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ShareFileでの共同編集

July 25, 2024
寄稿者: 
P

この記事では、SShareFile アカウントから編集可能なリンクを共同編集および共有するために必要な手順について説明します。これにより、受信者はMicrosoft Officeファイルを編集できるようになります。

Mac または Windows で Microsoft Office アプリケーションに直接アクセスするための場所を追加する

Mac または Windows で提供されている情報を使用して、Microsoft Office アカウントに直接アクセスできる場所を追加してください。

Supported Microsoft Office 365 Plans

  1. 個人プラン:個人プランはサポートしていません
  2. ビジネスプラン:以下のビジネスプランがサポートされています：
    • Microsoft 365 Business Standard
    • Premium
    • ビジネス向けMicrosoft 365 アプリ

  3. エンタープライズプラン:現在、以下のエンタープライズプランをサポートしています：

    • Microsoft 365/Office 365 E3 & E5
    • Microsoft 365 Apps for Enterprises
    • Microsoft 365/Office 365 G3およびG5（政府機関向け）
    • Business standardおよびpremium、E3およびE5（非営利団体向け）

詳細については、「 Microsoft 365 と Office 365 のプランオプション 」を参照してください。

共同編集に関するShareFileユーザー要件

この機能は、次の要件が満たされている限り、従業員ユーザーとクライアントユーザーの両方が利用できます。

  • ファイルのプレビュー-ファイルが保存されているフォルダーでダウンロード権限が有効になっている必要があります 。

  • ファイルの編集 -ShareFile でファイルを編集するには、次の要件が必要です。

    • Microsoft Office 365の商用ライセンスが必要です。
    • ファイルが保存されているフォルダーへのアップロードおよびダウンロード権限。
    • ファイルのバージョン管理が有効になっている。

注:

アーカイブプラン内のファイルバージョン管理に関する制限のため、ShareFile FINRA アーカイブプランまたは ShareFile Enterprise Archiving プランでは共同編集はサポートされていません。

Office オンライン編集を有効にする-ShareFile 管理ストレージ

ShareFile管理ストレージを使用しているお客様 (オンプレミスストレージを使用していないお客様)-この機能は、アカウントの管理者ユーザーによって有効化されます。

免責事項:

この機能を有効にすると、リンク先のMicrosoft利用規約とプライバシーポリシーを確認して同意したものとみなされます。 編集にはプレビューオプションが必要です 。

ファイルタイプの要件

Microsoft の要件編集に必要なファイルタイプ。

アプリケーション ファイルのプレビュー ファイルの編集
Word .doc .docm .docx .dot .dotm .dotm .dotx .odt docm .docx .odt
Excel .xls .xlsm .xlsb .xlsx .ods xlsb .xlsm .xlsx
PowerPoint .odp .pot .potm .ppx .ppsm .ppsm .ppsx .pptm .pptx .odp .ppsx .pptx

制限事項と既知の問題

  • この機能は、Microsoft の既知の問題と制限の対象となります。

  • 編集機能は、HIPAA クラウド、アーカイブ、および VDR アカウントとは互換性がありません。

  • ファイルが保存されていることを確認するには、終了する前にエディターの下部に「Saved to ShareFile」と表示されていることを確認してください。

  • 現在、更新されたバージョンにアクセスまたはプレビューするには、ファイルの編集後にShareFile フォルダーを更新する必要があります。

  • 編集オプションを選択したら 、新しいタブが読み込まれている間は [ 編集 ] を再度選択しないでください。これは同時アクセス試行として登録され、ファイルへのアクセスでエラーが発生する可能性があります。

  • **プライベートゾーンのプレビューと編集は** 、Storage Zones Controller構成の設定でのみ有効または無効にできます。これらはゾーンレベルでのみ有効で、ウェブアプリケーションの管理設定とは無関係です。

  • マルチテナントゾーンの場合:この設定はマルチテナントゾーンレベルで有効/無効になるため、すべてのテナントに影響します。テナントレベルで有効化/無効化することはできません。

  • Microsoft Office Online の制限により、0 バイトのファイルはプレビューも編集もできません。

ファイルの編集

編集するには、Office Online の編集がサポートされているファイルの種類を右クリックして、[ ドキュメントの編集] を選択します。

注:

ファイルにアクセスする前に Microsoft Office の資格情報を確認するように求められます。

Office 365 アカウントにサインインすると、ファイルを編集できます。

ファイルへの変更は自動的に保存されます。Office Online の編集セッションの左上に、ファイルの保存状況が表示されます。エディターを終了する前に、「ShareFile に保存」と表示されていることを確認します。

Microsoft Officeファイルの共同編集

ShareFileでは、複数のユーザーが同時にファイルを編集できます。ドキュメントを共同編集したり、アクティブな編集セッションに参加したりするには、ファイルを右クリックして [ ドキュメントの編集] を選択します。

Microsoft の認証情報を確認したら、Web ベースのエディタを使用してファイルを変更できます。

Microsoft Office アプリケーションでの共有をオンラインで使用する

対応する Microsoft Office アプリケーションでオンラインでファイルが開いているときに、編集セッションに他のユーザーを追加したり、共有したりするには、次の手順に従います。

  1. 対応するMicrosoft Officeアプリケーションでオンラインでファイルを開いたら、[ 共有] を選択します。

    編集可能なリンクの取得

    共有画面が表示されます 。共有オプションと構成の詳細については、次のセクションを参照してください。

編集セッションの他のユーザーには、ドキュメント内の色付きのカーソルが表示されます。エディターメニューの右上隅に編集中のユーザーを表示することもできます。

編集可能なリンクの取得

共有可能なリンクの取得

リンクを取得すると、編集可能なリンクを受信者と共有できます。

メモ：

  • 組織の内部および外部のすべての共同作業者は、Microsoft Officeとのオンライン統合を利用できます。作成者はアクセス権限を選択し、共同作業者はMicrosoft社のライセンスを取得する必要があります。

