ドキュメントテンプレート
文書テンプレートは、契約書、請求書、提案書など、さまざまな種類の文書をすぐに使える設計図です。これにより、同じまたは類似の文書を繰り返し作成する必要があるプロセスを合理化できます。ドキュメントテンプレートはそのまま使用することも、ドキュメントの最初のドラフトとして使用することもできます。
ShareFileのドキュメントテンプレートは、Salesforceなどの他のアプリケーションから値を自動的に取り込んでドキュメントに貼り付けることができます。また、ShareFileのネイティブ電子署名機能とシームレスに統合されています。
情報をデジタル文書に手動でコピーして貼り付けるのは時間がかかり、意図しない人的ミスが発生しやすくなります。文書テンプレートを使用すると、NDA、契約書、請求書などの繰り返し使用する文書をすばやく送信して署名できます。
メモ：
- 現在、ShareFileはドキュメントテンプレートの.pdf形式のみをサポートしています。
- 新しい文書テンプレートを作成するときは、個人健康情報 (PHI) やその他の機密情報をそのテンプレートに含めないでください。
ドキュメントテンプレートは、さまざまなタイプのデジタルドキュメントに適用できます。いくつかの例を以下に示します：
- 新規顧客へのエンゲージメントレター
- 新入社員を雇用するための雇用オファーレター
- 秘密保持契約
- 離婚和解契約
- 州税フォーム
- レンタルおよびリース契約
- 予算承認提案
- 作業明細書
- 購入注文
- 請求書と請求書
- ローン申請
- 銀行口座申請
- 共同クレジット申請
文書テンプレートの構成要素
ドキュメントテンプレートは、いくつかの主要コンポーネントで構成されています。次のセクションを使用して、各コンポーネントについて学習してください。
ファイル
テンプレートのベースファイル。
役割
各役割は、文書署名プロセスに関与する利害関係者または当事者を代表します。特定の関係者が入力する必要があるすべてのフィールドをまとめることができるように、すべてのロールにフィールドを割り当てることができます。誰かがドキュメントテンプレートを使用する場合、各ロールの名前とメールアドレスを入力するよう求められます。
たとえば、従業員を雇用するためのオファーレターには、人事部（HR）と採用予定者が署名します。このユースケースのドキュメントテンプレートには、HRと将来の従業員という2つの役割が必要です。このテンプレートを署名用に送信する際、ユーザーは人事担当者と見込み顧客の電子メールアドレスを提供し、どちらもこの署名リクエストを受け取ります。
変数
ShareFileやサードパーティアプリケーションのデータを自動的にドキュメントに入力または貼り付けることができます。。変数は、このデータのソースと、文書に自動的に入力する予定のデータのタイプを指定するために使用されます。
たとえば、Salesforceを使用して見込み客や見込み客を追跡している場合は、ShareFileで契約書テンプレートを作成すると、署名用に送信するときにこの情報を文書に自動的に入力または貼り付けられます。この場合、変数のソースは Salesforce で、データタイプはリードです。
フィールドのタイプ
文書テンプレートを作成する際に、文書の作成時に入力できるフィールドや、文書の署名者が入力できるさまざまなフィールドを文書テンプレートに追加できます。
ShareFileのドキュメントテンプレートには、2種類のフィールドを追加できます。これらは「テンプレートの作成」ウィンドウの左ペインに表示され、ドラッグアンドドロップで簡単にテンプレートに追加できます：
-
システム入力フィールド: これらのフィールドを使用すると、作成時にデータを自動的に文書に貼り付けることができます。これは変数を使って行うことができます。下の画面に示すように、左ペインの [変数の管理] ボタンを使用して新しい変数を作成できます。
たとえば、このエンゲージメントレターテンプレートでは、変数 Customer1 を使用して、次に示すように、左側のペインから電子メール、会社、名前、姓などのデータを追加できます 。これらは、クライアントに署名用に文書を送信したときに自動的に文書に追加されます
-
署名者フィールド: これらのフィールドを使用して、このテンプレートから作成された文書を受け取るユーザーが入力する必要のあるフィールドを追加できます。すべての署名者フィールドをロールに割り当てる必要があります。現在、以下のタイプの署名者フィールドをサポートしています：
- 署名
- イニシャル
- 日付
- テキスト
- ドロップダウン
- チェックボックス
- 添付ファイル
- チェックボックスグループ
たとえば、このエンゲージメントレターテンプレートには、クライアントが入力する名前と署名のフィールドが追加されています。
-
注釈： 注釈を使用して、カスタムラベル、チェックボックス、または保存済みの署名をPDF文書に追加できます。現在、次のタイプのアノテーションをサポートしています：
- 署名
- テキスト
- チェックボックス
注：
署名タイプの注釈を文書に追加すると、「署名を追加」ポップアップウィンドウが開きます。署名を描くか、名前を入力することができます。これは、作成時に文書のフィールド位置に追加されます。
ドキュメントテンプレートを作成する
ShareFile でドキュメントテンプレートを作成するには、次の 5 つの方法があります：
