Projekte
Projects ist eine Funktion für ShareFile Premium-Benutzer, mit der sie ihre Arbeitsabläufe bei der Zusammenarbeit mit Kunden verbessern können.
ShareFile Projects ist ein Bereich, der sich auf die Zusammenarbeit an Dokumenten konzentriert. Projekte werden sowohl in internen ShareFile-Konten als auch in externen Benutzerportalen angeboten. Projekte ermöglichen es Benutzern, die Zusammenarbeit mit Kunden, z. B. Dokumentanforderungen, an einem Ort zu verfolgen und zu bearbeiten.
TIPP:
Eine Liste mit häufig gestellten Fragen sowohl für ShareFile-Projekte als auch für Dokumentanfragen finden Sie unter Häufig gestellte Fragen — Projekte und Dokumentenanforderung.
Ein Projekt erstellen
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Navigieren Sie im Menü auf der linken Seite zu Projekten .
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Wählen Sie Projekteaus.
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Wählen Sie Projekt erstellenaus.
Das Pop-up “Projekt erstellen” wird angezeigt.
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Geben Sie einen Namen und eine optionale Beschreibung für das Projekt ein. Dies kann später bei Bedarf bearbeitet werden.
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Wählen Sie Projekt erstellenaus. Das neue Projekt-Dashboard wird angezeigt.
Projektbenutzer verwalten
Die folgenden Informationen erläutern den Prozess der Verwaltung der Benutzer in einem bestimmten Projekt.
Warnung:
Die einzige Rolle, die zusätzliche Projektinhaber hinzufügen kann, ist nur der aktuelle Projektinhaber. Bevor Sie also einen Benutzer löschen, der der Projektinhaber ist, müssen Sie einen zusätzlichen Projektinhaber zuweisen. Wenn vor dem Entfernen des aktuellen Projektinhabers kein neuer Projektinhaber zugewiesen wurde, kann kein neuer Projektinhaber hinzugefügt und das Projekt kann nicht gelöscht werden.
Beschreibung des Eigentümers/Mitwirkenden
| Rolle | Beschreibung |
|---|---|
| Client | Sie können nur ihre eigenen Inhalte im Projekt bearbeiten und löschen, es sei denn, der Kunde erhält Zugriff und die Möglichkeit, andere Mitwirkende innerhalb seiner Organisation hinzuzufügen. |
| Teammitglied | Sind Ansprechpartner in der Organisation des Projektinhabers und können bei allem im Projekt behilflich sein. Sie können den Projektinhaber oder andere Teammitglieder nicht aus dem Projekt löschen. |
| Besitzer | Kann alles im Projekt bearbeiten und löschen und hat die Möglichkeit, die von ihnen erstellten Projekte zu löschen. Projektinhaber können auch Teammitglieder aus ihrer Organisation hinzufügen, um an dem Projekt zu arbeiten. |
| Benutzerdefiniert limitiert | Schränkt die Erlaubnis ein, sodass sie nur den Namen des Projekts und seine Beschreibung sehen können. Es schränkt auch die Berechtigungen ein, die ihnen gewährt werden können, auf diejenigen, die einem Client-Benutzer zur Verfügung stehen. |
| Brauch | Übernimmt keine Berechtigungen oder Rollen (Kunde oder Mitarbeiter) und lässt einen Projekteigentümer nur die Berechtigungen auswählen, die ein Benutzer haben sollte. |
Nutzer einladen
Projektinhaber können Benutzer zu einem bestimmten Projekt einladen, das ihnen gehört, und diesen Benutzern Standardzugriffsrollen oder benutzerdefinierten Zugriff gewähren.
Die folgenden Anweisungen enthalten die Schritte, die erforderlich sind, um neue Benutzer einzuladen, einschließlich Mitwirkender und Teammitglieder.
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Wählen Sie … Mehr Optionen als Projektbenutzer verwalten. Das Pop-up Projektbenutzer verwalten wird angezeigt.
Projektbenutzer können interne Benutzer sein (Inhaber oder Teammitglied, Kunde, Kunde mit eingeschränkter Kundenbeschränkung oder Benutzerdefiniert)
Hinweis:
Es gibt zusätzliche Funktionen, auf die jetzt über das 3-Punkte-Menü rechts neben einem Projektbenutzer zugegriffen werden kann.
Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerberechtigungen verwalten
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Wählen Sie Mit anderen teilen, um weitere Benutzer zum Projekt hinzuzufügen.
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Geben Sie den Namen des Benutzers ein, den Sie hinzufügen möchten.
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Wählen Sie den Berechtigungssatz auf der Grundlage des Benutzertyps aus, den Sie einladen. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie unter Benutzerberechtigungen verwalten.
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Geben Sie eine Optionsnachricht für den Benutzer ein.
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Wählen Sie Freigeben.
Verwaltung von Benutzerberechtigungen
Berechtigungen anzeigen
Wählen Sie Berechtigungen anzeigen aus, um zu überprüfen, was ein bestimmter Benutzer in dem geteilten Projekt tun kann.
