Häufig gestellte Fragen — Lösung Legal Client Intake and Engagement
Dieses FAQ-Dokument enthält die häufigsten Fragen (mit Antworten) von Benutzern der im ShareFile-Katalog verfügbaren Lösung Legal Client Intake and Matter.
Häufig gestellte Fragen zu Dienstanbietern
Warum sehe ich die Legal-Lösung nicht? Wie kann ich sie verwenden?
Die Lösung Legal Client Intake and Engagement ist für ShareFile Premium- und Industry Advantage-Kunden verfügbar. Wenn Sie einen dieser Pläne haben und die Lösung nicht finden, durchsuchen Sie den Katalog und sehen Sie sich die Lösung Legal Client Intake and Engagement an, die für Ihr Unternehmen auf qualifizierten Konten zur Installation verfügbar ist. Nur Administratoren des Kontos können die Lösung installieren.
Wer kann die Legal-Lösung installieren?
Administratoren können die Legal-Lösung für das Konto installieren.
Wer kann die Legal-Lösung nach der Installation sehen?
Alle Mitarbeiterbenutzer des Kontos könnten die Lösung sehen und verwenden. Sie wird in der linken Navigationsleiste ihres Dashboards als Matters angezeigt.
Wie wirkt sich die Installation der Legal-Lösung auf mein ShareFile-Konto aus?
Dies ist eine zusätzliche Funktion für das Konto. Für den Dienstanbieter (Mitarbeiterbenutzer) ändert sich nichts an der aktuellen Funktionsweise. Das Kundenerlebnis wird sich jedoch aufgrund der neuen Benutzeroberfläche und der Aggregation von Aufgaben erheblich verändern.
Wir empfehlen, dieses Video über das neue Kundenerlebnis anzusehen und zu teilen:
Rechtssachen-Funktionalität
Gibt es Beschränkungen für die Anzahl der Dateien, die ein Benutzer in ein Dokumentanforderungselement oder eine Rechtssache hochladen kann?
Die Anzahl der Dateien/Dokumente für eine Rechtssache ist unbegrenzt.
Gibt es Beschränkungen für die Anzahl der Rechtssachen, die ich erstellen kann?
Die Anzahl der Rechtssachen, die Sie erstellen können, ist unbegrenzt.
Kann ich die Rechtssache ändern?
Ja, Sie können die meisten Bestandteile der Rechtssache ändern, einschließlich: Vorlage für ein Rechtssachenschreiben (Vereinbarung), Dokumentanforderungsliste, Artikel und Fragebogen in der Rechtssache.
Was passiert, wenn ich die Lösung deinstalliere? Sind meine Daten weiterhin verfügbar?
Nein. Wenn Sie die Lösung deinstallieren, können Sie nicht auf Ihre Daten zugreifen. Wenn Sie sich jedoch entscheiden, es zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu installieren, sind alle Ihre Daten wieder zugänglich.
Wie kann ich die Rechtssache mit meinen Kollegen teilen?
Sie können die Rechtssache über die Option „Share“ in der oberen rechten Ecke der Rechtsache mit Ihren Kollegen teilen. Die Voreinstellung “Teammitglied” -Berechtigungen wird empfohlen, aber Sie können bei Bedarf auch benutzerdefinierte Berechtigungen auswählen.
Wie kann ich die Rechtssache mit meinen Kunden teilen?
Der Kunde , den Sie ursprünglich für die Erstellung der Rechtssache ausgewählt haben, befindet sich bereits in der Rechtssache. Jede Anfrage kann manuell zugewiesen werden, um sie mit dem Kunden zu teilen, oder es werden automatisch Aufgaben zugewiesen, nachdem der Kunde die Vereinbarung unterzeichnet hat.
Alle weiteren Kunden können über die Option „Share“ in der oberen rechten Ecke der Rechtssache hinzugefügt werden. Sie können entweder den Zugriff “Kunde (eingeschränkt)” oder “Benutzerdefiniert” auswählen, um auszuwählen, welche Berechtigungen Sie dem Kunden gewähren möchten.
Wer hat Zugriff auf die Erstellung von Rechtssachen?
