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DesignFlow による HR オンボーディング

October 23, 2024
寄稿者: 
C

ShareFile 用の HR Onboarding by DesignFlow プロジェクト テンプレートは、人事部門が新入社員のオンボーディング プロセスを管理および整理するのを支援するために設計されています。 このテンプレートは、タスク、ドキュメント要求、および情報収集を統一的に構造化するのに役立ちます。

HR オンボーディング プロジェクト テンプレートの概要

従業員のオンボーディングは、多くの手順が必要なため、多くの組織にとって困難な場合があります。 大きな問題点は、新入社員からデータを効率的に収集し、タスクを割り当て、進捗状況を監視することです。

たとえば、新入社員は以下を提供する必要があります。

  • 財務文書 納税申告書、口座振替フォーム、銀行取引明細書など。
  • 個人文書 (福利厚生登録、I-9 フォームなど)
  • 人口統計情報 名前、電話番号、緊急連絡先情報など。

さらに、新入社員のオンボーディングには、さまざまな部門の関与を必要とする多くのタスクを実行する必要があります。 たとえば、新入社員のラップトップとアクセスのセットアップでは、IT 部門がプロセスに関与する必要があります。

これらの課題に対処するために、DesignFlow の HR オンボーディング プロジェクト テンプレートは、デジタルで統合されたオンボーディング エクスペリエンスを作成します。これにより、必要なすべてのツールが 1 つのプロジェクトに統合され、シームレスなオンボーディング エクスペリエンスが実現します。

テンプレートは、ドキュメント要求、情報要求、従業員オンボーディング タスクを介したデータ収集に重点を置いたオンボーディング タスクとプロセスの定義済み構造を提供します。 さらに、オンボーディング タスク専用のセクションがあり、さまざまな部門の従業員が関与するタスクの割り当て、追跡、管理に使用できます。

このテンプレートのデフォルトのコンポーネントのいくつかを以下で説明します。

  • ホーム: これは、以下に示すように、HR オンボーディング テンプレートを開いたときに表示されるデフォルトのページです。

    HRオンボーディングデザインフロー1

  • タスク: このセクションでは、オンボーディング中に従業員が実行するさまざまなタスクについて説明します。 たとえば、以下のスクリーンショットでは、従業員はオンボーディング プロセスの一環として、給与計算登録 & HR 福利厚生登録などのタスクを完了する必要があります。

    HRオンボーディングデザインフロー2

  • 書類リクエスト: このセクションは、個人情報や財務書類など、従業員のオンボーディングに必要な書類をリクエストするためのものです。 テンプレート内のフィールドは、要件に応じて追加のドキュメント タイプや情報フィールドなど、特定のオンボーディング ニーズに合わせて変更できます。

    HRオンボーディングデザインフロー3

    この例では、個人文書と財務文書に必要な文書を示しました。 たとえば、個人文書の場合、従業員は I-9 フォーム、福利厚生登録フォーム、およびポリシー承認文書を提出する必要があります。 一方、財務文書については、従業員は W-4 フォーム、州の源泉徴収税フォーム、および直接入金フォームを提出する必要があります。

    HRオンボーディングデザインフロー4

    HRオンボーディングデザインフロー5

    注意:

    アップロードされたすべてのドキュメントは、添付ファイル セクションにあります。また、次のセクションで説明する ファイル タブにも表示されます。

  • 情報リクエスト: このセクションでは、新入社員から、 名前、電話番号、社会保障番号 および 緊急連絡先などの人口統計情報など、重要な情報を収集します。 質問 セクションは従業員から提供された個人情報を記録するために使用され、受け取ったすべての情報は 回答 セクションで確認できます。

    HRオンボーディングデザインフロー6

    HRオンボーディングデザインフロー7

  • ファイル: アップロードされたすべてのファイルがここに表示されます。 さらに、従業員は「ファイル」タブから必要な文書を ShareFile インターフェースに直接アップロードできます。 ドキュメントをアップロードするには、以下に示すように、[ アップロード ] ボタンをクリックするだけです。

    HRオンボーディングデザインフロー8

    作成 ボタンをクリックして、ファイルを追加するための新しいフォルダーを作成することもできます。

    HRオンボーディングデザインフロー9

  • コメント: 従業員はこのセクションでオンボーディング プロセスに関するコメントを残すことができます。

    HRオンボーディングデザインフロー10

  • オンボーディング タスク: タスク セクションには新入社員が実行するタスクがリストされますが、オンボーディング タスク セクションでは、特定のユーザーや部門に割り当てることができるタスクの概要と、ShareFile を通じて追跡されるステータスが示されます。

    HRオンボーディングデザインフロー11

    統合されたオンボーディング エクスペリエンスのために、テーブルにはデフォルト値が提供されています。 ただし、これらの行と列は、カスタム定義されたタスク名を使用して完全にカスタマイズ可能です。

    HRオンボーディングデザインフロー12

結論

ShareFile プロジェクト テンプレート HR Onboarding by DesignFlowを利用することで、HR 部門はオンボーディング プロセスを合理化し、必要なすべての手順が効率的かつ効果的に完了するようにすることができます。 このテンプレートは、組織内でオンボーディング テンプレートを実装するための包括的なリソースとして機能するように設計されています。

詳細情報と更新については、ShareFile テンプレート ライブラリ の新機能と追加リソースを参照してください。

DesignFlow による HR オンボーディング
October 23, 2024
寄稿者: 
C
October 23, 2024
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