Berechtigungen bearbeiten
Wählen Sie Berechtigungen bearbeiten aus, um Änderungen an den Funktionen vorzunehmen, die ein bestimmter Benutzer im gemeinsamen Projekt ausführen kann.
Auf diese Weise können Sie als Projekteigentümer den Zugriff jedes Benutzers im Projekt anpassen.
Hinweis:
Einige Berechtigungen werden automatisch auf der Grundlage Ihrer Auswahl geändert. Sie können diese Berechtigungen nach Bedarf ändern.
Projektberechtigungen
Diese Berechtigungen gelten für das Projekt und alles, was darin enthalten ist.
Inhaltsspezifische Berechtigungen
Verwenden Sie diese Einstellungen, wenn die Benutzerberechtigungen je nach Art des Inhalts variieren müssen.
Hinweis:
Benutzer haben immer die vollen Berechtigungen für alle Inhalte, die sie erstellen.
Benutzer entfernen
Wählen Sie Benutzer entfernen, um einen bestimmten Benutzer aus dem Projekt zu entfernen. Sie können den Benutzer wieder hinzufügen, indem Sie ihn erneut zum Projekt einladen.
Aufgaben
MitTasks können Sie die Backoffice-Arbeit im Zusammenhang mit einem Kundenprojekt innerhalb des Projekts selbst organisieren und nachverfolgen. Vollständige Informationen zur Verwendung dieser Funktion in Projekten finden Sie unter Aufgaben.
Dokumentanforderungen
Document Requests ist ein Tool zur Anforderungsliste, mit dem Dokumente sicher und digital angefordert und gesammelt werden können. Vollständige Informationen zum Prozess der Verwendung von Dokumentanforderungen zur Erledigung von Aufgaben sowohl auf der Dienstanbieterseite als auch auf der Kundenseite finden Sie unter Dokumentanforderungen.
Dateien hochladen
In den folgenden Informationen werden die Schritte erläutert, die erforderlich sind, um Dateien zu einem Projekt hinzuzufügen.
Dateien wie.docx, .pdf, .jpg, .xlsx und mehr können projektübergreifend mit den eingeladenen Benutzern geteilt werden.
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Wählen Sie im Projekt-Dashboard den Tab Dateien oder wählen Sie in der Dateikachel die Option Alle anzeigen aus, um auf Dateien zuzugreifen oder sie hinzuzufügen.
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Wählen Sie Upload a file.
Das Pop-up zum Hochladen von Dateien wird angezeigt.
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Sie können die Datei in den Abschnitt Dateien hierher ziehen oder Dateiendurchsuchen auswählen, um zu der hochzuladenden Datei zu navigieren.
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Wählen Sie Hochladen. Das Upload-Fenster wird angezeigt und Sie haben die Möglichkeit, weitere Artikel hinzuzufügen. Nachdem Sie die erforderlichen Dateien ausgewählt haben, wählen Sie Hochladen, um den Vorgang abzuschließen.
Die Datei steht den zugewiesenen Projektbenutzern zur Überprüfung zur Verfügung.
Kommentare
Kommentare werden verwendet, um im Projekt mit anderen zugewiesenen Projektbenutzern zu kommunizieren.
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Wählen Sie im Projekt-Dashboard in der Kachel Kommentare die Option Alle anzeigen aus. Dadurch wird die Kommentaranzeige geöffnet.
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Geben Sie über das Textfeld einen Kommentar ein. Wählen Sie Sendenaus.
Alle zugewiesenen Projektbenutzer können die Kommentare überprüfen und ihre eigenen Kommentare abgeben oder auf die vorherigen Kommentare antworten.
Ein Projekt löschen
Informationen zum Löschen eines Projekts finden Sie unter Projekte löschen.
Aktivitätsbericht erstellen
ShareFile-Projekte ermöglichen es Ihnen, während des gesamten Abschlussprozesses des Projekts einen Aktivitätsbericht zu erstellen.
Verwenden Sie die folgenden Anweisungen, um einen Projektaktivitätsbericht zu erstellen.
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Wählen Sie das Projekt aus, für das Sie einen Aktivitätsbericht erstellen möchten.
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Wählen Sie … Wählen Sie dann neben dem Projektnamen im Drop-down-Menü die Option Aktivitätsbericht erstellen aus.
Das Pop-up „Aktivitätsbericht erstellen“ wird angezeigt.
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Geben Sie den Namen des Berichts ein.
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Geben Sie den Datumsbereich für den Bericht ein.
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Wählen Sie Create.
Es wird eine Meldung mit dem Inhalt “Der Bericht wird gerade erstellt“ angezeigt. Wir werden den Download für Sie starten, sobald er fertig ist.”
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Verwenden Sie das Download-Symbol Ihres Browsers, um auf den Download-Ordner für den Bericht zuzugreifen.
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Wählen Sie im Pop-up Wählen Sie eine App aus, um diese CSV-Datei zu öffnen, die Anwendung aus, mit der Sie den Bericht öffnen möchten.
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Die CSV-Datei wird in der von Ihnen ausgewählten Anwendung geöffnet.
