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ShareFile
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ShareFile アーカイブについて

July 25, 2024
寄稿者: 
P

注：

  • このプランタイプでは、ShareFile の共同編集はサポートされていません。
  • FINRA/SECがサポートするアカウントの場合、データはSEC規則17a-3および17a-4に基づく電子記録管理サービスプロバイダーとしてのShareFileの義務に従って維持されます。

アーカイブ機能は、標準のShareFileアカウントを変更して、ShareFileの電子メールサーバーを介して送信されたファイル、フォルダー、ログ、およびメッセージが不要になったときに削除されるのではなくアーカイブされるようにします。この機能により、金融サービス業界のお客様は、ShareFileを使用する際に、FINRAがSEC規則の17a-4および17a-4の関連要素を簡単に遵守できるようになります。

注：

  • コンプライアンス上の理由から、この機能をアカウントで一度有効にすると、無効にすることはできません。
  • この機能により、アプリ内で特定のアクションを実行できなくなります。

ShareFileの機能とプラン要件の詳細については、 ShareFileの料金表ページを参照してください 。

ShareFileのセールスまたはサポートに連絡して、この機能を有効にできる互換性のあるアカウントを使用しているかどうかを確認してください。

アカウントの差異をアーカイブする

アーカイブ機能は、ShareFileのメインアプリケーションに大幅な変更を加え、ShareFileのメールサーバーを介して送信されたファイル、フォルダー、ログ、およびメッセージが少なくとも3年間アカウントから削除されないようにします。代わりに、アイテムはアーカイブに送られ、必要に応じて後でアクセスできます。これにより、指定された第三者がShareFileを介したすべての通信にアクセスできるようになり、お客様はSEC規則17a-3および17a-4に準拠できるようになります。

デフォルトでは、アイテムは 3 年間アーカイブされます。この期間は、お客様の指示に従ってShareFileサポートが延長することができます。

保留中のアイテムは、7 日以内にアカウントに復元するか、永久にアーカイブに送ることができます。

注：

アカウントがアクティブな場合、データは保持されます。特定のShareFile機能はアーカイブアカウントではサポートされていません。

調査検索の使用方法

必要に応じて、 社内の従業員または指定された第三者に調査検索メニューへのアクセスを許可して 、以前のファイル、フォルダ、送信済みメッセージ、通知にアクセスできます。

調査検索には、 ShareFileアカウントの管理者設定セクションからアクセスできます 。

調査検索の要件

  • 従業員ユーザ
  • スーパーユーザーグループのメンバー
  • 「このユーザーにアーカイブされた検索の実行と表示を許可する」権限が付与されました。

このメニューから、 新しい検索をスケジュールしたり、既存の検索** （アカウントで既に作成されている検索）を閲覧したりできます。

新しい検索を作成するときは、検索する用語 (または既知の場合は商品ID) と、後で参照できる一意の検索名を入力します。

ファイル、メッセージ、およびログを検索できます。ログには、アップロードやダウンロードなどのアカウントアクティビティが表示されます。ドロップダウンメニューを使用して検索範囲を制限することもできます。

検索を実行すると、「 既存の検索」タブに表示されます。アカウントのサイズによっては、検索が完了するまでに数分かかる場合があります。検索結果を表示するには、検索の名前をクリックします。

結果ページでは、データをエクスポートしたり、アイテムに関する追加情報を表示したりできます。検索設定によっては、結果が [ファイル]、[メッセージ]、または [ログ] タブに表示される場合があります。検索結果の項目の右にある [ 詳細 ] ボタンをクリックすると、追加情報を表示できます。[ 詳細 ] メニューからアイテムをダウンロードすることもできます。

完了した検索では、[再実行] または [複製] オプションを使用できます。

  • [再実行] を選択すると、検索が繰り返されます。結果は、「既存の検索」タブに新しい項目として表示されます。
  • 「複製」を選択すると、既存の検索で設定があらかじめ入力された「新規検索」タブが表示されます。[保存して検索を実行] をクリックする前に、検索を編集するオプションが表示されます。

アカウントのアーカイブではサポートされていない機能

  • フォルダを共有または送信する
  • ファイルの編集
  • ファイル名の変更
  • フォルダーの名前を変更
  • チェックアウトファイル
  • メモを追加
  • フォルダーのバージョン番号または保存ポリシーの変更
  • ファイルの削除 (代わりにアーカイブ済み)
  • RightSignature を使用して署名または署名用に送信する
  • 暗号化された電子メール
  • ダイナミックフォルダテンプレート
  • ファイルのドロップ
  • プロジェクト
  • パーソナルクラウドコネクタ

追加情報-ShareFile: Drive Mapper の機能

上記の制限により、アーカイブが有効になっているアカウントでは、Windows エクスプローラーウィンドウで [新しいフォルダーの作成] ボタンを使用して新しいフォルダーを作成することはできません。この機能では、最初にデフォルトの「新しいフォルダー」フォルダー名で新しいフォルダーを「作成」してから、新しく作成されたフォルダーの「名前を変更」しようとします。

回避策

  1. ShareFileの右クリックメニューオプションから、「 その他のオプション」を選択し、「 Webサイトで開く」を選択します。

    これで、Web アプリからフォルダーを作成し、Windows エクスプローラーを更新できます。

    または

  2. デスクトップ上にフォルダを作成して名前を付けてから、ShareFile フォルダの場所にコピーします。

ファイルバージョン管理への変更

  • この機能の性質上、アカウントでアーカイブを有効にすると、ファイルのバージョン数を設定または変更することはできません。
  • [ファイルのバージョン管理] メニュー項目は、アカウントの [管理] セクションまたは [フォルダオプション] セクションには表示されません。
  • 上記の理由により、新しい「共有」または「リンクを取得」メッセージを作成するときに、「ファイルの最新バージョンにリンクする」オプションは表示されません。
ShareFile アーカイブについて
July 25, 2024
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July 25, 2024
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