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HR Onboarding von DesignFlow
Die Projektvorlage HR Onboarding von DesignFlow für ShareFile soll Personalabteilungen bei der Verwaltung und Organisation des Onboardingprozesses für neue Mitarbeiter unterstützen. Diese Vorlage hilft dabei, Aufgaben, Dokumentanforderungen und Informationssammlungen einheitlich zu strukturieren.
Übersicht über die HR-Onboarding-Projektvorlage
Aufgrund der Vielzahl der erforderlichen Schritte kann die Einarbeitung neuer Mitarbeiter für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Ein großes Problem besteht darin, die Daten neuer Mitarbeiter effizient zu erfassen, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt zu überwachen.
Neue Mitarbeiter müssten beispielsweise Folgendes vorlegen:
- Finanzdokumente wie Steuerformulare, Formulare für direkte Einzahlungen, Kontoauszüge usw.
- Persönliche Dokumente wie Leistungsanmeldung, I-9-Formulare usw.
- Demografische Informationen wie Name, Telefonnummer, Notfallkontaktinformationen usw.
Zudem fallen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter zahlreiche Aufgaben an, die die Beteiligung unterschiedlicher Abteilungen erfordern. Beispielsweise muss die IT-Abteilung in den Prozess einbezogen werden, wenn es um die Einrichtung des Laptops und des Zugriffs eines neuen Mitarbeiters geht.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, schafft die HR-Onboarding-Projektvorlage von DesignFlow ein digital einheitliches Onboarding-Erlebnis, bei dem alle erforderlichen Tools für ein nahtloses Onboarding-Erlebnis in einem Projekt zusammengefasst werden.
Die Vorlage bietet eine vordefinierte Struktur für Onboarding-Aufgaben und -Prozesse, die sich auf das Sammeln von Daten über Dokumentanforderungen, Informationsanfragen und Onboarding-Aufgaben für Mitarbeiter konzentriert. Darüber hinaus gibt es einen eigenen Bereich für Onboarding-Aufgaben, in dem Aufgaben, an denen Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen beteiligt sind, zugewiesen, verfolgt und verwaltet werden können.
Einige der Standardkomponenten für diese Vorlage werden unten erläutert:
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Home: Dies ist die Standardseite, die geöffnet wird, wenn Sie die HR-Onboarding-Vorlage wie unten gezeigt öffnen:
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Aufgaben: Dieser Abschnitt hebt die verschiedenen Aufgaben hervor, die der Mitarbeiter während der Einarbeitung ausführen muss. Im Screenshot unten beispielsweise muss ein Mitarbeiter im Rahmen des Onboarding-Prozesses Aufgaben wie die Anmeldung zur Gehaltsabrechnung & für HR-Leistungen erledigen.
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Dokumentanforderungen: Dieser Abschnitt ist für die Anforderung wichtiger Dokumente des Mitarbeiters für die Einarbeitung vorgesehen, beispielsweise persönlicher und finanzieller Dokumente. Die Felder in der Vorlage können an spezielle Onboarding-Anforderungen angepasst werden, einschließlich zusätzlicher Dokumenttypen oder Informationsfelder entsprechend Ihren Anforderungen.
In diesem Beispiel haben wir die erforderlichen Unterlagen für persönliche Dokumente sowie Finanzdokumente demonstriert. Beispiel: An persönlichen Dokumenten muss ein Arbeitnehmer das Formular I-9, Formulare für die Anmeldung zu Sozialleistungen und die Bestätigung der Versicherungsbestätigung einreichen. Für Finanzdokumente hingegen muss der Arbeitnehmer das Formular W-4, das Formular für die staatliche Quellensteuer und das Formular für die direkte Einzahlung vorlegen.
Hinweis:
Alle hochgeladenen Dokumente finden Sie im Anhangsbereich oder auch auf der Registerkarte Dateien , die wir im nächsten Abschnitt besprechen.
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Informationsanfragen: Dieser Abschnitt dient der Erfassung wichtiger Informationen von neuen Mitarbeitern, beispielsweise demografischer Informationen wie Name, Telefonnummer, Sozialversicherungsnummer und Notfallkontakte. Der Abschnitt „ Fragen “ dient zur Aufzeichnung der von den Mitarbeitern bereitgestellten persönlichen Informationen, während alle erhaltenen Informationen im Abschnitt „ Antworten “ angezeigt werden.
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Dateien: Alle hochgeladenen Dateien werden hier angezeigt. Darüber hinaus können Mitarbeiter erforderliche Dokumente direkt über die Registerkarte „Dateien“ in die ShareFile-Oberfläche hochladen. Um ein Dokument hochzuladen, können Sie einfach auf die Schaltfläche Hochladen klicken, wie unten gezeigt.
Sie können auch einen neuen Ordner erstellen, dem Sie Dateien hinzufügen möchten, indem Sie auf die Schaltfläche Erstellen klicken.
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Kommentare: In diesem Abschnitt können Mitarbeiter Kommentare zum Onboarding-Prozess hinterlassen.
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Onboarding-Aufgaben: Während der Abschnitt „Aufgaben“ die vom neuen Mitarbeiter durchzuführenden Aufgaben auflistet, gibt der Abschnitt „Onboarding-Aufgaben“ einen Überblick über die Aufgaben, die bestimmten Benutzern und Abteilungen zugewiesen werden können, und deren Status über ShareFile verfolgt werden kann.
Die Tabellen wurden mit Standardwerten für ein konsolidiertes Onboarding-Erlebnis bereitgestellt. Diese Zeilen und Spalten können jedoch mit benutzerdefinierten Aufgabennamen vollständig angepasst werden.
Abschluss
Durch die Verwendung der ShareFile-Projektvorlage HR Onboarding von DesignFlowkönnen Personalabteilungen den Onboardingprozess optimieren und sicherstellen, dass alle erforderlichen Schritte effizient und effektiv abgeschlossen werden. Diese Vorlage soll als umfassende Ressource für die Implementierung der Onboarding-Vorlage in Ihrem Unternehmen dienen.
Weitere Informationen und Aktualisierungen finden Sie in der ShareFile Vorlagenbibliothek mit neuen Funktionen und zusätzlichen Ressourcen.
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