人の設定
ユーザーの管理のホーム
ユーザーを管理して、次の操作を実行します。
- 従業員およびクライアントユーザーを含むユーザーを検索します。
- 従業員ユーザーを作成し、フォルダや格納場所へのアクセスを設定し、配布グループに追加します。
- クライアントユーザーを作成し、フォルダーと配布グループへのアクセスを設定します。
ユーザーの検索
検索機能を使用して、既存の従業員またはクライアントユーザを検索します。
新しいユーザーの作成
ShareFileアカウントの新規ユーザーは、従業員ユーザーまたはクライアントユーザーとして作成できます。
従業員の作成
従業員ユーザーは、ほとんどの場合、社内の内部ユーザーです。従業員ユーザーには、幅広い権限とアカウントへのアクセス権が付与されます。従業員ユーザーを作成すると、従業員ライセンスが消費されます。
従業員ユーザーを作成するための要件
- ［従業員ユーザーの管理］ 権限。
- 従業員ユーザーが実行できるのは、自身に付与されたアクセス権限の付与または取り消しのみです。
- システムからユーザーを削除できるのは、アカウント管理者だけです。
- 1つのメールアドレスは、同時に1人のユーザーにのみ関連付けることができます。複数のユーザーが同じメールアドレスを使用することはできません。
従業員を作成するには、ShareFile の [ メンバー] > [ユーザーホームの管理]に移動します。「従業員を作成 」ボタンを使用して、従業員ユーザーの作成を開始します。
ユーザーの名前、メールアドレス、会社情報を入力します。アカウントの種類に応じて、ユーザーの帯域幅制限を個別にカスタマイズできます。
新しい従業員の ［ユーザーアクセス］ と ［ファイル］ の設定をカスタマイズできます。アカウントまたはプラン、および独自のアクセス権限によっては、特定の権限が表示されないか適用されない場合があります。［ユーザーアクセス］ 設定は、従業員のアクセス権とそのアカウント上でできることを管理するアクセス権および機能ベースの標準的な権限設定です。
ユーザーにフォルダーを割り当て、ユーザーを配布グループに追加できます。アカウントのさまざまなフォルダーに対するユーザーの権限をカスタマイズすることもできます。ユーザーにフォルダーへのアクセス権を付与するには、フォルダー名の横にあるチェック ボックスをオンにします。
新しいユーザーにウェルカムメールを送信することも、後で送信することもできます。このメールには、新しいアカウントを有効にするためのリンクが含まれています。
ウェルカムメールまたは従業員のアクティベーションリンクの再送信
ユーザーが追加されると、アクティベーションリンクが提供されます（メールで、または作成者が生成および配信するリンクで）。新しく作成されたユーザーが30日以内にアクティベーションリンクにアクセスしない場合は、新しいアクティベーションリンクを送信する必要があります。アクティベーションリンクを再送信すると、以前のアクティベーションリンクは無効になります。
アクティベーションリンクを含むウェルカムメールを再送信するには
- ShareFileで、［ユーザー］>［ウェルカムメールの再送信］ に移動します。
- ユーザーのメールアドレスまたは名前を入力して［宛先］フィールドに追加するか、［アドレス帳］から選択します。
- 必要に応じてメールメッセージをカスタマイズします。
- ［送信］ をクリックします。
SAMLを使用するアカウント
アカウントでSAML SSOプロバイダーを構成し、管理者権限を持たない従業員ユーザーを作成した場合、そのユーザーはアクティベーションメール内でパスワードを確認できない、またはパスワードを変更するように求められません。代わりに、そのユーザーはSAML資格情報を使用してサインインする必要があります。
厳格な従業員ライセンスと会社のメールアドレス
デフォルトでは、会社と同じメールサフィックス (例: johndoe@company.com) のクライアントユーザーは作成できません。このオプションは、アカウントが従業員のライセンス要件を回避しないように設計されています。
ユーザーが従業員の会社のメールでクライアントユーザーを作成しようとすると、アカウントの管理者に要求が送信され、ユーザーを従業員として作成するように求められます。
管理者は、ユーザー作成要求の確認と承認ができるメール通知を受け取ります。
従業員の権限の管理
ShareFileのアクセス権限は、アカウントとユーザーのアクセス権限を細かく制御できるように設計されています。
アクセス権限を変更するための要件
- ［管理者権限を他の従業員ユーザーに委任する］ 権限、または ［従業員ユーザーの管理］ 権限。
- 従業員ユーザーが実行できるのは、自身に付与されたアクセス権限の付与または編集のみです。
権限の管理方法
- ShareFileで、［ユーザー］>［ユーザーの管理のホーム］ に移動します。
- ユーザーを参照または検索します。ユーザー、または右側の ［管理］ アイコンを選択して、ユーザープロファイルを開きます。
- 必要に応じて権限を変更し、［保存］ します。
デフォルトの従業員の権限
従業員を作成すると、デフォルトで次の権限が付与されます。これらの設定は、ユーザー作成時に変更できます。
注：
グレーの設定は、作成ユーザーが他のユーザーにアクセスできない、または他のユーザーに付与することが許可されていないアクセス許可を示します。そのため、他のユーザーにそのパーミッションを付与することはできません。
基本情報
- 作成日-アカウントが作成された日付。
- メールアドレス-ユーザーの電子メールアドレス。
- 名
- 姓
- 会社名