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ShareFileを開き、ダッシュボードの [ **ショートカットからテンプレートを作成** ] を選択します。
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ShareFile を開き、[ テンプレート] に移動します。
「 テンプレート 」ページが表示されます。[ 作成 ] > [ ドキュメントテンプレート] を選択します。
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ShareFileを開き、[ フォルダー ] > [PDFファイルを選択] > [ 新しいテンプレートを作成] に移動します。
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ShareFileを開き、[ フォルダー ] > [PDFファイルを選択] > [右クリックしてメニューを開く] > [ 新しいテンプレートを作成] を選択します。
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ShareFile を開き、[ フォルダー ] に移動し、 プレビューで開くPDF ファイルを選択します。「 プレビュー 」メニューから「 新規テンプレートを作成 」を選択します。
詳細については、「 テンプレートライブラリ」を参照してください。
ドキュメントテンプレートを作成する手順
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ShareFile で、「 テンプレート」に移動します。
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[ 作成 ] > [ ドキュメントテンプレート] を選択します。[ テンプレートの作成 ] 画面が表示されます。
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「 ファイルを参照 」リンクを使用して、コンピューターまたはShareFileアカウントからPDFを選択します。
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「 署名者の役割」で、「 新しい役割を追加」を選択します。各役割は、文書署名プロセスに関与する利害関係者または当事者を代表します。ドキュメントテンプレートには複数のロールを追加できます。 ロールの詳細については、「 ドキュメントテンプレートコンポーネント」を参照してください。
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複数の役割がある場合は、トグルを使用して署名順序を設定できます。ロールを上下にドラッグして署名順序を設定できます。
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[ 次のステップ:フィールドを配置]を選択します。「フィールドを配置 」画面が表示されます。
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フィールドをドラッグアンドドロップしてドキュメントテンプレートに追加します。フィールドをクリックして、フィールドを必須としてマークするなど、そのフィールドの設定を変更できます。
注：
フィールドを追加または配置するときは、ドロップダウンメニューを使用してフィールドに適した役割を選択してください。役割に関連するすべてのフィールドは、その役割に関連する署名者に割り当てられます。
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[ 次のステップ] を選択します。[ 確認と保存 ] 画面が表示されます。
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新しいドキュメントテンプレートの名前と説明を入力します。
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KBA やパスコードなど、 追加のセキュリティオプションを設定できます 。
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KBA 要件 -署名者は知識ベースのクイズで本人確認を行う必要があります。各署名者は、文書に署名する前に個別に検証する必要があります。
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パスコード -受信者が文書にアクセスするには、5 桁のパスコードを入力する必要があります。
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[ テンプレートを保存] を選択します。
新しいドキュメントテンプレートがテンプレートページに表示されます 。
署名用の文書テンプレートを送信
ShareFileで署名用の文書テンプレートを送信する方法は3つあります
ダッシュボードから
ShareFileで署名用の文書を送信するテンプレートを選択できるようになりました
