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Über ShareFile-Archivierung
HINWEISE:
- Die gemeinsame Bearbeitung von ShareFile wird mit diesem Plantyp nicht unterstützt.
- Für Konten, die von FINRA/SEC unterstützt werden, werden die Daten gemäß den Verpflichtungen von ShareFile als Anbieter von elektronischen Aufzeichnungsdiensten gemäß den SEC-Regeln 17a-3 und 17a-4 aufbewahrt.
Die Archivierungsfunktion ändert das ShareFile-Standardkonto so, dass Dateien, Ordner, Protokolle und Nachrichten, die über den E-Mail-Server von ShareFile gesendet werden, archiviert und nicht gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Diese Funktion wird es Kunden in der Finanzdienstleistungsbranche ermöglichen, bei der Verwendung von ShareFile auf einfache Weise die FINRA-Konformität mit den relevanten Elementen der SEC-Regeln 17a-4 und 17a-4 aufrechtzuerhalten.
HINWEISE:
- Aus Compliance-Gründen kann diese Funktion, sobald sie für Ihr Konto aktiviert wurde, nicht deaktiviert werden.
- Mit dieser Funktion können Sie bestimmte Aktionen in der App nicht ausführen.
Weitere Informationen zu den ShareFile-Funktionen und Plananforderungen finden Sie auf der Seite mit den ShareFile-Preisen.
Bitte wenden Sie sich an den ShareFile-Vertrieb oder -Support, um zu überprüfen, ob Sie über ein kompatibles Konto verfügen, um diese Funktion zu aktivieren.
Kontounterschiede archivieren
Die Archivierungsfunktion nimmt erhebliche Änderungen an der ShareFile-Hauptanwendung vor und verhindert, dass Dateien, Ordner, Protokolle und Nachrichten, die über den E-Mail-Server von ShareFile gesendet werden, für mindestens 3 Jahre aus dem Konto gelöscht werden. Die Elemente werden stattdessen an ein Archiv gesendet, wo sie bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt abgerufen werden können. Dadurch wird sichergestellt, dass ein designierter Drittanbieter auf die gesamte Kommunikation über ShareFile zugreifen kann, sodass Kunden die SEC-Regeln 17a-3 und 17a-4 einhalten können.
Standardmäßig werden die Artikel für 3 Jahre archiviert. Diese Dauer kann vom ShareFile-Support gemäß den Anweisungen des Kunden verlängert werden.
Artikel in ausstehenden Archivierungen können innerhalb von 7 Tagen auf dem Konto wiederhergestellt oder dauerhaft an das Archiv gesendet werden.
Hinweis:
Die Daten werden beibehalten, WENN das Konto aktiv ist. Bestimmte ShareFile-Funktionen werden für Archivierungskonten nicht unterstützt.
So verwenden Sie Investigative Search
Bei Bedarf kann einem internen Mitarbeiter oder einem bestimmten Dritten Zugriff auf das Ermittlungssuche-Menü gewährt werden, um auf frühere Dateien, Ordner, gesendete Nachrichten und Benachrichtigungen zuzugreifen.
Auf Investigative Search können Sie im Abschnitt Admin-Einstellungen Ihres ShareFile-Kontos zugreifen.
Anforderungen an die Ermittlungssuche
- Mitarbeiter-Benutzer
- Mitglied der Super User Group
- Die Berechtigung Diesem Benutzer das Ausführen und Anzeigen archivierter Suchen erlauben wurde erteilt.
In diesem Menü können Sie eine neue Suche planen oder vorhandene Suchanfragen durchsuchen (Suchanfragen, die bereits für das Konto erstellt wurden).
Wenn Sie eine neue Suche erstellen, geben Sie die Begriffe an, nach denen Sie suchen möchten (oder die Artikel-ID, falls Ihnen diese bekannt ist) sowie einen eindeutigen Suchnamen, auf den Sie zu einem späteren Zeitpunkt verweisen können.
Sie können nach Dateien, Nachrichten und Protokollen suchen. In den Protokollen werden Kontoaktivitäten wie Uploads oder Downloads angezeigt. Sie können Ihren Suchbereich auch über das Drop-down-Menü einschränken.
Sobald Sie eine Suche ausgeführt haben, finden Sie sie unter der Registerkarte Bestehende Suchen. Je nach Größe Ihres Kontos kann es einige Minuten dauern, bis die Suche abgeschlossen ist. Um Ihre Suchergebnisse anzuzeigen, klicken Sie auf den Namen der Suche.
Auf der Ergebnisseite können Sie die Daten exportieren oder zusätzliche Informationen zu den Artikeln anzeigen. Je nach Ihren Sucheinstellungen befinden sich Ihre Ergebnisse möglicherweise auf den Registerkarten Dateien, Nachrichten oder Protokolle. Sie können zusätzliche Informationen anzeigen, indem Sie in den Suchergebnissen rechts neben einem Artikel auf die Schaltfläche Details klicken. Sie können den Artikel auch über das Menü Details herunterladen.
Sie können die Optionen Erneut ausführen oder Duplizieren für eine abgeschlossene Suche verwenden.
- Run Again wiederholt die Suche. Die Ergebnisse werden als neue Zeile auf der Registerkarte “Bestehende Suchen” angezeigt.
- Durch Duplizieren gelangen Sie zur Registerkarte “Neue Suche”, auf der die Einstellungen der vorhandenen Suche vorausgefüllt sind. Sie haben dann die Möglichkeit, die Suche zu bearbeiten, bevor Sie auf Speichern und Suche ausführen klicken.
Funktionen, die für die Archivierung von Konten nicht unterstützt werden
- Ordner teilen oder senden
- Dateien bearbeiten
- Dateien umbenennen
- Ordner umbenennen
- Dateien auschecken
- Notizen hinzufügen
- Ordnerversionsnummer oder Aufbewahrungsrichtlinie ändern
- Dateien löschen (stattdessen archiviert)
- Mit RightSignature unterschreiben oder zur Unterschrift senden
- Verschlüsselte E-Mail
- Dynamische Ordnervorlagen
- File Drops
- Projekte
- Persönliche Cloud-Konnektoren
Zusätzliche Informationen — ShareFile: Drive Mapper-Funktionen
Aufgrund der oben genannten Einschränkungen können Konten mit aktivierter Archivierung die Schaltfläche “Neuen Ordner erstellen” nicht verwenden, um neue Ordner im Windows Explorer-Fenster zu erstellen, da diese Funktion zuerst einen neuen Ordner mit dem Standardordnernamen Neuer Ordner “erstellt” und dann versucht, den neu erstellten Ordner “umzubenennen”.
Problemumgehungen
-
Wählen Sie in der ShareFile-Rechtsklickmenüoption Weitere Optionen und Auf Website öffnen aus.
Sie können den Ordner jetzt in der Web-App erstellen und dann den Windows Explorer aktualisieren.
ODER
-
Erstellen und benennen Sie den Ordner auf Ihrem Desktop und kopieren Sie ihn dann in den ShareFile-Ordner.
Änderungen an der Dateiversionskontrolle
- Aufgrund der Art der Funktion können Sie die Anzahl der Dateiversionen nicht festlegen oder ändern, sobald die Archivierung für Ihr Konto aktiviert wurde.
- Der Menüpunkt Dateiversionierung wird in den Bereichen Admin oder Ordneroptionen Ihres Kontos nicht angezeigt.
- Aus diesem Grund haben Sie nicht die Möglichkeit, “auf die neueste Version der Datei zu verlinken”, wenn Sie eine neue Nachricht zum Teilen oder zum Abrufen eines Links erstellen.
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