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Demandes d’informations

May 28, 2024
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Les demandes d’informations sont un outil permettant de demander et de collecter des informations de manière sécurisée et numérique. Les demandes d’informations sont détectées et lancées dans l’onglet Projets de ShareFile Premium. Le formulaire de demande d’informations aide le fournisseur de services à obtenir les informations spécifiques et requises.

Création de demandes d’informations dans ShareFile Projects - fournisseur de services

La création et l’attribution de demandes d’informations du côté du fournisseur de services sont disponibles dans le dossier Projets du client spécifique, sous l’onglet Demandes d’informations. Les instructions suivantes fournissent les étapes nécessaires pour créer des formulaires de demande d’informations et les attribuer.

  1. Accédez à Projets dans votre compte ShareFile.

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  2. Sélectionnez un projet existant ou sélectionnez Créer des projets. Pour ces instructions, nous avons sélectionné un projet existant.

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  3. Sélectionnez Créer une demande d’informations, puis Supprimer la demande dans la liste déroulante.

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    La fenêtre contextuelle Créer une demande d’informations s’affiche.

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  4. Dans le champ Nom, saisissez le nom de la demande.

  5. Dans le champ Description, vous pouvez fournir une description facultative de la demande.

  6. Sélectionnez une date d’échéance dans le calendrier déroulant.

  7. Sélectionnez Créer.

    Vous êtes ensuite redirigé vers le tableau de bord du générateur de demandes d’informations.

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  8. Sélectionnez l’un des champs suivants pour créer la demande d’informations spécifiques.

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    • Cases à cocher : utilisez ce type de champ pour créer des listes d’éléments possibles parmi lesquels les destinataires pourront faire leur choix. Les options sont les suivantes :

      • Question ou étiquette pour la case à cocher créée.
      • Case à cocher Obligatoire pour demander au destinataire de compléter les informations demandées.
      • Texte d’indication pour aider à définir les cases à cocher.
      • Les options vous permettent de nommer chacune des cases à cocher pour plus de détails.
      • Disposition des options pour choisir l’affichage horizontal ou vertical.

    • Date : utilisez cette option pour demander une date à laquelle la demande d’informations a été traitée.

    • Réponse longue (multiligne) : utilisez ce champ pour permettre à l’utilisateur d’ajouter autant d’informations que nécessaire à la demande. Les options sont les suivantes :

      • Case à cocher Obligatoire pour demander au destinataire de compléter les informations demandées.
      • Question ou étiquette pour le champ créé.
      • Texte d’indication pour aider l’utilisateur à déterminer le type d’informations demandées.

    • Choix multiples : utilisez ce champ pour permettre à l’utilisateur de choisir parmi les différentes options proposées.

      • Case à cocher Obligatoire pour demander au destinataire de compléter les informations demandées.
      • Question ou étiquette pour le champ créé.
      • Texte d’indication pour aider l’utilisateur à déterminer le type d’informations demandées.
      • Les options vous permettent de nommer chacun des éléments à choix multiples.
      • Disposition des options pour choisir l’affichage horizontal ou vertical.

    • Numéro : utilisez ce champ pour permettre à l’utilisateur d’ajouter un numéro. Par exemple, le nombre de chambres d’une annonce immobilière.

      • Case à cocher Obligatoire pour demander au destinataire de compléter les informations demandées.
      • Question ou étiquette pour le champ créé.
      • Texte d’indication pour aider l’utilisateur à déterminer le type d’informations demandées.

    • Réponse courte (une seule ligne) : utilisez ce champ pour répondre à une seule question. Les options sont les suivantes :

      • Case à cocher Obligatoire pour demander au destinataire de compléter les informations demandées.
      • Question ou étiquette pour le champ créé.
      • Texte d’indication pour aider l’utilisateur à déterminer le type d’informations demandées.

    • Afficher le texte : utilisez ce champ pour saisir un titre ou fournir d’autres informations afin d’aider le destinataire à fournir autant d’informations détaillées que nécessaire.

      • Afficher le texte Entrez le texte pour aider le destinataire.
      • Sélectionnez la Taille du texte parmi Petite, Moyenneou Grande.

  9. Une fois que vous avez terminé la section Créer, sélectionnez Paramètres pour passer en revue les paramètres des champs.

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  10. Sélectionnez Aperçu pour voir à quoi ressemblera la demande pour le destinataire.

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  11. Sélectionnez Save.

  12. Sélectionnez X pour revenir au projet à partir duquel la demande d’informations a été initiée.

Attribuer une demande d’informations

Suivez les instructions ci-dessous pour attribuer une demande d’informations à un destinataire.

  1. Sélectionnez le projet à partir duquel vous souhaitez envoyer une demande d’informations.

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  2. Sélectionnez Attribuer.

    La fenêtre contextuelle Attribuer la demande s’affiche.

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  3. Renseignez les champs demandés, puis sélectionnez Attribuer.

    La bannière attribuée à la demande d’informations sur les détails de la propriété s’affiche brièvement et la demande est envoyée au destinataire désigné.

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  4. Revenez au projet à partir duquel la demande d’informations a été initiée pour suivre l’état de la demande.

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Demande d’informations assignées - cessionnaire

Les informations suivantes vous indiquent, en tant que destinataire, les étapes nécessaires pour répondre à une demande d’informations attribuée.

  1. Accédez à votre messagerie pour ouvrir le message de demande d’informations ShareFile.

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  2. Une fois que vous avez reçu une demande d’informations par e-mail, sélectionnez Terminer la demande.

    Remarque :

    Vous devrez peut-être vous connecter.

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    Votre compte ShareFile s’ouvre sur la page des projets affichant la demande.

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  3. Sélectionnez Remplissez notre formulaire pour remplir la demande.

  4. Remplissez le formulaire de demande d’informations, puis sélectionnez Soumettre.

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    Le contenu soumis s’affiche. Pour modifier une réponse, veuillez contacter le fournisseur de services.

Examen des demandes d’informations - fournisseur de services

Le suivi des demandes d’informations attribuées du côté du fournisseur de services est disponible dans le dossier Projets du client spécifique, sous l’onglet Demandes d’informations . Les instructions suivantes indiquent les étapes nécessaires pour ouvrir et examiner les demandes d’informations traitées par le cessionnaire.

  1. Accédez à l’onglet Demandes d’informations du projet.

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  2. Sélectionnez la demande d’informations complétée dans la liste à ouvrir.

    L’écran Questions/Réponses s’affiche.

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  3. Sélectionnez l’onglet Réponses, puis sélectionnez Ouvrir.

    Les réponses à la demande d’informations s’affichent pour examen.

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Supprimer une demande d’informations

Suivez les instructions ci-dessous pour supprimer une demande d’informations.

  1. Sélectionnez les trois points verticaux à côté de la demande d’informations que vous souhaitez supprimer pour ouvrir le menu.

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  2. Sélectionnez Supprimer.

  3. Confirmez que vous souhaitez supprimer la demande en sélectionnant Supprimer sur la confirmation.

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May 28, 2024
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