- ShareFileアカウントにログインし、ダッシュボードから [ 署名用に送信] タブを選択すると、[ **署名要求** ] ウィンドウが開きます。
- ウィンドウ上部の [ 送信する文書 ] セクションで [ ファイルを参照 ] オプションを選択し、ドロップダウンメニューから [ テンプレートを使用する] オプションをクリックします。
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[ テンプレートの選択] ウィンドウが表示されます。ShareFileで作成したドキュメントテンプレートを選択することも、RightSignature ユーザーの場合は既存のRightSignature テンプレートを選択することもできます。
注：
ニーズに合ったドキュメントテンプレートが見つからない場合は、[ 作成 ] を選択して新しいテンプレートを作成します。
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「 署名要求 」ウィンドウが開き、選択したテンプレートに基づいて文書が作成されます。以下に示すように、画面の下部にある [テンプレートの変更] ボタンを選択すると、別のテンプレートを選択できます。
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各受信者の名前とメールアドレスを入力します。
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各変数の値を入力して、その変数に関連するすべてのフィールドに自動的に入力できるようにします。
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[ 次のステップ ] を選択して、自動的に入力されたデータを確認します。
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「 次のステップ 」を選択して文書名を編集し、すべての署名者に送信されるメモを追加します。署名済み文書を保存する場所を変更できます。ドキュメントのセキュリティオプションを更新することもできます。
- ナレッジベース認証-署名者はナレッジベースのクイズで本人確認を行う必要があります 。各署名者は、文書に署名する前に個別に検証する必要があります。
- パスコード -受信者が文書にアクセスするには、5 桁のパスコードを入力する必要があります。
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作成されたドキュメントのロールまたはフィールドを直前に変更したい場合は、「 ロールとフィールドを変更」を選択できます。
注：
このフローを使用して変更を行っても、ドキュメントテンプレートは変更されません。これらの変更は、この署名依頼で署名用に作成された文書にのみ適用されます。
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これで、文書を署名用に送信する準備が整いました。[ 署名用に送信] を選択します。
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署名リクエストが送信され、ドキュメントテンプレートが開き、以下に示すように 「署名リクエストを送信しました」という通知が表示されます 。
注：
「表示」をクリックすると、 送信された署名リクエストの詳細を表示できます。右側のペインには、送信した署名リクエストの詳細とアクティビティが表示されます。署名者にリマインダーを送信したり、 リクエストを修正、ダウンロード、キャンセルしたりできます 。
ドキュメントテンプレートの詳細ページから
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ShareFile で、「 テンプレート」に移動します。
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署名用に送信する文書テンプレートを選択します。クリックすると、詳細ページが開きます。
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詳細ページで、「 署名リクエストとして送信」を選択します。
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各受信者の名前とメールアドレスを入力します。[ 次のステップ] を選択します。
-
文書名を編集し、すべての署名者に送信されるメモを追加できます。
-
署名済み文書を保存する場所を変更できます。
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ナレッジベース認証-署名者はナレッジベースのクイズで本人確認を行う必要があります 。各署名者は、文書に署名する前に個別に検証する必要があります。
-
パスコード -受信者が文書にアクセスするには、5 桁のパスコードを入力する必要があります。
-
-
これで、文書を署名用に送信する準備が整いました。[ 署名リクエストを送信] を選択します。
ShareFileやサードパーティアプリケーションのデータを自動的にドキュメントに入力または貼り付ける
