Anfragen nach Dokumenten
Document Requests ist ein Tool zur Anforderungsliste, mit dem Dokumente sicher und digital angefordert und gesammelt werden können. Dokumentanforderungen werden auf der Registerkarte Projekte (oder Engagements) in ShareFile Premium gefunden und initiiert.
In den folgenden Informationen wird der Prozess der Verwendung von Dokumentanforderungen zur Erledigung von Aufgaben sowohl auf der Dienstanbieterseite als auch auf der Kundenseite erläutert.
TIPP:
Eine Liste mit häufig gestellten Fragen sowohl für ShareFile-Projekte (oder Engagements) als auch für Dokumentanforderungenfinden Sie unter Häufig gestellte Fragen — Projekte und Dokumentanforderung.
Dokumentanforderung senden — Dienstanbieter
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Navigieren Sie in Ihrem ShareFile-Konto zu Projekte .
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Wählen Sie ein vorhandenes Projekt aus oder wählen Sie Projekte erstellen. In dieser Anleitung haben wir ein bestehendes Projekt ausgewählt.
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Wählen Sie … Mehr Optionen als Projektbenutzer verwalten. Das Pop-up Projektbenutzer verwalten wird angezeigt.
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Wählen Sie Benutzer einladen aus, um dem Projekt einen Client-Benutzer hinzuzufügen.
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Geben Sie den Namen des Kunden ein, den Sie einladen möchten, und bestätigen Sie die Rolle als Mitwirkender. Als Option können Sie eine Nachricht hinzufügen.
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Wählen Sie Einladen. Die Meldung “Der Benutzer wurde erfolgreich hinzugefügt” wird kurz angezeigt.
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Wählen Sie im Projekt-Dashboard die Registerkarte Dokumentanforderungen aus.
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Wählen Sie Dokumentanforderung erstellen aus. Das Pop-up Dokumentanforderung erstellen wird angezeigt.
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Geben Sie einen Titel für die Anfrage ein.
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Die Anfrage wird dem zuvor eingeladenen Benutzer zugewiesen, Sie können jedoch einen weiteren Benutzer hinzufügen… wenn sie Teil des Projekts sind.
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Geben Sie in den Textblock Beschreibung die Anweisungen für die Anfrage ein. Als Beispiel:
"Please provide a copy of your W-2." -
Verwenden Sie den Kalender, um ein Fälligkeitsdatumauszuwählen.
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Wählen Sie Erstellen. Die Meldung “Dokumentanforderung wurde erstellt” wird kurz angezeigt.
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Wählen Sie Element erstellen aus.
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Geben Sie einen Namen für den Artikel ein und fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
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Wählen Sie Element erstellenaus. Sie können so viele Elemente erstellen, wie Sie für die Anfrage benötigen.
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Wählen Sie Anfrage sendenaus. Das Popup-Fenster Anfrage senden wird angezeigt.
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Sie haben die Möglichkeit, eine Nachricht einzugeben und dann Artikel sendenauszuwählen. Die Meldung “Dokumentanforderung wurde gestartet” wird kurz angezeigt.
Die Nachricht zur Dokumentanforderung wird an den Client gesendet. Sie können den Status der Anfrage im Projekt-Dashboard verfolgen.
Dokumentanforderung erhalten — Kunde
Die folgenden Informationen bieten Ihnen als Kunde die Schritte, die erforderlich sind, um auf eine ShareFile-Dokumentanforderung von einem Dienstanbieter zu antworten.
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Sobald Sie eine Dokumentanforderung in Ihrer E-Mail erhalten haben, wählen Sie Dokumentanforderung anzeigenaus. Ihr ShareFile-Konto öffnet das Projekt-Dashboard, in dem die Anfrage angezeigt wird.
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Wählen Sie die Elemente aus, um die Detailszu überprüfen. Auf der RegisterkarteDetails werden der Titel des angeforderten Elements, das Datum der letzten Aktualisierung, der Name des Beauftragten (Sie), eine Beschreibung der Anfrage und ein Dateiupload angezeigt, in das Sie eines oder mehrere angeforderte Dokumente ziehen oder Ihren Computer durchsuchen können.
Hinweis:
Verwenden Sie den Tab Kommentare, um alle Informationen anzugeben, die Sie zu ihrer Dokumentanforderung teilen möchten.
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Verwenden Sie Dateien hierher ziehen oder Computer durchsuchen, um ein oder mehrere angeforderte Dokumente hochzuladen. Der Upload-Indikator zeigt den Fortschritt des Uploads von Dokumenten an.
Wiederholen Sie diesen Schritt für die übrigen angeforderten Artikel, falls zutreffend.
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Wählen Sie Zur Überprüfung einreichenaus. Ein oder mehrere angeforderte Dokumente werden eingereicht. Die Meldung “Zur Überprüfung eingereichter Artikel” wird kurz angezeigt.
Auf der Projektanzeige des Kunden wird der Artikel angezeigt, der überprüftwerden soll.
Prüfung und Genehmigung von Dokumenten — Dienstleister
Die Nachverfolgung der Kundenantworten und Dokumente auf der Seite des Dienstanbieters ist im Ordner Projekte für den jeweiligen Kunden verfügbar. In den folgenden Anweisungen werden die Schritte beschrieben, die erforderlich sind, um eine Dokumentanforderung zu genehmigen und zu schließen.
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Öffnen Sie das Projekt für den Kunden im Projekt-Dashboard .
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Markieren Sie den angeforderten Artikel, der überprüft wird, und wählen Sie dann Genehmigenaus. Die Meldung “Genehmigter Artikel” wird kurz angezeigt.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle angeforderten Artikel, die Sie erhalten haben.
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Wählen Sie Anfrage schließenaus.
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Wählen Sie Anfrage schließen aus, um dies im Pop-up zu bestätigen. Geben Sie bei Bedarf eine Nachricht an den Client ein.
Die Meldung “Anfrage geschlossen” wird kurz angezeigt und eine E-Mail an den Kunden wird gesendet.
Hinweis:
Sie können eine geschlossene Dokumentanforderung bei Bedarf jederzeit erneut öffnen. Der Kunde erhält eine Bestätigungs-E-Mail, wenn die Anforderung erneut geöffnet wird.
Der Kunde erhält eine Bestätigungs-E-Mail, dass die Dokumentanforderung abgeschlossen ist. Der Kunde kann Dokumentanforderung anzeigen auswählen, um die Anfrage zu überprüfen.
Video: Dokumentanforderungen in ShareFile
Das folgende 2 Minuten und 45 Sekunden lange Video zeigt, wie Sie mit ShareFile eine Liste von Dokumenten effizienter sammeln können.