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Sicherheitsvorfallmanagement von Suryl
Die ShareFile-Projektvorlage für Sicherheitsvorfallmanagement dient der Optimierung des Prozesses zur Verwaltung von Sicherheitsvorfällen innerhalb einer Organisation.
Übersicht über die Projektvorlage zum Sicherheitsvorfallmanagement
Die Bewältigung von Gesundheits- und Sicherheitsvorfällen ist mit erheblichen Herausforderungen verbunden, insbesondere im Hinblick auf die Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften, einer genauen Berichterstattung und einer wirksamen Nachverfolgung. Herkömmliche Methoden sowie die manuelle Dateneingabe und Papierdokumente können ineffizient sein, da bei manuellen Prozessen häufig wichtige Details übersehen werden und wertvolle Zeit verloren geht.
Zu den häufigsten Herausforderungen beim Sicherheitsvorfallmanagement zählen die folgenden:
- Die meisten Mitarbeiter im Gesundheits- und Sicherheitsbereich führen manuelle Aufgaben aus, die bei der Untersuchung eines gemeldeten Vorfalls in einem Tabellenkalkulationsdokument nachverfolgt werden. Dies erschwert das Erreichen von Auslastungs- und Produktivitätszielen.
- Einarbeitung & Schulungen sind weniger effizient, wenn sie auf Handbüchern basieren, als wenn sie einen automatisierten Workflow mit vordefinierten Aufgaben erlernen.
- Für das Management besteht keine Einsicht in den prozentualen Grad der Fertigstellung eines Vorfalls oder einer Untersuchung.
Vor diesem Hintergrund wurde die Projektvorlage für das Sicherheitsvorfallmanagement von Suryl entwickelt, um die Einhaltung, Nachverfolgung und Berichterstattung durch Gesundheits- und Sicherheitsmanagementteams zu verbessern.
- Mit dieser ShareFile-Projektvorlage können Sie den Aufgabenabschluss auf dem ShareFile-Dashboard verfolgen und sicherstellen, dass der gesetzeskonforme Prozess eingehalten wird.
- Neue Mitarbeiter werden in einem Dashboard geschult, das Workflow-Vorlagen für alle Aufgaben enthält. Jede Aufgabe innerhalb eines vordefinierten Prozesses wird dann bis zu ihrer Fertigstellung verfolgt.
- Sie können für einen effektiveren Vorfallmanagementprozess auch den Fertigstellungsgrad und die ausstehenden Aufgaben für Fälle sehen.
In der Vorlage „Sicherheitsvorfallmanagement“ werden standardmäßig die folgenden Komponenten angezeigt:
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Home: Diese Seite zeigt eine Zusammenfassung der Informationen auf den verschiedenen Registerkarten, d. h. Dokumentanforderungen, Dateien, Kommentare usw.
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Aufgaben: Sie können auf die Registerkarte Aufgaben klicken, um die zum Abschließen des Vorfallmanagementprozesses erforderlichen Schritte anzuzeigen. Hier können Sie den entsprechenden Mitgliedern des Sicherheitsmanagementteams bestimmte Aufgaben zuweisen und deren aktuellen Status verfolgen.
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Dokumentanforderung und -verwaltung: Auf der Registerkarte Dokumentanforderung sind einige Standardordner aufgeführt, beispielsweise Ordner für Bilder des Vorfallbereichs und medizinische Berichte, die für die Überprüfungen durch das Sicherheitsteam erforderlich sind.
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Informationsanforderungsformular: Auf dieser Registerkarte können Sie die Standardfragen im Formular Informationsanforderung anpassen und verwenden, um die erforderlichen Details zum Vorfall zu erfassen. Das Formular trägt standardmäßig den Namen „Health and Safety Incident Report Form“ (Formular zur Meldung von Gesundheits- und Sicherheitsvorfällen), wie unten gezeigt:
Um die Fragen zu erstellen, klicken Sie auf das Formular, um das Fenster „Fragen“ zu öffnen. Diese Fragen sind vollständig anpassbar.
Die übermittelten Antworten können vom Sicherheitsmanagementteam unter der Registerkarte „ Antworten “ überprüft und nach Erhalt zur späteren Bezugnahme gespeichert werden.
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Dateien: Über die Registerkarte Dateien können alle im Projekt übermittelten Dokumente, darunter auch Baustellenbilder und ärztliche Gutachten, eingesehen werden.
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Kommentare: Dieser Abschnitt dient der Erleichterung der Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Sicherheitsteam bezüglich des Vorfalls.
Abschluss
Diese umfassende ShareFile-Projektvorlage Safety Incident Management von Suryl bietet einen strukturierten Ansatz zur Dokumentation und Handhabung von Vorfällen und stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen erfasst und für die relevanten Beteiligten leicht zugänglich sind. Mithilfe dieser Vorlage kann das Sicherheitsmanagementteam Vorfälle effizient und präzise verwalten.
Weitere Informationen und Aktualisierungen finden Sie in der ShareFile Vorlagenbibliothek mit neuen Funktionen und zusätzlichen Ressourcen.
In diesem Artikel
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