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Filigrane ShareFile - Gestion des droits relatifs à l’information

May 28, 2024
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Les utilisateurs de ShareFile intéressés par la gestion des droits relatifs à l’information (IRM) peuvent contrôler l’accès aux fichiers et les autorisations lors du partage d’un fichier. L’expéditeur d’un fichier peut choisir de le partager avec filigrane en lecture seule ou en filigrane pour les téléchargements. Ces partages peuvent être révoqués à tout moment, mais une fois qu’un fichier est téléchargé avec un filigrane, vous ne pouvez pas révoquer l’accès au fichier. Cette gestion des droits relatifs à l’information n’oblige pas le destinataire à télécharger un logiciel sur son appareil pour visualiser ou télécharger le fichier avec filigrane.

Exigences

  • Pris en charge à la fois dans la zone de stockage gérée ShareFile et dans la zone de stockage gérée par le client.
  • Exigences relatives aux zones de stockage gérées par le client :

    • StorageZones Controller 4.0 ou version ultérieure.

    • Cloud Rendering activé pour le stockage sur site. Une copie temporaire du fichier est mise en cache dans le cloud ShareFile pendant une semaine au maximum après la dernière consultation du fichier.

  • Un plan qui inclut des fonctionnalités IRM telles que Advanced, Premium ou VDR.

  • Compte ShareFile.com ou ShareFile.eu.

Types de fichiers pris en charge

Les formats de fichiers actuellement pris en charge sont les suivants :

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • PDF
  • E-mail

Outils pris en charge

Les outils ShareFile et les clients actuellement pris en charge sont les suivants :

  • Webapp ShareFile
  • ShareFile pour Outlook
  • Citrix Files pour iOS
  • Citrix Files pour Android

Ouverture de fichiers filigranés

Le destinataire doit être en ligne et doit se connecter pour consulter ou télécharger le fichier filigrané.

Autorisations d’accès

Lorsque vous envoyez un fichier à partir de l’un des outils pris en charge, vous pouvez cliquer sur Modifier les options des messages pour mettre à jour l’option Autoriser les destinataires à. Les protections d’accès suivantes sont disponibles lors de l’envoi de fichiers lorsque la gestion des droits relatifs à l’information est activée :

  • Afficher en ligne uniquement : permet aux destinataires de visualiser le fichier sans filigrane dans l’application Web ShareFile. Ils ne peuvent pas télécharger, modifier ou imprimer le fichier.

  • Afficher en ligne avec filigrane : permet aux destinataires de visualiser le fichier avec filigrane dans l’application Web ShareFile. Ils ne peuvent pas télécharger, modifier ou imprimer le fichier.

  • Téléchargement avec filigrane : permet au destinataire de visualiser et de télécharger un fichier filigrané dans l’application Web ShareFile. Ils ne peuvent pas modifier le fichier.

  • Assumer le contrôle total : permet à un destinataire de visualiser, de modifier, d’imprimer et de distribuer librement aux autres utilisateurs sans filigrane. Les utilisateurs dotés d’un contrôle total ne peuvent pas modifier les droits d’accès d’un fichier ni consulter les journaux d’activité d’un fichier.

Accès aux fichiers contenus dans les dossiers

Les utilisateurs qui ont obtenu l’accès à un dossier dans ShareFile ne verront pas de filigrane appliqué aux fichiers lorsqu’ils se connectent et accèdent au dossier. Les filigranes ne sont appliqués que lorsqu’un destinataire accède à un fichier à partir d’un lien de partage avec une option de filigrane sélectionnée. Vous pouvez toutefois accorder aux utilisateurs des droits de lecture seule pour chaque fichier d’un dossier.

Outils et comptes non pris en charge

Les outils ShareFile actuels et les clients non pris en charge sont les suivants. L’option de partage avec filigrane n’est pas disponible avec ces outils. Leur remplacement, Citrix Files pour Windows par exemple, prendra en charge les options IRM indiquées ci-dessus.

  • ShareFile Desktop pour Windows
  • ShareFile Desktop pour Mac
  • ShareFile Sync pour Windows et Mac
  • ShareFile DriveMapper
  • Les comptes HIPAA dont la confidentialité est activée et les zones restreintes ne sont actuellement pas pris en charge.

Comportement et fonctionnalités non pris en charge

Certains comportements de partage ne sont pas disponibles pour les utilisateurs, notamment :

  • Partage de fichiers provenant de plusieurs dossiers dans un seul lien de partage
  • Téléchargement de plusieurs fichiers filigranés
  • Obtenir un lien dans l’application Web
  • Partages de Personal Cloud Connector

Restrictions et limites relatives à la taille des fichiers

Les limites de taille de fichier actuelles pour les partages filigranés sont les suivantes :

  • 50 Mo pour PDF et PowerPoint

  • 20 Mo pour Word et Excel

    Remarque :

    Pour certains fichiers Excel comportant plusieurs colonnes au-delà d’une zone imprimable standard ou comportant plusieurs feuilles, le rendu du fichier est basé sur la dernière vue enregistrée pour le fichier Excel. Dans certains cas, la colonne peut ne pas afficher les données complètes et les données des colonnes situées au-delà d’une page imprimable seront étendues aux pages suivantes.

Questions fréquemment posées (FAQ)

Qu’est-il arrivé aux options IRM précédentes dans lesquelles les fichiers partagés étaient chiffrés et nécessitaient un client distinct pour accéder au fichier ?

L’ancienne fonctionnalité IRM, tout en fournissant des niveaux de sécurité supplémentaires, pose des problèmes d’expérience utilisateur, en particulier pour le destinataire. Après avoir déployé cette fonctionnalité pendant plus de 2 ans en tenant compte des commentaires des clients et des mesures d’utilisation, Citrix a adopté l’approche consistant à optimiser le cas d’utilisation le plus courant, à savoir le partage IRM avec filigrane pour équilibrer la sécurité et l’expérience utilisateur. Les nouvelles options IRM ne nécessitent pas de client distinct pour accéder au document partagé.

Comment activer la fonctionnalité de filigrane IRM sur mon compte ?

Pour les comptes sur lesquels IRM était activé auparavant, Citrix met activement à niveau le compte avec de nouvelles options IRM, le cas échéant. Dans certains cas, nous travaillons en étroite collaboration avec l’administrateur de ShareFile pour déployer les modifications de manière fluide. Lorsque le compte est activé, l’administrateur de ShareFile doit activer la fonctionnalité sous Paramètres > Paramètres d’administration > Préférences avancées > Paramètres des fichiers.

Pour les comptes ShareFile utilisant une zone de stockage gérée par le client ou un contrôleur de zone de stockage, l’option Cloud Rendering est requise pour cette fonctionnalité. Cela peut être activé sous Paramètres > Paramètres d’administration > Préférences avancées > Paramètres des fichiers.

Filigrane ShareFile - Gestion des droits relatifs à l’information
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