  • この機能は、Microsoft Officeの編集の設定が有効になっているShareFile AdvancedおよびPremiumエディションのお客様が利用できます。

    enable editable

  • 互換性のあるファイル形式は、Wordの.docx、PowerPointの.pptx、Excelの.xlsxです。

  1. ShareFileアカウントで、共有するファイルを選択します。

  2. ［共有］ を選択します。

    編集可能なリンクの取得

  3. [ ログイン後に編集できるユーザー] の下にある [ **コピー ] を選択します。** オプション。

    編集可能なリンクの取得

    「クリップボードにリンクがコピーされました」というメッセージが短時間表示されます。

  4. コピーしたリンクをメールで共有または別のコミュニケーションアプリと共有します。

    編集可能なリンクの取得

特定の相手への送信

ShareFileを使用して特定の人に ［共有］ メッセージを送信する場合は、このオプションを使用します。

  1. ShareFileアカウントで共有するファイルに移動します。

  2. 共有するファイルを選択します。

    Share

  3. メニューから ［共有］ を選択します。

  4. 表示されるオプションの下にある ［特定の相手への送信］ を選択します。

    編集可能なリンクの取得

    ［特定の相手への送信］ メッセージウィンドウが表示されます。

    編集可能なリンクの取得

  5. ［オプションの編集］ を選択して、次のオプションを確認して設定します：

    • アクセスオプション：

      • 受信者に次のことを許可する:-Microsoft Office ファイルの編集を許可するには、[ 編集 (サインインが必要) ] を選択します。

      • アクセスの有効期限 - 受信者用のさまざまな有効期限オプションから選択します。

      • ［受信者のサインインを要求する］ チェックボックス。

      • ユーザーごとのダウンロード回数 - 必要に応じてダウンロード数を制限します。

      • ［ファイルの最新バージョンに常にリンクを設定］ チェックボックス。

    • 通知：

      • ［アクセスされたら通知する］ チェックボックス。

      • ［このメールのコピーを自分に送信する］ チェックボックス。

  6. ［Save］ を選択します。

  7. ［宛先］ ボックスに受信者のメールアドレスを入力します。

  8. ［件名］ は事前入力されていますが、テキストを再入力できます。

  9. 必要に応じてメッセージを入力します。

  10. 必要に応じて、［件名とメッセージを記憶する］ チェックボックスをクリックします。

  11. ［送信］ をクリックします。

「共有の送信に成功しました」というメッセージが短時間表示されます。

リンクオプション

［…］ を選択して、リンクのオプションを ［編集］ するか、リンクを ［置換］ または ［削除］ します。

リンクオプション

オプションの編集

［オプションの編集］ で、受信者のアクセスと通知のパラメーターを設定します。

オプションの編集

アクセスオプション

［アクセスオプション］ で、受信者のアクセスパラメーターを選択します。

  • このリンクの受信者に許可するアクセス権限：

    • 表示 - 受信者は ［プレビュー］ ウィンドウでファイルを表示することのみ可能です。

    • ダウンロード - 受信者はファイルをダウンロードできます。

    • 編集（サインインが必要） - 受信者はファイルを編集できますが、クライアントまたは従業員の資格情報でサインインする必要があります。

  • このリンクにアクセスできるユーザー:：

    • 全ユーザー（匿名） - 受信者は ［プレビュー］ ウィンドウでファイルを表示することのみ可能です。

    • 全ユーザー（名前と電子メールが必要） - 受信者はファイルをダウンロードできます。

    • クライアントおよび従業員ユーザー（サインインが必要） - 受信者にはサインイン画面が表示されます。サインインしてコンテンツを表示するには、受信者がアカウント内の既存のユーザー（従業員またはクライアントユーザー）である必要があります。受信者がアカウント内のユーザーでない場合、受信者がファイルにアクセスできるようにするには、受信者のユーザーアカウントを作成する必要があります。

    • 従業員ユーザー（サインインが必要） - 受信者にはサインイン画面が表示されます。受信者は、サインインするアカウントの既存の従業員ユーザーである必要があります。受信者がアカウント内のユーザーでない場合、受信者がファイルにアクセスできるようにするには、受信者のユーザーアカウントを作成する必要があります。

  • ［表示アクセスの有効期限］ は、利用可能なプリセットに合わせて調整できます。

  • デフォルトでは、［ファイルの最新バージョンに常にリンクを設定］ が選択されています。ファイルの現在のバージョンは、リンク内ですぐに入手できます。

通知

このチェックボックスはデフォルトで、ファイルにアクセスがあったときにファイルの送信者が通知を受け取るように設定されています。この通知を受け取りたくない場合は、チェックボックスをオフにしてください。

リンクの置換

リンクの置換

［リンクの置換］ で、同じ権限を持つ新しいリンクを作成できます。古いリンクにはアクセスできなくなります。

リンクの削除

リンクの削除

［リンクの削除］ により、リンクにアクセスできなくなります。共有プロセスを再開すると、新しいリンクが作成されます。

ファイルをプレビューする

Microsoft Office ファイルをプレビューするには、 ファイルを選択してコンテンツビューアーでプレビューを開きます。プレビューは左側のペインにレンダリングされます。詳細については、「 ファイルのプレビュー 」を参照してください。

ShareFileでの共同編集
July 25, 2024
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July 25, 2024
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