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ShareFile Watermarking — Verwaltung von Informationsrechten

May 28, 2024
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P

ShareFile-Benutzer, die an Information Rights Management (IRM) interessiert sind, können den Dateizugriff und die Berechtigungen beim Teilen einer Datei kontrollieren. Der Absender einer Datei kann wählen, ob sie mit einem Wasserzeichen nur zum Lesen oder mit Wasserzeichen zum Herunterladen freigegeben werden soll. Diese Freigaben können jederzeit widerrufen werden, aber sobald eine Datei mit einem Wasserzeichen heruntergeladen wurde, können Sie den Zugriff auf die Datei nicht widerrufen. Bei dieser Verwaltung von Informationsrechten muss der Empfänger keine Software auf sein Gerät herunterladen, um die Datei mit Wasserzeichen anzuzeigen oder herunterzuladen.

Anforderungen

  • Wird sowohl in der von ShareFile verwalteten Speicherzone als auch in der vom Kunden verwalteten Speicherzone unterstützt.
  • Anforderungen an vom Kunden verwaltete Speicherzonen:

    • StorageZones Controller 4.0 oder höher.

    • Cloud Rendering für on-premises Speicher aktiviert. Eine temporäre Kopie der Datei wird bis zu 1 Woche nach dem letzten Anzeigen der Datei in ShareFile Cloud zwischengespeichert.

  • Ein Plan, der IRM wie Advanced, Premium oder VDR beinhaltet.

  • ShareFile.com- oder ShareFile.eu-Konto.

Unterstützte Dateitypen

Zu den derzeit unterstützten Dateiformaten gehören:

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • PDF
  • E-Mail

Unterstützte Tools

Zu den aktuell unterstützten ShareFile-Tools und -Clients gehören:

  • ShareFile-Webanwendung
  • ShareFile für Outlook
  • Citrix Files für iOS
  • Citrix Files für Android

Dateien mit Wasserzeichen öffnen

Ein Empfänger muss online sein und sich anmelden, um die Datei mit Wasserzeichen anzusehen oder herunterzuladen.

Zugriffsberechtigungen

Wenn Sie eine Datei mit einem der unterstützten Tools senden, können Sie auf Nachrichtenoptionen bearbeiten klicken, um die Option Empfänger zulassen zu aktualisieren. Die folgenden Zugriffsschutzmaßnahmen sind verfügbar, wenn beim Senden von Dateien die Verwaltung von Informationsrechten aktiviert ist:

  • Nur online anzeigen — ermöglicht es Empfängern, die Datei ohne Wasserzeichen in der ShareFile-Web-App anzuzeigen. Sie können die Datei nicht herunterladen, bearbeiten oder drucken.

  • Online mit Wasserzeichen anzeigen — ermöglicht es Empfängern, die Datei mit Wasserzeichen in der ShareFile-Web-App anzuzeigen. Sie können die Datei nicht herunterladen, bearbeiten oder drucken.

  • Mit Wasserzeichen herunterladen — ermöglicht es einem Empfänger, eine Datei mit Wasserzeichen in der ShareFile-Web-App anzuzeigen und herunterzuladen. Sie können die Datei nicht bearbeiten.

  • Haben Sie die volle Kontrolle — ermöglicht es einem Empfänger, ihn ohne Wasserzeichen anzusehen, zu bearbeiten, zu drucken und an andere Benutzer zu verteilen. Benutzer, denen die volle Kontrolle übertragen wurde, können die Zugriffsrechte einer Datei nicht ändern oder die Aktivitätsprotokolle einer Datei einsehen.

Zugreifen auf Dateien in Ordnern

Benutzern, denen Zugriff auf einen Ordner in ShareFile gewährt wurde, werden keine Wasserzeichen auf Dateien angewendet, wenn sie sich anmelden und auf den Ordner zugreifen. Wasserzeichen werden nur angewendet, wenn ein Empfänger über einen Freigabelink mit einer ausgewählten Wasserzeichenoption auf eine Datei zugreift. Sie können Benutzern jedoch nur Leserechte für jede Datei in einem Ordner gewähren.

