Dokumentvorlagen
Dokumentvorlagen sind gebrauchsfertige Vorlagen für verschiedene Arten von Dokumenten wie Vereinbarungen, Rechnungen und Vorschläge usw. Sie können dazu beitragen, jeden Prozess zu optimieren, bei dem Sie dieselben oder ähnliche Dokumente wiederholt erstellen müssen. Sie können eine Dokumentvorlage unverändert verwenden oder sie als ersten Entwurf für Ihr Dokument verwenden.
Dokumentvorlagen in ShareFile können automatisch Werte aus anderen Anwendungen wie Salesforce abrufen und in das Dokument einfügen. Sie sind auch nahtlos in die native E-Signaturfunktion von ShareFile integriert.
Das manuelle Kopieren und Einfügen von Informationen in digitale Dokumente kann zeitaufwändig sein und anfällig für unbeabsichtigte menschliche Fehler sein. Sie können eine Dokumentvorlage verwenden, um sich wiederholende Dokumente wie Vertraulichkeitsvereinbarungen, Auftragsschreiben und Rechnungen schnell zur Unterzeichnung zu senden.
Hinweise:
- Derzeit unterstützt ShareFile nur das PDF-Format für Dokumentvorlagen.
- Geben Sie beim Erstellen einer neuen Dokumentvorlage keine persönlichen Gesundheitsinformationen (PHI) oder andere vertrauliche Informationen an.
Bestandteile einer Dokumentvorlage
Eine Dokumentvorlage besteht aus den folgenden Komponenten:
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Datei — Die Basisdatei für die Vorlage.
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Rollen — Jede Rolle steht für einen Stakeholder oder eine Partei, die am Signaturprozess von Dokumenten beteiligt ist. Sie können jeder Rolle Felder zuweisen, sodass alle Felder, die von einem bestimmten Stakeholder ausgefüllt werden müssen, zusammengefasst werden können. Wenn jemand eine Dokumentvorlage verwendet, wird er aufgefordert, den Namen und die E-Mail-Adresse für jede Rolle anzugeben.
Beispielsweise wird ein Angebotsschreiben zur Einstellung eines Mitarbeiters von der Personalabteilung (HR) und dem potenziellen Mitarbeiter unterzeichnet. Eine Dokumentvorlage für diesen Anwendungsfall benötigt zwei Rollen: Personalabteilung und potenzieller Mitarbeiter. Beim Senden dieser Vorlage zur Signatur gibt der Benutzer eine E-Mail-Adresse für die Personalabteilung und den potenziellen Kunden an, die beide diese Signaturanfrage erhalten.
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Variablen — [Sie können Daten aus ShareFile und Drittanbieteranwendungen automatisch in Dokumente füllen oder einfügen].(/en-us/sharefile/catalog/templates/document-templates.html). Variablen werden verwendet, um die Quelle dieser Daten und den Datentyp anzugeben, den Sie das Dokument automatisch ausfüllen möchten.
Wenn Sie beispielsweise Salesforce verwenden, um Ihre potenziellen Kunden oder Leads zu verfolgen, erstellen Sie in ShareFile eine Vorlage für ein Abschlussschreiben, um diese Informationen automatisch auszufüllen oder in das Dokument einzufügen, wenn Sie es zur Unterzeichnung versenden. In diesem Fall ist die Quelle für die Variable Salesforce und der Datentyp sind Leads.
Erstellen Sie eine Dokumentvorlage
Es gibt fünf Möglichkeiten, eine Dokumentvorlage in ShareFile zu erstellen:
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Öffnen Sie ShareFile und wählen Sie dann im Dashboard unter Verknüpfungen Vorlage erstellen aus.
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Öffnen Sie ShareFile und navigieren Sie zu Vorlagen.
Die Seite Vorlagen wird angezeigt. Wählen Sie Erstellen > Dokumentvorlage aus.
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Öffnen Sie ShareFile und navigieren Sie zu Ordner > Wählen Sie eine PDF-Datei aus > Neue Vorlage erstellen.
