KI-gestützter Secure Share Recommender
Der Secure Share Recommender ist eine Premium-Funktion, die KI verwendet, um die Datensicherheit zu verbessern. Wenn ein Benutzer einen öffentlichen Link zum Teilen erstellt oder eine Datei per E-Mail mit bestimmten Personen teilt, analysiert ShareFile den Namen und Inhalt der Datei auf verschiedene Elemente personenbezogener Daten (PII) und empfiehlt Benutzern, sicherere Optionen anzuwenden, wenn PII erkannt werden. Wenn der Benutzer die Empfehlungen akzeptiert, werden die empfohlenen Optionen automatisch auf den Link angewendet.
Hinweis:
ShareFile verwendet den Dateiinhalt und alle darin erkannten PII nicht, um die zugrunde liegenden KI/ML-Technologien zu trainieren. PII-Elemente können für Bilder, Videos, komprimierte, kennwortgeschützte oder verschlüsselte Dateien nicht erkannt werden.
Liste der erkannten PII:
| Personenbezogene Daten | Finanzielle Informationen | Digitale Zugangsdaten | Geolokalisierungsdaten |
|---|---|---|---|
| Sozialversicherungsnummer | Kredit-/Debitkarteninformationen (Kartennummer, CVV, Ablaufdatum) und PIN | Benutzername | IP-Adresse |
| Nummer des Reisepasses | Internationale Bankkontonummer (IBAN) | Kennwort | MAC-Adresse |
| Nummer des Führerscheins | Bankkontonummer | AWS-Zugriffsschlüssel | |
| Fahrzeugidentifikationsnummer (VIN) | Individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN) | Geheimer AWS-Schlüssel | |
| Kfz-Kennzeichen | CA Health-Nummer | URL | |
| Nationale Identifikationsnummern* | CA Sozialversicherungsnummer | ||
| Name | Bankleitzahl | ||
| Adresse | PIN | ||
| Alter | Swift-Code | ||
| Telefonnummer |
*Tabellenhinweis für die oben genannten
nationalen Identifikationsnummern: Aadhaar, NREGA, permanente Kontonummer, Wählernummer, britische Gesundheitsdienstnummer, britische Sozialversicherungsnummer, eindeutige britische Steuerzahler-Referenznummer.
Einen Link zum Teilen erstellen
Gehen Sie wie folgt vor, um einen Link zum Teilen zu erstellen und ihn zu sichern, indem Sie die KI-gestützten Empfehlungen anwenden.
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Navigieren Sie zu der Datei, die Sie teilen möchten, und wählen Sie sie aus.
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Wählen Sie im Menü die Option Freigeben.
Der Dateiinhalt wird automatisch auf vertrauliche Informationen hin analysiert.
Wenn PII erkannt werden, wird Benutzern die Empfehlung angezeigt. Die empfohlenen Optionen können mit einem einzigen Klick angewendet oder mithilfe von Optionen bearbeiten manuell geändert werden.
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Wählen Sie Kopieren, um den Link mit den Empfängern zu teilen.
An bestimmte Personen senden
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Datei per E-Mail mit bestimmten Personen zu teilen und sie zu sichern, indem Sie die KI-gestützten Empfehlungen anwenden.
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Navigieren Sie zu der Datei, die Sie teilen möchten, und wählen Sie sie aus.
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Wählen Sie die Datei aus, die Sie teilen möchten.
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Wählen Sie An bestimmte Personen senden aus.
Der Dateiname und der Inhalt werden automatisch auf PII-Elemente analysiert. Wenn PII erkannt werden, wird Benutzern die Empfehlung angezeigt. Die empfohlenen Optionen können mit einem einzigen Klick angewendet oder mithilfe von Optionen bearbeiten manuell geändert werden.
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Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers in das Feld An ein.
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Den vorausgefüllten Text in der Betreffzeile können Sie ersetzen.
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Geben Sie bei Bedarf eine Nachricht ein.
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Klicken Sie bei Bedarf auf das Kontrollkästchen Betreff und Nachricht speichern.
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Wählen Sie Senden aus.
Die Meldung Freigabe wurde gesendet wird kurz angezeigt.
Optionen bearbeiten
Verwenden Sie die Bearbeitungsoptionen, um verschiedene Einstellungen zu konfigurieren, z. B. wer auf die geteilten Dateien zugreifen kann, das Ablaufdatum für den Link, Benachrichtigungsoptionen und andere Optionen.
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Zugriffsoptionen:
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Personen mit diesem Link erlauben — ermöglicht es Ihnen, die Aktionen zu konfigurieren, die Empfänger mit den geteilten Dateien ausführen können.
