Einstellungen für Personen
Benutzer verwalten - Home
Nutzen Sie “Benutzer verwalten”, um Folgendes zu tun:
- Suche nach Benutzern, einschließlich Mitarbeiter- und Kundenbenutzern.
- Erstellen Sie Mitarbeiterbenutzer und legen Sie den Zugriff auf Ordner, Speicherorte fest und fügen Sie ihn zu Verteilergruppen hinzu.
- Erstellen Sie Clientbenutzer und legen Sie den Zugriff auf Ordner und Verteilergruppen fest.
Benutzer suchen
Verwenden Sie die Suchfunktion, um bestehende Mitarbeiter- oder Kundenbenutzer zu finden.
Neue Benutzer erstellen
Neue Benutzer für das ShareFile-Konto können entweder als Mitarbeiterbenutzer oder als Client-Benutzer erstellt werden.
Mitarbeiter erstellen
Ein Mitarbeiterbenutzer ist ein interner Benutzer in Ihrem Unternehmen. Mitarbeiterbenutzer erhalten eine Vielzahl von Berechtigungen und Zugriff auf Ihr Konto. Beim Erstellen eines Mitarbeiterbenutzers wird eine Mitarbeiterlizenz verbraucht.
Anforderungen zum Erstellen eines Mitarbeiterbenutzers
- Die Berechtigung Mitarbeiterbenutzer verwalten.
- Mitarbeiterbenutzer können nur solche Berechtigungen erteilen oder entziehen, die ihnen selbst erteilt wurden.
- Nur Kontoadministratoren können Benutzer aus dem System löschen.
- Eine E-Mail-Adresse kann nur jeweils EINEM Benutzer zugeordnet werden. Sie können nicht dieselbe E-Mail-Adresse für mehrere Benutzer verwenden.
Um einen Mitarbeiter zu erstellen, gehen Sie in ShareFile zu Personen > Benutzerverwaltung > Startseite. Verwenden Sie die Schaltfläche Mitarbeiter erstellen, um mit der Erstellung eines Mitarbeiter-Benutzers zu beginnen.
Geben Sie den Namen, die E-Mail-Adresse und die Unternehmensinformationen des Benutzers ein. Abhängig von Ihrem Kontotyp können Sie das individuelle Bandbreitenlimit des Benutzers anpassen.
Sie können die Einstellungen für Benutzerzugriff und Datei für den neuen Mitarbeiter anpassen. Abhängig von Ihrem Konto oder Abonnement und Ihren eigenen Berechtigungen sind bestimmte Berechtigungen möglicherweise nicht sichtbar oder anwendbar. Die Einstellungen für Benutzerzugriff sind typische Zugriffs- und Feature-basierte Berechtigungen, mit denen Sie den Zugriff und die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter im Konto verwalten können.
Sie können dem Benutzer Ordner zuweisen und den Benutzer zu Verteilergruppen hinzufügen. Sie können auch die Berechtigungen des Benutzers für verschiedene Ordner in Ihrem Konto anpassen. Um einem Benutzer Zugriff auf einen Ordner zu gewähren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Ordnernamen.
Sie können dem neuen Benutzer eine Begrüßungs-E-Mail senden oder dies später tun. Diese E-Mail enthält einen Link zum Aktivieren des neuen Kontos.
Erneutes Senden einer Begrüßungs-E-Mail oder eines Aktivierungslinks
Wenn ein Benutzer hinzugefügt wird, erhält er einen Aktivierungslink (per E-Mail oder über einen vom Ersteller generierten und bereitgestellten Link). Wenn der neu erstellte Benutzer nicht innerhalb von 30 Tagen auf diesen Aktivierungslink zugreift, muss ein neuer Aktivierungslink gesendet werden. Beim erneuten Senden eines Aktivierungslinks wird der vorherige Aktivierungslink deaktiviert.
Senden der Begrüßungs-E-Mail mit dem Aktivierungslink
- Navigieren Sie in ShareFile zu Benutzer > Begrüßungs-E-Mail erneut senden.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Namen des Benutzers ein, um ihn im Feld “An:” hinzuzufügen, oder wählen Sie die Angaben aus dem Adressbuch aus.
- Passen Sie die Nachricht Ihrer E-Mail nach Bedarf an.
- Klicken Sie auf Senden.
Konten mit Verwendung von SAML
Wenn Sie SAML mit Single Sign-On für Ihr Konto konfiguriert und einen Mitarbeiterbenutzer ohne Administratorrechte erstellt haben, wird der Benutzer in der Aktivierungs-E-Mail nicht aufgefordert, sein Kennwort zu ändern. Stattdessen wird erwartet, dass der Benutzer sich mit seinen SAML-Anmeldeinformationen anmeldet.
