par défaut. Vous pouvez choisir l’une des options suivantes :
- Vue du tableau
- Vue Kanban
- Affichage Liste
- Affichage du calendrier
Remarque :
L’affichage par défaut est pour l’instant le mode Tableau.
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Sélectionnez Add.
Le nouvel onglet est ajouté à votre projet.
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Dans la première ligne, sélectionnez le V pour accéder au menu déroulant.
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Sélectionnez Modifier le champ.
La fenêtre contextuelle Modifier le champ s’affiche.
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Tapez un titre pour le champ, puis sélectionnez Enregistrer.
Le message Champ ajouté s’affiche brièvement.
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Sélectionnez Ajouter dans la colonne suivante pour ajouter un autre champ. Répétez cette procédure jusqu’à ce que votre tableau soit complet.
La fenêtre contextuelle Ajouter un champ s’affiche.
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Une fois que vous avez terminé le tableau, vous pouvez saisir les données du tableau.
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Utilisez Créer une ligne pour ajouter des lignes supplémentaires si nécessaire.
Fonctionnalité de pièce jointe dans une table de données ShareFile
La table de données ShareFile prend désormais en charge la fonctionnalité de pièce jointe afin d’améliorer vos capacités de gestion de projet. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de charger ou de lier des fichiers directement dans les dossiers de projet pour faciliter la gestion et l’accès aux documents importants.
Création d’enregistrements et pièces jointes
Lorsque vous créez un enregistrement dans la table de données, vous pouvez désormais joindre des fichiers lors de la saisie des données.
Vous pouvez ajouter des fichiers de deux manières :
Pièce jointe à partir du panneau de droite : lors de la création de l’enregistrement dans la table de données, les utilisateurs peuvent joindre/charger des fichiers depuis le panneau de droite. Cela facilite la navigation et la sélection des fichiers à associer à l’enregistrement. Pour ce faire, accédez simplement au bouton Créer situé dans le coin supérieur droit, comme indiqué ci-dessous :
Le panneau latéral droit s’ouvre. En bas, cliquez sur le bouton Charger un fichier, recherchez le fichier requis et sélectionnez-le pour le lier à l’enregistrement.
Pièce jointe directe : dans la deuxième méthode, vous pouvez cliquer sur la cellule désignée pour la pièce jointe directement dans le tableau de données. Cette action lancera une interface de chargement de fichiers, vous permettant de joindre les fichiers souhaités à l’enregistrement spécifique.
Pour ce faire, sélectionnez d’abord l’emplacement de la cellule Documents à joindre dans le tableau de données. Cliquez sur l’icône en forme de trombone dans la cellule pour ouvrir l’interface de chargement de fichiers.
Cliquez sur le lien Charger un fichier pour rechercher le fichier et le joindre directement à l’enregistrement.
Remarque :
- Accès aux fichiers spécifiques au projet : les fichiers et dossiers ajoutés en dehors des projets ne sont pas accessibles dans la section des pièces jointes. Seuls les fichiers relevant de la portée du projet peuvent être joints.
- Pièces jointes de la version préliminaire : tous les fichiers joints à des projets avant cette fonctionnalité ne sont pas accessibles ou ne peuvent pas être ajoutés aux nouveaux enregistrements. Cette fonctionnalité ne s’applique qu’aux fichiers chargés ou liés après la publication.
Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’une assistance supplémentaire, n’hésitez pas à contacter notre équipe d’assistance à l’adresse https://support.sharefile.com/s/.
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