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Öffnen Sie ShareFile und navigieren Sie zu Ordner > wählen Sie eine PDF-Datei aus > Klicken Sie mit der rechten Maustaste, um das Menü zu öffnen, und wählen Sie Neue Vorlage erstellen.
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Öffnen Sie ShareFile und navigieren Sie zu Ordner > Wählen Sie eine PDF-Datei aus, die Sie in der Vorschau öffnen möchten. Wählen Sie im Vorschau-Menü die Option Neue Vorlage erstellen aus.
Weitere Informationen finden Sie unter Vorlagenbibliothek.
Schritte zum Erstellen einer Dokumentvorlage
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Navigieren Sie in ShareFile zu Vorlagen.
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Wählen Sie Erstellen > Dokumentvorlage aus. Der Bildschirm Vorlage erstellen wird angezeigt.
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Wählen Sie eine PDF-Datei von Ihrem Computer oder von Ihrem ShareFile-Konto aus, indem Sie auf den Link Dateien durchsuchen klicken.
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Wählen Sie unter Unterzeichnerrollen die Option Neue Rolle hinzufügen aus. Jede Rolle steht für einen Stakeholder oder eine Partei, die am Signaturprozess von Dokumenten beteiligt ist. Sie können einer Dokumentvorlage mehrere Rollen hinzufügen. Weitere Informationen zu Rollen finden Sie unter Komponenten von Dokumentvorlagen.
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Wenn Sie mehr als eine Rolle haben, können Sie die Signaturreihenfolge mithilfe des Schalters festlegen. Rollen können nach oben und unten gezogen werden, um die Reihenfolge der Unterschriften festzulegen.
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Wählen Sie Nächster Schritt: Felder platzieren. Der Bildschirm Felder platzieren wird angezeigt.
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Ziehen Sie die Felder per Drag-and-Drop, um sie der Dokumentvorlage hinzuzufügen. Sie können auf ein Feld klicken, um die Einstellungen für dieses Feld zu ändern, z. B. ein Feld als Pflichtfeld zu markieren.
Hinweis:
Achten Sie beim Hinzufügen oder Platzieren von Feldern darauf, dass Sie im Drop-down-Menü die richtige Rolle für das Feld auswählen. Alle Felder, die einer Rolle zugeordnet sind, werden dem Unterzeichner zugewiesen, der dieser Rolle zugeordnet ist.
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Wählen Sie Nächster Schritt aus. Der Bildschirm Überprüfen und Speichern wird angezeigt.
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Geben Sie den Namen und die Beschreibung für Ihre neue Dokumentvorlage ein.
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Sie können zusätzliche Sicherheitsoptionen wie KBA und Passcode festlegen.
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KBA-Anforderung — Unterzeichner müssen ihre Identität anhand eines wissensbasierten Quizzes überprüfen. Jeder Unterzeichner muss dies unabhängig überprüfen, bevor er das Dokument unterschreibt.
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Passcode — verlangt von den Empfängern die Eingabe eines 5-stelligen Passcodes, um auf Dokumente zugreifen zu können.
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Lassen Sie andere Personen in Ihrer Organisation diese Vorlage verwenden — ermöglicht es anderen Mitarbeiterbenutzern, diese Dokumentvorlage auf der Seite Vorlagen auf der Registerkarte Für mich freigegeben anzusehen und zu verwenden.
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Wählen Sie Vorlage speichern aus.
Die neue Dokumentvorlage wird auf der Seite Vorlagen angezeigt.
Eine Dokumentvorlage zur Signatur senden
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Navigieren Sie in ShareFile zu Vorlagen.
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Wählen Sie die Dokumentvorlage aus, die Sie zur Signatur senden möchten. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich die Detailseite.
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Wählen Sie auf der Detailseite die Option Als Signaturanfrage senden aus.
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Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse für jeden Empfänger ein. Wählen Sie Nächster Schritt aus.
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Sie können den Dokumentnamen bearbeiten und eine Notiz hinzufügen, die an alle Unterzeichner gesendet wird.
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Sie können den Speicherort für das signierte Dokument ändern.
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Wissensbasierte Authentifizierung — Unterzeichner müssen ihre Identität mit einem wissensbasierten Quiz überprüfen. Jeder Unterzeichner muss dies unabhängig überprüfen, bevor er das Dokument unterschreibt.
