FAQ - Solution de déclaration de revenus des particuliers américains
Ce document FAQ fournit les questions les plus fréquentes (avec réponses) posées par les utilisateurs de la solution fiscale disponible dans le catalogue ShareFile.
FAQ pour les fournisseurs de services
Pourquoi est-ce que je ne vois pas la solution fiscale ? Comment puis-je l’utiliser ?
La solution de déclaration de revenus des particuliers américains est disponible pour les clients ShareFile Premium et Industry Advantage. Si vous avez l’un de ces plans et que vous ne trouvez pas la solution, parcourez le catalogue et découvrez la solution de déclaration de revenus des particuliers américains déjà installée pour votre entreprise. Seuls les administrateurs du compte peuvent installer la solution.
Qui peut installer la solution fiscale ?
Les administrateurs peuvent installer la solution fiscale pour le compte.
Qui peut consulter la solution fiscale après l’installation ?
Tous les employés qui utilisent le compte pourront voir et utiliser la solution ; elle sera visible avec l’intitulé Taxe dans la barre de navigation de gauche de leur tableau de bord.
Quel est l’impact de l’installation de la solution fiscale sur mon compte ShareFile ?
Il s’agit d’une fonctionnalité supplémentaire du compte. Il n’y aura aucun changement dans le fonctionnement actuel du fournisseur de services (utilisateur employé). Cependant, l’expérience client sera considérablement modifiée en raison de la nouvelle interface utilisateur et de l’agrégation des tâches.
Nous vous recommandons de regarder et de partager cette vidéo de 2 minutes sur la nouvelle expérience client :
Fonctionnalité Engagement
Y a-t-il des limites au nombre de fichiers qu’un utilisateur peut charger dans un élément de demande de document ou dans un engagement ?
Il n’y a pas de limite au nombre de fichiers/documents pour un engagement.
Y a-t-il des limites au nombre d’engagements que je peux créer ?
Il n’y a aucune limite au nombre d’engagements que vous pouvez créer.
Puis-je modifier l’engagement ?
Oui, vous pouvez modifier la plupart des éléments de l’engagement, notamment : le modèle de lettre d’engagement (accord), la liste des documents demandés, les éléments et le questionnaire de l’engagement.
Et si je désinstalle la solution ? Mes données seront-elles toujours disponibles ?
Non, si vous désinstallez la solution, vous ne pourrez pas accéder à vos données. Mais si vous décidez de l’installer à nouveau ultérieurement, toutes vos données seront à nouveau accessibles.
Comment puis-je partager cet engagement avec mes collègues ?
Vous pouvez partager l’engagement avec vos collègues via l’option « Partager » en haut à droite de l’engagement. Le préréglage des autorisations « Membre de l’équipe » est recommandé, mais vous pouvez également sélectionner des autorisations personnalisées si vous le souhaitez.
Comment puis-je partager mon engagement avec mes clients ?
Le client que vous avez initialement sélectionné pour créer l’engagement participe déjà à l’engagement. Chaque demande peut être assignée manuellement pour être partagée avec le client, ou des tâches seront automatiquement attribuées une fois que le client aura signé l’accord.
Tous les clients supplémentaires peuvent être ajoutés via l’option « Partager » en haut à droite de l’engagement. Vous pouvez sélectionner l’accès « Client (limité) » ou l’accès « Personnalisé » pour choisir les autorisations que vous souhaitez accorder au client.
Qui a accès à la création d’engagements ?
Tous les comptes du plan Premium auront accès à Engagements si l’administrateur installe la solution fiscale à partir du catalogue ShareFile. Une fois la solution installée, chaque utilisateur employé du compte y aura accès.
Puis-je rouvrir des Engagements ou apporter des modifications s’ils sont clos ?
Oui. Vos clients seront informés de la réouverture si vous choisissez de le faire.
Existe-t-il une automatisation des workflows dans la solution fiscale ?
Oui, une automatisation est actuellement intégrée à la solution fiscale. Lorsqu’un contrat est signé par le client, la demande d’informations et les demandes de documents sont automatiquement ajoutées aux tâches du client dans son portail client.
Qu’arrive-t-il à mes données à la fin de la période d’essai ?
L’option de mise à niveau de votre plan s’affichera. Si vous n’avez pas acheté le plan Industrial Advantage, vos données ne seront plus disponibles à la fin de la période d’essai. Cependant, vos données ne seront pas supprimées et une fois que vous aurez mis à niveau le plan, nous les restaurerons. L’expérience de vos clients n’en sera pas modifiée et ils pourront continuer à accomplir leurs tâches.
Qu’arrive-t-il à mes données lorsque je désinstalle la solution ?
Vos données ne seront plus disponibles après la désinstallation de la solution. Cependant, vos données ne seront pas supprimées et une fois que vous aurez réinstallé la solution, nous les restaurerons. L’expérience de vos clients n’en sera pas modifiée et ils pourront continuer à accomplir leurs tâches.
Pendant combien de temps mes données seront-elles disponibles pour la restauration ?
Vos données ne seront jamais supprimées.
Puis-je créer une demande de signature électronique pour mes clients depuis la solution ?
Oui. Vous pouvez créer trois types de demandes dans la solution :
- Demande de document
- Demande d’informations
- Demande de signature
Naviguez vers le coin droit lorsque vous êtes dans l’engagement, sélectionnez Créer une demande, puis sélectionnez Demande de signature.
