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FAQ - Projets et demandes de documents
Ce document FAQ fournit les questions les plus fréquentes (avec réponses) posées par les utilisateurs de ShareFile Projects (ou Engagements) et de demandes de documents.
Avertissement :
Le seul rôle qui peut ajouter des propriétaires de projet supplémentaires est le propriétaire de projet actuel uniquement. Par conséquent, avant de supprimer un utilisateur qui est le propriétaire du projet, vous devez attribuer un propriétaire de projet supplémentaire. Si aucun nouveau propriétaire de projet n’est désigné avant la suppression du propriétaire de projet actuel, aucun nouveau propriétaire de projet ne peut être ajouté et le projet ne peut pas être supprimé.
Questions fréquentes
Je ne vois pas de projets (ou d’engagements) ?
La fonctionnalité Projets est disponible pour le plan Premium. Si vous avez ShareFile Premium et que vous ne voyez pas les projets, vous pouvez voir Engagements ou Sujets au lieu de Projets. Contactez-nous s’il n’est toujours pas disponible pour vous.
Le nombre de fichiers qu’un utilisateur peut télécharger vers un élément est-il limité ?
Il n’y a pas de limite au nombre de fichiers/documents pour la demande de documents.
Comment supprimer un engagement ?
Voir Supprimer des projets (ou des engagements)
Comment puis-je suivre l’évolution des demandes de documents ?
Sur la page d’accueil d’une demande de document, vous pouvez voir le nombre d’éléments approuvés parmi tous les éléments. Lorsque vous êtes sur la page de demande de documents, vous pouvez voir la progression en haut de cette page et tous les détails ci-dessous.
Que verra mon client lorsque je l’ajouterai à un projet ?
Votre client (un rôle de contributeur) peut voir tout le contenu du projet qui lui est attribué. Le client ne peut supprimer aucun fichier ou pièce jointe, modifier les détails d’un projet ou d’une demande de document, ni supprimer des personnes du projet. Le client peut charger et télécharger des fichiers, faire des commentaires et ajouter des membres à l’équipe.
Puis-je affecter plusieurs personnes au projet ?
Oui, vous pouvez en attribuer autant que vous le souhaitez. Vous pouvez ajouter des propriétaires ou des contributeurs au projet.
Que se passe-t-il une fois que j’ai renvoyé l’article ou que je l’ai rejeté ?
Lorsqu’un fournisseur de services rejette un élément reçu à la suite d’une demande de document, il peut ajouter un motif de rejet à l’e-mail automatique. Le client reçoit une notification par e-mail contenant un lien vers l’élément en question.
Puis-je rouvrir la demande de document si elle a été fermée ? Puis-je annuler l’élément « Approuver » ?
Oui, vous pouvez fermer la demande et la rouvrir si vous souhaitez ajouter des éléments ou apporter d’autres modifications. Vous pouvez informer un client ou choisir de ne pas le faire. Les mêmes actions que celles que vous pouvez effectuer lors de l’approbation d’un article.
Puis-je créer et réutiliser un modèle pour la demande de documents ?
Pas encore. Pour l’instant, nous vous recommandons de créer un modèle sous forme de fichier Excel et de le télécharger lors de la création de la demande de document. Cette fonctionnalité sera disponible dans les prochaines versions.
Comment mon client saura-t-il que j’ai soumis un commentaire ?
Lorsque vous soumettez un commentaire, la prochaine fois que le client participera au projet, il sera visible sous l’onglet Commentaires et dans la section Commentaires pour la demande de document en question.
Qui a accès aux projets ? Que signifient les rôles ?
Deux rôles sont disponibles dans les projets : propriétaire et contributeur. Le propriétaire est un représentant du fournisseur de services et le contributeur est le client. Vous pouvez affecter au projet autant de personnes que vous le souhaitez.
Comment puis-je organiser les fichiers de demande de documents par catégorie ?
Nous vous suggérons d’utiliser le nom de l’article comme catégorie de la demande de document. Ensuite, votre client télécharge les documents par éléments, c’est-à-dire par catégorie. Des fonctions supplémentaires de catégorisation seront ajoutées aux fichiers pour une meilleure expérience utilisateur dans les prochaines versions.
Puis-je rouvrir des demandes de documents ou réapprouver des éléments ?
Oui. Vos clients sont informés de la réouverture si vous le souhaitez.
Puis-je déplacer des fichiers de projet vers des dossiers ShareFile ? Puis-je ajouter un fichier à partir de dossiers ShareFile ?
Non. Actuellement, cette option n’est pas disponible.
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