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Passcode — verlangt von den Empfängern die Eingabe eines 5-stelligen Passcodes, um auf Dokumente zugreifen zu können.
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Ihr Dokument kann jetzt zur Unterzeichnung gesendet werden. Wählen Sie Signaturanfrage senden aus.
Automatisches Ausfüllen oder Einfügen von Daten aus ShareFile- und Drittanbieteranwendungen in Dokumente
In Ihrer täglichen Arbeit erstellen Sie möglicherweise sich wiederholende Dokumente. Wiederholte Dokumente sind Dokumente, die entweder identisch sind oder nur sehr geringe Abweichungen aufweisen.
Zum Beispiel muss ein Verlobungsschreiben, das zur Aufnahme eines neuen Kunden verwendet wird, für jeden Kunden personalisiert werden. Die Kundeninformationen ändern sich bei jedem Onboarding, aber die allgemeinen Auftragsbedingungen können dieselben bleiben.
Dokumentvorlagen können verwendet werden, um Informationen aus ShareFile oder anderen Anwendungen wie Salesforce abzurufen und automatisch in ein Dokument einzufügen. Benutzer können Dokumente anpassen, ohne Daten manuell kopieren und in ein Dokument einfügen zu müssen. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch unbeabsichtigte Fehler beim Kopieren und Einfügen.
Im obigen Beispiel können die Kundeninformationen aus den Kundenbenutzerdaten von ShareFile oder den Salesforce Leads-Daten abgerufen und automatisch in das Auftragsschreiben eingefügt werden, das Sie in weniger als 15 Sekunden zur Unterzeichnung versenden können!
Dokumentvorlagen können so konfiguriert werden, dass sie Werte aus den folgenden Quellen abrufen:
| Quelle | Typ |
|---|---|
| ShareFile | Kundenbenutzer, Mitarbeiterbenutzer |
| Salesforce | Leads, Konto, Gelegenheit, Angebot, Kontakt |
Hinweis:
Wenn Sie keine Integration installiert haben, können Sie zu Apps > Integrationen von Drittanbietern navigieren, um eine neue Integration zu installieren.
Schritte zum Erstellen einer Vorlage, mit der Daten aus verschiedenen Anwendungen automatisch ausgefüllt oder eingefügt werden können
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Navigieren Sie in ShareFile zu Vorlagen.
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Wählen Sie Erstellen > Dokumentvorlage aus. Der Bildschirm Vorlage erstellen wird angezeigt.
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Wählen Sie unter Unterzeichnerrollen die Option Neue Rolle hinzufügen aus. Jede Rolle steht für einen Stakeholder oder eine Partei, die am Signaturprozess von Dokumenten beteiligt ist. Sie können einer Dokumentvorlage mehrere Rollen hinzufügen. Weitere Informationen zu Rollen finden Sie unter Komponenten von Dokumentvorlagen.
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Wenn Sie mehr als eine Rolle haben, können Sie die Signaturreihenfolge mithilfe des Schalters festlegen. Rollen können nach oben und unten gezogen werden, um die Reihenfolge der Unterschriften festzulegen.
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Wählen Sie unter Variablen die Option Neue Variable hinzufügen aus. Variablen werden verwendet, um die Quelle und den Typ der Daten anzugeben, die automatisch in das Dokument eingegeben werden müssen. Weitere Informationen zu Variablen finden Sie unter Komponenten von Dokumentvorlagen.
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Wählen Sie für jede Variable eine Datenquelle und einen Datentyp aus dem Dropdownmenü aus. Die Liste der unterstützten Datenquellen und -typen finden Sie im Abschnitt Automatisches Ausfüllen oder Einfügen von Daten aus ShareFile- und Drittanbieteranwendungen in Dokumente.
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Wählen Sie Nächster Schritt: Felder platzieren. Der Bildschirm Felder platzieren wird mit der Registerkarte Unterzeichner gefüllt angezeigt, die im linken Navigationsbereich ausgewählt ist.