Alle Premium-Tarifkonten haben Zugriff auf Rechtssachen, wenn der Administrator die Legal-Lösung aus dem ShareFile-Katalog installiert. Nach der Installation hat jeder Mitarbeiter, der das Konto verwendet, Zugriff.
Kann ich Rechtssachen erneut öffnen oder Änderungen vornehmen, wenn sie geschlossen ist?
Ja. Ihre Kunden werden über die Wiedereröffnung informiert, wenn Sie sich dafür entscheiden.
Gibt es eine Workflow-Automatisierung in der Legal-Lösung?
Nein, die Legal-Lösung ist derzeit nicht automatisiert. Wir sind uns bewusst, dass es zwar viele Gemeinsamkeiten in der Art und Weise gibt, wie Anwaltskanzleien ihren Mandanten Dienstleistungen anbieten, dass Sie es jedoch vorziehen, zu entscheiden, wann und wo diese Maßnahmen ergriffen werden. Daher haben Sie die Kontrolle über jeden Schritt des Prozesses.
Was passiert mit meinen Daten, wenn die Testversion endet?
Sie werden die Option sehen, Ihren Plan zu aktualisieren. Wenn Sie den Industrial Advantage-Plan nicht gekauft haben, stehen Ihnen Ihre Daten nach Ablauf der Testphase nicht zur Verfügung. Ihre Daten werden jedoch nicht gelöscht und sobald Sie den Plan aktualisieren, stellen wir Ihre Daten wieder her. Die Erfahrung Ihrer Kunden wird sich nicht ändern und sie werden weiterhin in der Lage sein, ihre Aufgaben zu erledigen.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich die Lösung deinstalliere?
Ihre Daten stehen Ihnen nach der Deinstallation der Lösung nicht zur Verfügung. Ihre Daten werden jedoch nicht gelöscht und sobald Sie die Lösung erneut installieren, stellen wir Ihre Daten wieder her. Die Erfahrung Ihrer Kunden wird sich nicht ändern und sie können ihre Aufgaben weiterhin erledigen.
Kann ich von der Lösung aus eine E-Signaturanfrage für meine Kunden erstellen?
Ja. Sie können in der Lösung drei Arten von Anfragen erstellen:
Navigieren Sie zur rechten Ecke, wenn Sie bei der Rechtssache sind, wählen Sie Create request und dann Signature request aus.
Muss ich in der Lösung eine bestimmte Reihenfolge einhalten?
Nein, das müssen Sie nicht.
Kann ich meine eigene Vorlage für die Kundenvereinbarung verwenden?
Ja, das können Sie. Nachdem Sie Vereinbarung senden ausgewählt haben, haben Sie die Möglichkeit, die Vorlage in Ihren Vorlagen in eine gewünschte Vorlage zu ändern.
Warum wird die Vereinbarung, wenn ich sie sende, nicht bearbeitet: Ich kann sie nicht an einen Kunden senden, oder der Kunde erhält die Vereinbarungs-E-Mail nicht oder ich sehe einen Fehler beim Erstellen einer Signaturanfrage innerhalb einer Beauftragung?
Wahrscheinlich fehlt Ihnen die Berechtigung „Dokumente zur elektronischen Signatur senden“, die für diese Vorgänge erforderlich ist. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um Unterstützung zu erhalten.
Zugriff auf Ordner
Kann ich von der Lösung aus zu Ordnern navigieren?
Sie können weiterhin außerhalb der Lösung in Ihrem Dashboard im linken Navigationsbereich auf Ihre Ordner “Persönlich” und “Geteilt” zugreifen. Sie können jedoch Dateien von Ihrem ShareFile für Windows- oder ShareFile für Mac-Laufwerk in eine Rechtssache hochladen.
Kann mein Kunde Ordner vom Lösungs-Dashboard aus sehen?
Ihr Kunde kann geteilte Ordner vom Lösungs-Dashboard aus sehen, indem er oben zu “Ordner” navigiert.
Kann ich eine Datei aus ShareFile-Ordnern zur Rechtssache in der Legal-Lösung hinzufügen?