- 通知- ユーザーのデフォルトの通知頻度設定を変更します 。
- デフォルトの電子メール言語- ユーザーのデフォルトの電子メール通知言語を変更します。
- パスワード-ユーザーがパスワードを変更する場合は、サインイン画面の [ パスワードを忘れた場合 ] リンクを使用できます。リンクがマークされていない場合は、サインインを支援するために従業員の権限を管理できる従業員に連絡する必要があります。
- 帯域幅制限-従業員の月間帯域幅の最大許容値を選択できます。この制限により、従業員が許可した以上のデータを個人的にアップロードおよびダウンロードすることはできなくなります。また、すべてのフォルダーにも適用されるため、他のユーザーとファイルを希望以上に共有することはできません。従業員の帯域幅制限は、従業員のフォルダーからダウンロードできる量を制限することで、従業員がサポートするクライアントにも影響します。帯域幅制限は、帯域幅の超過を防ぐために従業員の使用を制限する必要があるアカウントで使用されます。
- 認証-この設定は、お客様がShareFile認証情報または2段階認証を使用している場合に提供されます。
個人設定にアクセスする
個人設定では、ユーザーは自分の名前、会社名、アバターを管理できます。パスワードを変更する権限があれば、このページでパスワードを更新または変更できます。
企業アカウント権限へのアクセス
詳細設定はアカウント全体の設定で 、会社アカウントへのアクセス権限を付与された従業員ユーザーがオンまたはオフにできます 。これらの設定は、［管理］>［詳細設定］ で確認できます。
クライアントの作成
共有フォルダーへのアクセスが制限された外部クライアントを作成します。
外部（クライアント）ユーザーを作成するための要件
- 従業員ユーザー。
- ［クライアントユーザーの管理］ 権限。
- 外部（クライアント）メールアドレスを変更したり、システムから外部（クライアント）ユーザーを削除したりするには、どちらの場合も ［従業員ユーザーの管理］ 権限が必要です。
外部 (クライアント) ユーザーを作成するには、「 ユーザー」>「ユーザーの管理」ホームに移動します。「 クライアントを作成」を選択します。「 新規クライアントの作成 」画面が表示されます。
ユーザーにフォルダーを割り当て、そのユーザーを配布グループに追加できます。フォルダーのアクセス権限を既存のユーザーから新しいユーザーにコピーすることもできます。[ フォルダアクセスのコピー ] オプションを使用すると、フォルダ権限のみがコピーされ、アカウント権限はコピーされません。
その後、新しいユーザーにようこそメールを送信することも、後で送信することもできます。このメールには、新しいアカウントを有効にするためのリンクが含まれています。
ユーザーにフォルダーアクセス権を与える
[ フォルダーに人を追加 ]メニューからクライアントユーザーを作成することもできます。現在アカウントのメンバーではないフォルダーに個人を追加すると、クライアントユーザーが作成されます。
- 新しいユーザーアクセス権を付与するフォルダーの名前をクリックします。
- 「 ユーザー 」タブまたはフォルダーアクセスメニューにアクセスします。
- ［フォルダーへのユーザーの追加］ ボタンをクリックします。
- ［新しいユーザーの作成］ をクリックして、クライアントユーザーをこの特定のフォルダーにアクセスできるアカウントに追加します。
- ユーザーのメールアドレス、姓、名は必須です。ユーザーがクライアントユーザーとして作成され、左側のペインにあるユーザー一覧に追加されます。
- 右下の ［追加ユーザーに通知］ オプションをオンにします。
- 変更を保存します。その後、ユーザーは、フォルダーに追加され、アカウントをアクティブ化する必要があるというメール通知を受け取ります。
特定の相手への送信
[特定の人に送信] では、ShareFile 電子メールシステムを使用してファイルを送信できます。この方法では、ファイルをダウンロードするための安全なリンクを含む電子メールメッセージが受信者に送信されます。アカウントに保存されているファイルを送信することも、コンピューターに保存されているファイルを送信することもできます。
詳細については、「 特定のユーザーに送信する 」を参照してください。
従業員を参照
ShareFileから、「 ユーザー」>「従業員を参照 」をクリックし、従業員ユーザーを探します。彼らの名前をクリックして、彼らのプロフィールページにアクセスします。
クライアントの参照
ShareFileから、「 ユーザー」>「クライアントを参照 」をクリックし、クライアントユーザーを探します。彼らの名前をクリックして、彼らのプロフィールページにアクセスします。
共有アドレス帳
共有アドレス帳は、すべての従業員ユーザー間で共有されます。このアドレス帳は、ユーザーをフォルダーに追加するとき、またはファイルをすばやく送信するときにアクセスできます。
配信グループ
新しい配布グループを設定するとき、ユーザーはグループをすべての従業員と共有できます。この権限が有効になっている場合、従業員ユーザーは、システム上に作成され、他のユーザーと共有されているグループにユーザーを追加できます。
ウェルカムメールの再送
アクティベーションリンクを含むウェルカムメールを再送信するには：
- ShareFileで、[ ユーザー] > [ウェルカムメールを再送信] に移動します。
- ユーザーのメールアドレスまたは名前を入力して [宛先] フィールドに追加するか、アドレス帳からユーザーを選択します。
- 必要に応じて、電子メールメッセージをカスタマイズします。
- ［送信］ をクリックします。