Strenge Mitarbeiterlizenzierung und E-Mail-Adresse des Unternehmens
Standardmäßig können Sie keinen Kundenbenutzer mit demselben E-Mail-Suffix wie Ihr Unternehmen erstellen (z. B.: johndoe@company.com). Dies soll verhindern, dass Konten die Lizenzanforderungen der Mitarbeiter umgehen.
Wenn ein Benutzer versucht, einen Clientbenutzer mit einer firmeninternen Mitarbeiter-E-Mail-Adresse zu erstellen, wird er aufgefordert, eine Anfrage an den Kontoadministrator zu senden, um den Benutzer als Mitarbeiter zu erstellen.
Administratoren erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, mit der sie die Anfrage zur Erstellung eines Benutzers überprüfen und genehmigen können.
Mitarbeiterberechtigungen verwalten
ShareFile-Berechtigungen ermöglichen Ihnen eine präzise Kontrolle über Ihr Konto und die Berechtigungen Ihrer Benutzer.
Anforderungen zum Ändern von Berechtigungen
- Die Berechtigung Administratorprivilegien an andere Mitarbeiterbenutzer delegieren oder die Berechtigung Mitarbeiterbenutzer verwalten.
- Mitarbeiterbenutzer dürfen nur die Berechtigungen erteilen oder bearbeiten, die ihnen selbst erteilt wurden.
Berechtigungen verwalten
- Gehen Sie in ShareFile zu Benutzer > Benutzer verwalten - Home.
- Suchen Sie nach dem Benutzer. Wählen Sie den Benutzer oder das Symbol Verwalten auf der rechten Seite, um das Benutzerprofil zu öffnen.
- Ändern Sie die Berechtigungen nach Bedarf und wählen Sie Speichern.
Standardberechtigungen für Mitarbeiter
Beim Erstellen eines Mitarbeiters werden standardmäßig die folgenden Berechtigungen gewährt. Sie können diese Einstellungen beim Erstellen des Benutzers ändern.
Hinweis:
Eine graue Einstellung weist auf eine Berechtigung hin, auf die der erstellende Benutzer keinen Zugriff hat oder nicht an andere weitergeben darf, sodass er diese Berechtigung keinem anderen Benutzer erteilen kann.
Grundlegende Informationen
- Erstellt - Datum, an dem das Konto erstellt wird.
- Email Address - Die E-Mail-Adresse des Nutzers.
- Vorname
- Nachname
- Firmenname
- Benachrichtigungen - Ändern Sie die Standardeinstellungen für die Benachrichtigungshäufigkeit des Benutzers.
- Standard-E-Mail-Sprache - Ändern Sie die Standardsprache für E-Mail-Benachrichtigungendes Benutzers.
- Kennwort - Wenn ein Benutzer sein Kennwort ändern möchte, kann er den Link “ Kennwort vergessen “ auf dem Anmeldebildschirm verwenden. Wenn der Link nicht markiert ist, muss er sich an einen Mitarbeiter wenden, der Mitarbeiterberechtigungen verwalten kann, um Hilfe bei der Anmeldung zu erhalten.
- Bandbreitenlimit - Sie können eine maximale monatliche Bandbreitenmenge für den Mitarbeiter wählen. Dieses Limit verhindert, dass der Mitarbeiter persönlich mehr Daten hochlädt und herunterlädt, als Sie es zulassen. Dies gilt auch für alle ihre Ordner, sodass sie keine Dateien mehr für andere freigeben können, als Sie möchten. Bandbreitenbeschränkungen für Mitarbeiter können sich auch auf Clients auswirken, die der Mitarbeiter unterstützt, indem er einschränkt, wie viel er aus den Ordnern des Mitarbeiters herunterladen kann. Bandbreitenbeschränkungen werden von Konten verwendet, bei denen die Mitarbeiternutzung eingeschränkt sein muss, um Bandbreitenüberschreitungen zu vermeiden.
- Authentifizierung — Diese Einstellung wird angeboten, wenn der Kunde ShareFile-Anmeldeinformationen oder die zweistufige Verifizierung verwendet.
Zugriff auf persönliche Einstellungen
In den persönlichen Einstellungen kann ein Benutzer seinen Namen, seinen Firmennamen und seinen Avatar verwalten. Sie können ihr Kennwort auf dieser Seite aktualisieren oder ändern, wenn sie die Berechtigung haben, ihr Kennwort zu ändern.
Zugriff auf Berechtigungen für Unternehmenskonto
Erweiterte Einstellungen sind kontoweite Einstellungen, die von einem Mitarbeiterbenutzer ein- oder ausgeschaltet werden können, dem die Berechtigung “ Zugriff auf Unternehmenskontoberechtigungen” erteilt wurde. Diese Einstellungen finden Sie unter Verwalten > Erweiterte Einstellungen.
Client erstellen
Erstellen Sie einen externen Client mit eingeschränktem Zugriff auf freigegebene Ordner.