Dois-je suivre un certain ordre dans la solution ?
Non, ce n’est pas obligé.
Puis-je utiliser mon propre modèle pour le contrat client ?
Oui, tu peux. Après avoir sélectionné Envoyer l’accord, vous avez la possibilité de remplacer le modèle par le modèle souhaité dans vos modèles.
Pourquoi, lorsque j’envoie le contrat, il ne passe pas : je ne parviens pas à l’envoyer à un client, ou le client ne reçoit pas l’e-mail d’accord, ou je reçois un message d’erreur lors de la création d’une demande de signature dans le cadre d’un engagement ?
Vous ne disposez probablement pas de l’autorisation « Envoyer des documents pour signature électronique » qui est requise pour effectuer cette ou ces opérations. Contactez votre administrateur pour obtenir de l’aide.
Accès aux dossiers
Puis-je accéder à des dossiers depuis la solution ?
Vous pouvez continuer à accéder à vos dossiers personnels et partagés en dehors de la solution dans votre tableau de bord dans le panneau de navigation de gauche. Vous pouvez toutefois charger des fichiers vers un engagement fiscal depuis votre lecteur ShareFile pour Windows ou ShareFile pour Mac.
Mon client peut-il voir les dossiers depuis le tableau de bord de la solution ?
Votre client peut voir les dossiers partagés depuis le tableau de bord de la solution en accédant à « Dossiers » en haut de la page.
Puis-je ajouter un fichier à partir de dossiers ShareFile Folders à la solution engagement fiscal ?
Non. Cette option n’est pas encore disponible pour le moment, mais nous y travaillons.
Pourquoi mon client ne peut-il pas voir sa déclaration de revenus lorsque j’ai supprimé l’engagement ?
Les déclarations de revenus ne seront pas disponibles pour votre client. Nous vous suggérons de laisser l’Engagement en statut fermé si vous souhaitez que votre client accède aux déclarations de revenus.
Expérience client
Quelles sont les nouvelles fonctionnalités proposées par le portail client ?
Les clients peuvent désormais voir toutes leurs tâches depuis le tableau de bord. Le reste des fonctionnalités est similaire à l’expérience Projets/Engagements avec une conception améliorée.
Où mon client peut-il trouver les fichiers chargés ?
Les clients peuvent trouver les fichiers que vous avez chargés et partagés avec eux dans leur onglet « Déclarations de revenus ».
Qu’est-ce que mon client pourra consulter ?
Votre client pourra consulter toutes les ressources que vous avez partagées avec lui. Cela inclut le questionnaire fiscal, les listes de demandes de documents et les fichiers que vous avez partagés avec eux.
Les clients pourront également voir tous les dossiers partagés, ainsi que les éléments envoyés et reçus via la boîte de réception. Voici une vidéo qui décrit la vue du portail client.
Et si je ne veux pas que mon client voie certains fichiers ?
Actuellement, votre client ne voit que les fichiers que vous avez explicitement partagés avec lui via des dossiers, des éléments de demande de document ou un questionnaire.
Puis-je créer et réutiliser un modèle pour d’engagement fiscal ?
Pas pour le moment.
Comment mon client saura-t-il que j’ai soumis un commentaire ?
Lorsque vous soumettez un commentaire, un badge rouge apparaît sur l’élément pour indiquer au client qu’il y a un nouveau message lorsqu’il est dans ShareFile. Aucun e-mail ne sera envoyé au client lorsqu’un commentaire est soumis.
Puis-je déplacer des fichiers Engagement vers des dossiers ShareFile ?
Oui, mais vous devrez télécharger les fichiers et les télécharger à nouveau dans un dossier ShareFile pour le moment. Le transfert direct n’est pas possible pour le moment.
Mes clients peuvent-ils consulter les fichiers précédents et actuels figurant dans Projets ?
Les clients peuvent voir les éléments dans son tableau de bord client à partir des projets. Si un fournisseur de services doit partager ses fichiers avec un client, il doit les télécharger dans les dossiers et les partager.
Que verront mes clients s’ils ont des engagements et des projets fiscaux en cours ?
Ils verront tous les éléments qui leur sont attribués.
Un client peut-il ajouter une autre personne en tant que contributrice aux éléments demandés ?
Oui, ils peuvent attribuer un autre client en utilisant le bouton Attribuer à partir de l’élément. Il existe également une option pour personnaliser l’autorisation. Ils peuvent également sélectionner des éléments en bloc à attribuer à des personnes supplémentaires.
Mes clients ne peuvent pas voir toutes leurs tâches ?
Assurez-vous que les éléments de demande de documents sont ouverts dans l’Engagement concerné. Si vous leur avez attribué des éléments de demande de documents dans Projets, il est possible qu’une attribution supplémentaire soit nécessaire pour apparaître dans le nouveau portail client. Vous pouvez le modifier en suivant les étapes suivantes :
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Sélectionnez le projetde votre client.
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Sélectionnez l’élément de demande de document auquel votre client n’a pas accès.
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Sélectionnez tous les éléments nécessaires, puis sélectionnez Attribuer.
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Ajoutez le client approprié en tant que personne responsable et sélectionnez de nouveau Attribuer pour confirmer.