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Auf der Registerkarte Unterzeichner gefüllt können Sie die Felder per Drag & Drop zur Dokumentvorlage hinzufügen. Sie können auf ein Feld klicken, um die Einstellungen für dieses Feld zu ändern, z. B. ein Feld als Pflichtfeld zu markieren.
Hinweis:
Achten Sie beim Hinzufügen oder Platzieren von Feldern darauf, dass Sie im Drop-down-Menü die richtige Rolle für das Feld auswählen. Alle Felder, die einer Rolle zugeordnet sind, werden dem Unterzeichner zugewiesen, der dieser Rolle zugeordnet ist.
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Wählen Sie im linken Navigationsbereich die Registerkarte Mit System gefüllt aus.
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Auf der Registerkarte Vom System gefüllt können Sie die Variable aus der Dropdownliste auswählen, um alle Felder anzuzeigen, die für diese Variable verfügbar sind. Sie können die Felder per Drag & Drop zur Dokumentvorlage hinzufügen. Diese Felder werden automatisch mit Daten gefüllt, wenn Sie eine Vorlage zur Signatur senden.
Hinweis:
Sie können die Suchleiste verwenden, um schnell nach dem gewünschten Feld zu suchen.
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Wählen Sie Nächster Schritt: Überprüfen und speichern.
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Geben Sie den Namen und die Beschreibung für Ihre neue Dokumentvorlage ein.
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Sie können zusätzliche Sicherheitsoptionen wie KBA und Passcode festlegen.
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KBA-Anforderung — Unterzeichner müssen ihre Identität anhand eines wissensbasierten Quizzes überprüfen. Jeder Unterzeichner muss dies unabhängig überprüfen, bevor er das Dokument unterschreibt.
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Passcode — verlangt von den Empfängern die Eingabe eines 5-stelligen Passcodes, um auf Dokumente zugreifen zu können.
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Lassen Sie andere Personen in Ihrer Organisation diese Vorlage verwenden — ermöglicht es anderen Mitarbeiterbenutzern, diese Dokumentvorlage auf der Seite Vorlagen auf der Registerkarte Für mich geteilt anzusehen und zu verwenden.
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Wählen Sie Vorlage speichern aus.
Die neue Dokumentvorlage wird auf der Seite Vorlagen angezeigt.
Schritte zum Senden einer Vorlage, mit der Daten aus verschiedenen Anwendungen automatisch ausgefüllt oder eingefügt werden können
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Navigieren Sie in ShareFile zu Vorlagen.
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Wählen Sie die Dokumentvorlage aus, die Sie zur Signatur senden möchten. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich die Detailseite.
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Wählen Sie auf der Detailseite die Option Als Signaturanfrage senden aus.
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Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse für jeden Empfänger ein.
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Geben Sie den Wert für jede Variable ein, damit alle mit dieser Variablen verknüpften Felder automatisch gefüllt werden können.
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Wählen Sie “Nächster Schritt”, um die Daten zu überprüfen, die automatisch ausgefüllt wurden.
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Wählen Sie Nächster Schritt, um den Dokumentnamen zu bearbeiten und eine Notiz hinzuzufügen, die an alle Unterzeichner gesendet wird. Sie können den Speicherort für das signierte Dokument ändern. Sie können auch die Sicherheitsoptionen für das Dokument aktualisieren.
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Wissensbasierte Authentifizierung — Unterzeichner müssen ihre Identität mit einem wissensbasierten Quiz überprüfen. Jeder Unterzeichner muss dies unabhängig überprüfen, bevor er das Dokument unterschreibt.
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Passcode — verlangt von den Empfängern die Eingabe eines 5-stelligen Passcodes, um auf Dokumente zugreifen zu können.
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Ihr Dokument kann jetzt zur Unterzeichnung gesendet werden. Wählen Sie Zur Signatur senden aus.
Eine Dokumentvorlage bearbeiten
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Vorlage zu bearbeiten.
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Navigieren Sie in ShareFile zu Vorlagen.
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Wählen Sie auf der Seite Vorlagen die Dokumentvorlage aus, die Sie bearbeiten möchten.
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Wählen Sie Bearbeiten.