Anforderungen zum Erstellen eines externen (Client-)Benutzers
- Jeder Mitarbeiterbenutzer kann zu Personen > Client durchsuchen > Client hinzufügen gehen, um eine E-Mail-Anfrage an einen potenziellen Kunden zu senden.
- Die Berechtigung Clientbenutzer verwalten.
- Zum Ändern einer externen (Client-)E-Mail-Adresse oder Löschen eines externen (Client-)Benutzers aus dem System ist die Berechtigung Mitarbeiterbenutzer verwalten erforderlich.
Um einen externen (Client-) Benutzer zu erstellen, navigieren Sie zu Benutzer > Benutzer verwalten - Home. Wählen Sie Create Client aus. Das Fenster Neuen Client erstellen wird angezeigt.
Sie können Ihrem Benutzer Ordner zuweisen und den Benutzer zu Verteilergruppen hinzufügen. Sie können auch Ordnerberechtigungen von einem vorhandenen Benutzer auf den neuen Benutzer kopieren. Mit der Option Ordnerzugriff kopieren werden nur Ordnerberechtigungen und keine Kontoberechtigungen kopiert.
Sie können dann eine Willkommens-E-Mail an Ihren neuen Benutzer senden oder sich später dafür entscheiden. Diese E-Mail enthält einen Link zum Aktivieren des neuen Kontos.
Benutzer Zugriff auf Ordner erteilen
Sie können auch einen Clientbenutzer über das Menü Personen zu Ordner hinzufügen erstellen. Ein Clientbenutzer wird erstellt, wenn Sie eine Person zu einem Ordner hinzufügen, der derzeit kein Mitglied Ihres Kontos ist.
- Klicken Sie auf den Namen des Ordners, in dem Sie den neuen Benutzerzugriff einrichten möchten.
- Rufen Sie die Registerkarte Personen oder das Ordnerzugriffsmenü auf.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Personen zu Ordner hinzufügen.
- Klicken Sie auf Neuen Benutzer erstellen, um Ihrem Konto einen Clientbenutzer mit Zugriff auf diesen speziellen Ordner hinzuzufügen.
- Die E-Mail-Adresse, der Vorname und der Nachname des Benutzers sind erforderlich. Der Benutzer wird als Clientbenutzer erstellt und der Benutzerliste im Bereich auf der linken Seite hinzugefügt.
- Aktivieren Sie rechts unten die Option Hinzugefügte Benutzer benachrichtigen.
- Speichern Sie die Änderung. Der Benutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, dass er dem Ordner hinzugefügt wurde und sein Konto aktivieren muss.
An bestimmte Personen senden
An bestimmte Personen senden ermöglicht es Ihnen, Ihre Dateien über das ShareFile-E-Mail-System zu senden. Bei dieser Methode erhält der Empfänger eine E-Mail-Nachricht mit einem sicheren Link zum Herunterladen der Dateien. Sie können eine in Ihrem Konto gespeicherte Datei senden oder eine auf Ihrem Computer gespeicherte Datei senden.
Weitere Informationen finden Sie unter An bestimmte Personen senden.
Mitarbeiter durchsuchen
Klicken Sie in ShareFile auf Personen > Mitarbeiter durchsuchen und suchen Sie den Mitarbeiterbenutzer. Klicken Sie auf ihren Namen, um die Profilseite aufzurufen.
Clients durchsuchen
Klicken Sie in ShareFile auf Personen > Clients durchsuchen und suchen Sie den Client-Benutzer. Klicken Sie auf ihren Namen, um die Profilseite aufzurufen.
Freigegebenes Adressbuch
Das freigegebene Adressbuch wird für alle Mitarbeiterbenutzer freigegeben. Auf dieses Adressbuch kann zugegriffen werden, wenn Sie Benutzer zu Ordnern hinzufügen oder schnell eine Datei senden.
Verteilergruppen
Beim Einrichten einer neuen Verteilergruppe können Benutzer die Gruppe für alle Mitarbeiter freigeben. Wenn diese Berechtigung aktiviert ist, kann der Mitarbeiterbenutzer einer Gruppe, die auf dem System erstellt und für andere freigegeben wurde, weitere Benutzer hinzufügen.
Begrüßungs-E-Mail erneut senden
Hinweis:
Wenn Sie einem bestehenden Benutzer erneut eine Aktivierungs-E-Mail senden müssen, benötigen Sie die Erlaubnis Mitarbeiter verwalten oder Kunden verwalten.
So senden Sie die Willkommens-E-Mail mit dem Aktivierungslink erneut:
-
Gehen Sie in ShareFile zu Personen > Begrüßungs-E-Mail erneut senden.
-
Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Namen Ihres Benutzers ein, um sie dem Feld An hinzuzufügen, oder wählen Sie sie aus dem Adressbuch aus.
-
Passen Sie die Nachricht Ihrer E-Mail nach Bedarf an.
-
Wählen Sie Senden aus.