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À propos de ShareFile Archiving
REMARQUES :
- La co-édition ShareFile n’est pas prise en charge avec ce type de forfait.
- Pour les comptes pris en charge par la FINRA/SEC, les données seront conservées conformément aux obligations de ShareFile en tant que fournisseur de services de tenue de dossiers électroniques en vertu des règles 17a-3 et 17a-4 de la SEC.
La fonctionnalité d’archivage modifie le compte ShareFile standard afin que les fichiers, dossiers, journaux et messages envoyés via le serveur de messagerie de ShareFile soient archivés plutôt que supprimés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires. Cette fonctionnalité permettra aux clients du secteur des services financiers de maintenir facilement la conformité de la FINRA aux éléments pertinents des règles 17a-4 et 17a-4 de la SEC lorsqu’ils utilisent ShareFile.
REMARQUES :
- Pour des raisons de conformité, une fois cette fonctionnalité activée pour votre compte, elle ne peut pas être désactivée.
- Cette fonctionnalité vous empêche d’effectuer certaines actions dans l’application.
Pour plus d’informations sur les fonctionnalités de ShareFile et les exigences du plan, veuillez consulter la page de tarification de ShareFile.
Veuillez contacter le service commercial ou le support de ShareFile pour vérifier si vous utilisez un compte compatible pour activer cette fonctionnalité.
Différences entre les comptes d’archivage
La fonctionnalité d’archivage apporte des modifications importantes à l’application principale de ShareFile qui empêche la suppression des fichiers, des dossiers, des journaux et des messages envoyés via le serveur de messagerie de ShareFile du compte pendant au moins 3 ans. Les éléments sont plutôt envoyés vers une archive où ils peuvent être consultés ultérieurement, si nécessaire. Cela garantit que toutes les communications via ShareFile sont accessibles par un tiers désigné afin de permettre aux clients de se conformer aux règles 17a-3 et 17a-4 de la SEC.
Par défaut, les articles seront archivés pendant 3 ans. Cette durée peut être prolongée par le support de ShareFile conformément aux instructions du client.
Les éléments des archives en attente peuvent être restaurés sur le compte dans un délai de 7 jours ou envoyés définitivement aux archives.
Remarque :
Les données seront conservées SI le compte est actif. Certaines fonctionnalités de ShareFile ne sont pas prises en charge sur les comptes d’archivage.
Comment utiliser Investigative Search
Si nécessaire, un employé interne ou un tiers désigné peut avoir accès au menu Investigative Search pour accéder aux fichiers, dossiers, messages envoyés et notifications précédents.
Investigative Search est accessible dans la section Paramètres d’administration de votre compte ShareFile.
Exigences relatives aux recherches d’investigation
- Utilisateur employé
- Membre du groupe de super utilisateurs
- Vous avez obtenu l’autorisation Autoriser cet utilisateur à exécuter et à consulter les recherches archivées.
Dans ce menu, vous pouvez planifier une nouvelle recherche ou parcourir les recherches existantes (recherches déjà créées sur le compte).
Lorsque vous créez une nouvelle recherche, indiquez les termes que vous souhaitez rechercher (ou l’identifiant de l’article, s’il vous est connu), ainsi qu’un nom de recherche unique auquel vous pourrez vous référer ultérieurement.
Vous pouvez rechercher des fichiers, des messages et des journaux. Les journaux afficheront l’activité du compte, telle que les chargements ou les téléchargements. Vous pouvez également limiter votre plage de recherche à l’aide du menu déroulant.
Une fois que vous avez effectué une recherche, elle se trouve sous l’onglet Recherches existantes. Selon la taille de votre compte, l’exécution de la recherche peut prendre quelques minutes. Pour afficher les résultats de votre recherche, cliquez sur le nom de la recherche.
La page de résultats vous permettra d’exporter les données ou de consulter des informations supplémentaires sur les articles. Selon vos paramètres de recherche, vos résultats peuvent figurer dans les onglets Fichiers, Messages ou Journaux. Vous pouvez consulter des informations supplémentaires en cliquant sur le bouton Détails situé à droite d’un élément dans les résultats de recherche. Vous pouvez également télécharger l’article à partir du menu Détails.
Vous pouvez utiliser les options Exécuter à nouveau ou Dupliquer une fois la recherche terminée.
- Run Again répétera la recherche. Les résultats apparaîtront sous la forme d’une nouvelle rubrique dans l’onglet Recherches existantes.
- Duplicate vous amènera à l’onglet Nouvelle recherche avec les préférences préremplies à partir de la recherche existante. Vous aurez ensuite la possibilité de modifier la recherche avant de cliquer sur Enregistrer et exécuter la recherche.
Fonctionnalités non prises en charge pour les comptes d’archivage
- Partager ou envoyer un dossier
- Modifier les fichiers
- Renommer des fichiers
- Renommer des dossiers
- Extraire des fichiers
- Ajouter des notes
- Modifier le numéro de version du dossier ou la stratégie de conservation
- Supprimer des fichiers (archivés à la place)
- Signer ou envoyer pour signature via RightSignature
- E-mail crypté
- Modèles de dossiers dynamiques
- Dépôts de fichiers
- Projets
- Connecteurs cloud personnels
Informations supplémentaires - ShareFile : fonctionnalités de Drive Mapper
En raison des limitations ci-dessus, les comptes pour lesquels l’archivage est activé ne peuvent pas utiliser le bouton « Créer un nouveau dossier » pour créer de nouveaux dossiers dans la fenêtre de l’Explorateur Windows, car cette fonction « créera » d’abord un nouveau dossier avec le nom de dossier par défaut « Nouveau dossier », puis tentera de « renommer » le dossier nouvellement créé.
Solutions de contournement
-
Dans l’option de menu contextuel ShareFile, sélectionnez Plus d’options, puis Ouvrirsur le site Web.
Vous pouvez maintenant créer le dossier à partir de l’application Web, puis actualiser l’explorateur Windows.
OU
-
Créez et nommez le dossier sur votre bureau, puis copiez-le dans l’emplacement du dossier ShareFile.
Modifications apportées au contrôle de version des fichiers
- En raison de la nature de cette fonctionnalité, vous ne pouvez pas définir ni modifier le nombre de versions des fichiers une fois que l’archivage a été activé pour votre compte.
- L’élément de menu Gestion des versions des fichiers ne sera pas présent dans les sections Admin ou Options des dossiers de votre compte.
- En raison de ce qui précède, vous n’aurez pas la possibilité de « créer un lien vers la dernière version du fichier » lors de la création d’un nouveau message Partager ou Obtenir un lien.
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