日常業務では、文書を繰り返し作成しているかもしれません。繰り返し使用する文書とは、同じ文書か、ごくわずかな違いがある文書です。
たとえば、新しいクライアントのオンボーディングに使用されるエンゲージメントレターは、クライアントごとにパーソナライズする必要があります。クライアント情報はオンボーディングのたびに変わりますが、一般的な契約条件は変わらない場合があります。
ドキュメントテンプレートを使用して、ShareFileやSalesforceなどの他のアプリケーションから情報を取り込み、自動的にドキュメントに貼り付けることができます。ユーザーは、データを手動でコピーしてドキュメントに貼り付ける必要なく、ドキュメントをカスタマイズできます。これにより、時間を節約できるだけでなく、意図しないコピーアンドペーストのエラーを防ぐことができます。
上記の例では、クライアント情報をShareFileのクライアントユーザーデータまたはSalesforceリードデータから取得し、エンゲージメントレターに自動的に貼り付け、15秒以内に署名用に送信できます。
ドキュメントテンプレートは、次のソースから値を取り込むように設定できます：
| 接続元 | 種類 |
|---|---|
| ShareFile | クライアントユーザー、 従業員ユーザー |
| Salesforce | リード、アカウント、オポチュニティ、見積もり、連絡先 |
注：
インテグレーションがインストールされていない場合は、[ アプリ] > [サードパーティインテグレーション ] に移動して新しいインテグレーションをインストールできます。
さまざまなアプリケーションのデータを自動的に入力または貼り付けることができるテンプレートを作成する手順
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ShareFile で、「 テンプレート」に移動します。
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[ 作成 ] > [ ドキュメントテンプレート] を選択します。[ テンプレートの作成 ] 画面が表示されます。
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「 署名者の役割」で、「 新しい役割を追加」を選択します。各役割は、文書署名プロセスに関与する利害関係者または当事者を代表します。ドキュメントテンプレートには複数のロールを追加できます。 ロールの詳細については 、「 ドキュメントテンプレートコンポーネント」を参照してください。
-
複数の役割がある場合は、トグルを使用して署名順序を設定できます。ロールを上下にドラッグして署名順序を設定できます。
-
[ 変数 ] で [ 新しい変数を追加] を選択します。変数は、文書に自動的に入力する必要があるデータのソースとタイプを指定するために使用されます。変数の詳細については、「ドキュメントテンプレートコンポーネント」を参照してください。
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変数ごとに、 **ドロップダウンメニューからデータソースとデータタイプを選択します** 。サポートされているデータソースとタイプのリストは、「 ShareFileおよびサードパーティアプリケーションのデータをドキュメントに自動的に入力または貼り付ける」セクションにあります。
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[ 次のステップ:フィールドを配置]を選択します。「フィールドを配置」画面が表示され、左側のナビゲーションペインで「署名者」が入力されたタブが選択されます 。
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「 署名者入力」 タブでは、フィールドをドラッグアンドドロップして文書テンプレートに追加できます。フィールドをクリックして、フィールドを必須としてマークするなど、そのフィールドの設定を変更できます。
注：
フィールドを追加または配置するときは、ドロップダウンメニューを使用してフィールドに適した役割を選択してください。役割に関連するすべてのフィールドは、その役割に関連する署名者に割り当てられます。
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左側のナビゲーションペインから、[ システム入力] タブを選択します 。
-
「 システム入力 」タブでは、ドロップダウンリストから変数を選択して、その変数に使用できるすべてのフィールドを表示できます。フィールドをドラッグアンドドロップして、ドキュメントテンプレートに追加できます。これらのフィールドには、署名用のテンプレートを送信するときに自動的にデータが入力されます。
注：
検索バーを使用して、目的のフィールドをすばやく検索できます。
-
[ 次のステップ:確認して保存] を選択します。
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新しいドキュメントテンプレートの名前と説明を入力します。
-
KBA やパスコードなど、 追加のセキュリティオプションを設定できます 。