Nein. Derzeit ist diese Option noch nicht verfügbar, aber wir arbeiten daran.
Warum kann mein Kunde seine Rechtsdokumente nicht sehen, wenn ich die Rechtssache gelöscht habe?
Kundendokumente sind für Ihren Kunden nicht verfügbar. Wir empfehlen, die Rechtssache im geschlossenen Status zu belassen, wenn Sie möchten, dass Ihr Kunde auf seine Dokumente zugreifen kann.
Erfahrung unserer Kunden
Welche neuen Funktionen bietet das Kundenportal?
Kunden können jetzt alle ihre Aufgaben vom Dashboard aus sehen. Die restliche Funktionalität ähnelt der Projekte/Beauftragungs-Erfahrung mit verbessertem Design.
Was wird für meinen Kunden zur Ansicht verfügbar sein?
Ihr Kunde kann alle Ressourcen einsehen, die Sie mit ihm geteilt haben. Dazu gehören der rechtliche Fragebogen, Listen mit Dokumentenanfragen und Dateien, die Sie mit ihnen geteilt haben.
Kunden können außerdem alle geteilten Ordner sowie die über den Posteingang gesendeten und empfangenen Elemente sehen. Hier ist ein Video, das die Ansicht des Kundenportals hervorhebt.
Was ist, wenn ich nicht möchte, dass mein Kunde einige Dateien sieht?
Derzeit sieht Ihr Kunde nur Dateien, die Sie explizit über Ordner, Dokumentanforderungselemente oder Fragebögen für ihn freigegeben haben.
Kann ich eine Vorlage für Legal Matter erstellen und wiederverwenden?
Zu diesem Zeitpunkt nicht.
Woher weiß mein Kunde, dass ich einen Kommentar eingereicht habe?
Wenn Sie einen Kommentar einreichen, wird auf dem Element ein rotes Symbol angezeigt, um den Kunden darauf hinzuweisen, dass eine neue Nachricht erscheint, wenn er sich in ShareFile befindet. Es wird keine E-Mail an den Kunden gesendet, wenn ein Kommentar eingereicht wird.
Kann ich Rechtssachen-Dateien in ShareFile-Ordner verschieben?
Ja, allerdings müssten Sie die Dateien herunterladen und zu diesem Zeitpunkt erneut in einen ShareFile-Ordner hochladen. Derzeit gibt es keinen direkten Schritt.
Können meine Kunden die vorherigen und aktuellen Dateien von Projekten sehen?
Die Kunden können die Elemente in ihrem Kunden-Dashboard von den Projekten aus sehen. Wenn ein Dienstanbieter seine Dateien mit einem Kunden teilen muss, muss er sie in die Ordner hochladen und teilen.
Was werden meine Kunden sehen, wenn sie offene Rechtssachen und Projekte haben?
Sie sehen alle ihnen zugewiesenen Elemente.
Kann ein Kunde eine weitere Person als Mitwirkenden zu den angeforderten Elementen hinzufügen?
Ja, sie können einen anderen Kunden zuweisen, indem sie auf die Schaltfläche “Zuweisen” im Element klicken. Es besteht auch die Möglichkeit, die Berechtigung anzupassen. Sie können Elemente auch in großen Mengen auswählen, um weitere Personen zuzuweisen.
Meine Kunden können nicht alle ihre Aufgaben sehen?
Stellen Sie sicher, dass die Dokumentanforderungselemente in der jeweiligen Beauftragung geöffnet sind. Wenn Sie ihnen in Projekten Elemente zur Dokumentenanforderung zugewiesen haben, besteht die Möglichkeit, dass eine zusätzliche Zuweisung im neuen Kundenportal erforderlich ist. Sie können dies in den folgenden Schritten ändern:
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Wählen Sie das Projekt Ihres Kunden aus.
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Wählen Sie das Dokumentanforderungselement aus, auf das Ihr Kunde nicht zugreifen kann.
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Wählen Sie alle erforderlichen Elemente aus und wählen Sie Zuweisen.
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Fügen Sie den entsprechenden Kunden als Beauftragten hinzu und wählen Sie zur Bestätigung erneut Zuweisen aus.