Nicht unterstützte Tools und Konten

Zu den aktuellen ShareFile-Tools und -Clients, die nicht unterstützt werden, gehören die folgenden. Die Option zum Teilen mit Wasserzeichen ist mit diesen Tools nicht verfügbar. Ihr Nachfolger, beispielsweise Citrix Files für Windows, unterstützt die oben gezeigten IRM-Optionen.

  • ShareFile Desktop für Windows
  • ShareFile Desktop für Mac
  • ShareFile Sync für Windows und Mac
  • ShareFile DriveMapper
  • HIPAA-Konten mit aktiviertem Datenschutz und eingeschränkten Zonen werden derzeit nicht unterstützt.

Verhalten und Funktionen werden nicht unterstützt

Bestimmte Verhaltensweisen beim Teilen stehen Benutzern nicht zur Verfügung, darunter:

  • Dateien aus mehreren Ordnern in einem Freigabelink teilen
  • Herunterladen mehrerer Dateien mit Wasserzeichen
  • Holen Sie sich einen Link in der Web App
  • Personal Cloud Connector-Freigaben

Dateigrößenbeschränkungen und -beschränkungen

Die aktuellen Dateigrößenbeschränkungen für mit Wasserzeichen versehene Dateien sind:

  • 50 MB für PDF und Powerpoint

  • 20 MB für Word und Excel

    Hinweis:

    Bei bestimmten Excel-Dateien mit mehreren Spalten, die über einen standardmäßigen druckbaren Bereich oder mehrere Blätter hinausgehen, basiert die gerenderte Datei auf der zuletzt gespeicherten Ansicht für die Excel-Datei. In einigen Fällen werden in der Spalte möglicherweise nicht die vollständigen Daten angezeigt, und Daten aus Spalten, die über eine druckbare Seite hinausgehen, werden auf nachfolgende Seiten ausgedehnt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist mit den vorherigen IRM-Optionen passiert, bei denen die gemeinsam genutzten Dateien verschlüsselt waren und für den Zugriff auf die Datei ein separater Client erforderlich war?

Die bisherige IRM-Funktion bietet zwar zusätzliche Sicherheitsebenen, birgt jedoch Schwierigkeiten bei der Benutzererfahrung, insbesondere beim Empfänger. Nachdem Citrix die Funktion mehr als 2 Jahre lang mit Feedback von Kunden und Nutzungsmetriken bereitgestellt hat, hat das Unternehmen den Ansatz verfolgt, den häufigsten Anwendungsfall, nämlich die gemeinsame Nutzung von IRM mit Wasserzeichen, zu optimieren, um Sicherheit und Benutzererlebnis in Einklang zu bringen. Die neuen IRM-Optionen benötigen keinen separaten Client, um auf das geteilte Dokument zuzugreifen.

Wie aktiviere ich die IRM-Wasserzeichenfunktion in meinem Konto?

Für Konten, bei denen IRM zuvor aktiviert war, aktualisiert Citrix das Konto bei Bedarf aktiv mit neuen IRM-Optionen. In einigen Fällen arbeiten wir eng mit dem ShareFile-Administrator zusammen, um die Änderungen ordnungsgemäß einzuführen. Wenn das Konto aktiviert ist, muss der ShareFile-Administrator die Funktion unter Einstellungen > Admin-Einstellungen > Erweiterte Einstellungen > Dateieinstellungen aktivieren.

Für ShareFile-Konten, die eine vom Kunden verwaltete Speicherzone oder einen Speicherzonencontroller nutzen, ist für diese Funktion die Cloud-Rendering-Option erforderlich. Dies kann unter Einstellungen > Admin-Einstellungen > Erweiterte Einstellungen > Dateieinstellungen aktiviert werden.

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