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Wer auf diesen Link zugreifen kann — ermöglicht es Ihnen, die Empfänger zu konfigurieren, die über den Link auf die geteilten Dateien zugreifen können, und ob sie sich bei ShareFile anmelden müssen, um darauf zuzugreifen.
- Jeder (öffentlich) — Jeder mit dem Link kann auf die geteilten Dateien zugreifen und den Inhalt sehen.
- Jeder (öffentlich, muss Name und E-Mail-Adresse eingeben) — Jeder, der den Link hat, kann auf die geteilten Dateien zugreifen und den Inhalt sehen, nachdem er seinen Namen und seine E-Mail-Adresse eingegeben hat. Beachten Sie, dass ShareFile die Identität des Empfängers bei dieser Option nicht überprüft. Ein böswilliger Akteur mit dem Link könnte böswillig den Namen/die E-Mail-Adresse eines Kunden oder eines Mitarbeiters verwenden, um auf den Dateiinhalt zuzugreifen, und der Absender wird nicht benachrichtigt.
- Kunden- und Mitarbeiterbenutzer (nach der Anmeldung) — Die Empfänger müssen sich mit ihren ShareFile-Anmeldeinformationen anmelden, um auf den Inhalt zugreifen zu können. Wenn es sich bei den Empfängern nicht um bestehende Benutzer im Konto handelt, d. h. wenn sie nicht als Mitarbeiter oder Kundenbenutzer hinzugefügt wurden, können sie sich nicht anmelden und auf den Inhalt zugreifen. Stellen Sie sicher, dass Sie Benutzerkonten für die Empfänger erstellen, bevor Sie die Dateien teilen.
- Mitarbeiterbenutzer (nach der Anmeldung) — Die Empfänger müssen sich mit ihren ShareFile-Anmeldeinformationen anmelden, um auf den Inhalt zugreifen zu können. Wenn sie nicht als Mitarbeiterbenutzer hinzugefügt werden, können sie sich nicht anmelden und auf die Inhalte zugreifen. Stellen Sie sicher, dass Sie Benutzerkonten für die Empfänger erstellen und sie als Mitarbeiter hinzufügen, bevor Sie die Dateien teilen.
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Ablauf des Zugriffs: Zur Auswahl stehen verschiedene Ablaufeinstellungen für Empfänger.
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Immer mit der neuesten Version der Datei verknüpfen — Verwenden Sie diese Option, um die neueste Version der geteilten Dateien automatisch zu teilen. Das heißt, wenn Sie nach dem Teilen Änderungen an den Dateien vornehmen, können die Empfänger die neuesten Änderungen sehen. Wenn Sie diese Option deaktivieren, erhalten Sie nur Zugriff auf die aktuelle Version der geteilten Dateien, und die Empfänger haben keinen Zugriff auf zukünftige Änderungen an den geteilten Dateien.
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Wasserzeichen hinzufügen — Wenn diese Option aktiviert ist, wird den unterstützten Dateitypen ein Wasserzeichen hinzugefügt.
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Optionen für Benachrichtigungen
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Bei Zugriff auf diesen Link benachrichtigen — Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn auf den Link zugegriffen wird.
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Senden Sie mir eine Kopie dieser E-Mail — Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten Sie eine Kopie der gesendeten E-Mail.
Den Secure Share Recommender deaktivieren
Wenn ein Administrator beschließt, die KI-gestützte Empfehlungsfunktion für sicheres Teilen zu deaktivieren, kann er dies im Abschnitt Admin-Einstellungen > Erweiterte Einstellungen > Dateieinstellungen > Freigabeeinstellungen tun.
Häufig gestellte Fragen
Verwendet oder speichert ShareFile irgendwelche meiner Daten für seine KI-Funktionen?
Nein, ShareFile verwendet den Dateiinhalt und alle darin erkannten PII nicht, um die zugrunde liegenden KI/ML-Technologien zu trainieren.
Welche Dateitypen werden unterstützt?
Unterstützte Dateitypen sind Text, PDFs und Microsoft Office-Dateien. PII-Elemente können für Bilder, Videos, komprimierte, kennwortgeschützte oder verschlüsselte Dateien nicht erkannt werden.
Gibt es Dateigrößenbeschränkungen?
Ja, Dateien, die größer als 20 MB sind, werden nicht nach Empfehlungen durchsucht.
Video: KI-gestützte Empfehlung für sicheres Teilen
Das folgende Video von einer Minute und 41 Sekunden enthält Informationen zum mühelosen Teilen sicherer Dateien mit dem KI-gestützten Secure Share Recommender in ShareFile.