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KBA 要件 -署名者は知識ベースのクイズで本人確認を行う必要があります。各署名者は、文書に署名する前に個別に検証する必要があります。
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パスコード -受信者が文書にアクセスするには、5 桁のパスコードを入力する必要があります。
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組織内の他のユーザーにこのテンプレートを使用させる-他の従業員ユーザーが [テンプレート] ページの [ Shared with me ] タブでこのドキュメントテンプレートを表示して使用できるようにします。
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-
[ テンプレートを保存] を選択します。
新しいドキュメントテンプレートがテンプレートページに表示されます。
さまざまなアプリケーションからデータを自動的に入力または貼り付けできるテンプレートを送信する手順
-
ShareFile で、「 テンプレート」に移動します。
-
署名用に送信する文書テンプレートを選択します。クリックすると、詳細ページが開きます。
-
詳細ページで、「 署名リクエストとして送信」を選択します。
-
各受信者の名前とメールアドレスを入力します。
-
各変数の値を入力して、その変数に関連するすべてのフィールドに自動的に入力できるようにします。
-
[次のステップ] を選択して、自動的に入力されたデータを確認します。
-
「 次のステップ 」を選択して文書名を編集し、すべての署名者に送信されるメモを追加します。署名済み文書を保存する場所を変更できます。ドキュメントのセキュリティオプションを更新することもできます。
-
ナレッジベース認証-署名者はナレッジベースのクイズで本人確認を行う必要があります 。各署名者は、文書に署名する前に個別に検証する必要があります。
-
パスコード -受信者が文書にアクセスするには、5 桁のパスコードを入力する必要があります。
-
-
これで、文書を署名用に送信する準備が整いました。[ 署名用に送信] を選択します。
ドキュメントテンプレートを編集する
テンプレートを編集するには、次の手順に従います。
-
ShareFile で、「 テンプレート」に移動します。
-
テンプレートページから 、編集するドキュメントテンプレートを選択します。
-
［編集］を選択します。
-
ドキュメントテンプレートで使用されているファイルを、役割と変数とともに変更できます。
注意:
テンプレートを編集しても、すでに作成されている文書は変更されません。
-
[ 次のステップ:フィールドを配置]を選択します。
フィールドを追加または削除したり、フィールドをクリックしてそのフィールドの設定を変更したりできます。
注:
フィールドを追加または配置するときは、ドロップダウンメニューを使用してフィールドに適した役割を選択してください。役割に関連するすべてのフィールドは、その役割に関連する署名者に割り当てられます。
-
[ 次のステップ] を選択します。[ 確認と保存 ] 画面が表示されます。
ここで、テンプレートの名前と説明を、セキュリティオプションとともに更新できます。
-
[ テンプレートを保存] を選択します。 更新されたテンプレートがテンプレートページに表示されます 。
ドキュメントテンプレートを組織内の他のユーザーと共有する
-
ShareFile で、「 テンプレート」に移動します。
-
テンプレートページから 、共有したいドキュメントテンプレートを選択します。
-
［共有］ を選択します。[ リソースの共有 ] 画面が表示されます。
-
「 宛先 」フィールドに受信者の名前を入力します。
-
[ 権限 ] で、受信者に割り当てる役割を選択します。各ロールに関連付けられている権限を表示するには、[ 表示] を選択します。
役割 アクセス許可 目的 ビューア 受信者はテンプレートと元のファイルを表示できます このテンプレートを文書ワークフローに使用する受信者に最適です。テンプレートを編集または変更することはできません。 コントリビューター 受信者はテンプレートを表示および変更でき、基になるファイルを表示、変更、削除できます。 テンプレートや元のファイルに変更を加える予定の受信者に最適です。受信者が行った変更は、テンプレートを使用するすべてのユーザーに反映されます。 クリエーター 受信者はテンプレート作成者と同じ権限を持ちます テンプレートの所有権を別の従業員に委任する場合に最適です。たとえば、ある従業員が退職する場合、テンプレートを別の従業員と共有して長期間のメンテナンスを行うことができます。 カスタム 受信者には、選択内容に基づいてカスタム権限が付与されます デフォルトの役割ではニーズが満たされない場合に最適です。受信者にはきめ細かい権限を設定できます。 -
［共有］ を選択します。
受信者は、「 Shared with me 」タブのテンプレートライブラリでこのテンプレートを表示できます。
ドキュメントテンプレートを管理
ドキュメントテンプレートをカスタマイズし、 テンプレート属性を追加、削除、または変更できるようになりました 。詳細については、 ここをクリックしてテンプレートライブラリを参照してください 。