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Sie können die Datei, die von der Dokumentvorlage verwendet wird, zusammen mit den Rollen und Variablen ändern.
Hinweis:
Durch das Bearbeiten der Vorlage werden die Dokumente, die bereits erstellt wurden, nicht geändert.
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Wählen Sie Nächster Schritt: Felder platzieren.
Sie können Felder hinzufügen oder entfernen oder auf ein Feld klicken, um die Einstellungen für dieses Feld zu ändern.
Hinweis:
Achten Sie beim Hinzufügen oder Platzieren von Feldern darauf, dass Sie im Drop-down-Menü die richtige Rolle für das Feld auswählen. Alle Felder, die einer Rolle zugeordnet sind, werden dem Unterzeichner zugewiesen, der dieser Rolle zugeordnet ist.
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Wählen Sie Nächster Schritt aus. Der Bildschirm Überprüfen und Speichern wird angezeigt.
Sie können den Namen und die Beschreibung der Vorlage hier zusammen mit den Sicherheitsoptionen aktualisieren.
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Wählen Sie Vorlage speichern aus. Die aktualisierte Vorlage wird auf der Seite Vorlagen angezeigt.
Teilen Sie eine Dokumentvorlage mit anderen Personen in Ihrer Organisation
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Navigieren Sie in ShareFile zu Vorlagen.
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Wählen Sie auf der Seite Vorlagen die Dokumentvorlage aus, die Sie teilen möchten.
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Wählen Sie Freigeben. Der Bildschirm Ressource teilen wird angezeigt.
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Geben Sie den Namen des Empfängers in das Feld An ein.
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Wählen Sie unter Berechtigungen die Rolle aus, die Sie dem Empfänger zuweisen möchten. Um die mit jeder Rolle verknüpften Berechtigungen anzuzeigen, wählen Sie Anzeigenaus.
Rolle Berechtigungen Zweck Zuschauer Der Empfänger kann die Vorlage und die zugrunde liegende Datei anzeigen Ideal für Empfänger, die diese Vorlage für ihre Dokumenten-Workflows verwenden werden. Sie können die Vorlage nicht bearbeiten oder ändern. Mitwirkender Der Empfänger kann die Vorlage anzeigen und ändern und die zugrunde liegende Datei anzeigen, ändern und löschen. Ideal für Empfänger, die Änderungen an der Vorlage oder der zugrunde liegenden Datei vornehmen werden. Die vom Empfänger vorgenommenen Änderungen werden für alle Benutzer übernommen, die die Vorlage verwenden. Ersteller Der Empfänger hat die gleichen Rechte wie der Ersteller der Vorlage Ideal, um das Eigentum an der Vorlage an einen anderen Mitarbeiter zu delegieren. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann eine Vorlage zur langfristigen Wartung mit einem anderen Mitarbeiter geteilt werden. Brauch Der Empfänger erhält benutzerdefinierte Berechtigungen, die auf Ihrer Auswahl basieren Ideal für Fälle, in denen Standardrollen nicht den Anforderungen entsprechen. Für den Empfänger können granulare Berechtigungen festgelegt werden. -
Wählen Sie Freigeben.
Der Empfänger kann diese Vorlage in seiner Vorlagenbibliothek unter der Registerkarte Für mich freigegeben einsehen.
In diesem Artikel
- Bestandteile einer Dokumentvorlage
- Erstellen Sie eine Dokumentvorlage
- Schritte zum Erstellen einer Dokumentvorlage
- Eine Dokumentvorlage zur Signatur senden
- Automatisches Ausfüllen oder Einfügen von Daten aus ShareFile- und Drittanbieteranwendungen in Dokumente
- Schritte zum Erstellen einer Vorlage, mit der Daten aus verschiedenen Anwendungen automatisch ausgefüllt oder eingefügt werden können
- Schritte zum Senden einer Vorlage, mit der Daten aus verschiedenen Anwendungen automatisch ausgefüllt oder eingefügt werden können
- Eine Dokumentvorlage bearbeiten
- Teilen Sie eine Dokumentvorlage mit anderen Personen in Ihrer Organisation