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Richtlinie zur Aufbewahrung von Dateien
Die Richtlinie zur Aufbewahrung von Dateien legt fest, wie lange Dateien in einem bestimmten Ordner aufbewahrt werden. Sie können eine Standardrichtlinie zur Dateiaufbewahrung für alle neu erstellten Ordner festlegen, wenn Sie Administrator für das Konto sind. Um eine Richtlinie festzulegen, klicken Sie in den Ordner auf Stammebene, für den Sie die Richtlinie einrichten möchten.
Die folgenden Ablaufzeiträume stehen zur Auswahl:
- 1 Tag
- 7 Tage
- 14 Tage
- 30 Tage
- 60 Tage
- 90 Tage
- 6 Monate
- 1 Jahr
- 2 Jahre
Die Ablaufzeit gilt für alle Dateien im Stammordner sowie in Unterordnern.
Kontoweite Standardeinstellungen werden von einem Kontoadministrator im Menü „ Erweiterte Einstellungen “ konfiguriert (weitere Informationen finden Sie unter Dateieinstellungen ). Wenn Sie die kontoweite Einstellung ändern, gilt die neue Einstellung für neu erstellte Ordner und nicht für frühere Ordner in Ihrem Konto.
Häufig gestellte Fragen zur Aufbewahrung von Dateien
Werde ich benachrichtigt, bevor meine Richtlinie meine Dateien löscht?
Bevor Dateien oder Ordner entfernt werden, wird an den folgenden Stellen eine Warnmeldung angezeigt:
Welche Richtlinie wird wirksam, wenn Sie sowohl ein Ordnerablaufdatum als auch eine Richtlinie zur Dateiaufbewahrung festlegen?
Die restriktivste Richtlinie wird wirksam.
Wenn beispielsweise das Ablaufdatum des Ordners auf eine Woche ab dem heutigen Datum festgelegt ist und die Dateiaufbewahrungsrichtlinie auf 30 Tage festgelegt ist, werden der Ordner und sein gesamter Inhalt gemäß der einwöchigen Richtlinie gelöscht.
Ändert sich die Richtlinie beim Verschieben von Dateien und Ordnern, falls sie zuvor festgelegt wurde?
Die Dateien und Ordner erben die Richtlinie des neuen Ordners auf Stammebene.
Wenn Sie beispielsweise eine Datei aus Ihrer Dateibox in einen Ordner mit einer Aufbewahrungsfrist von 90 Tagen verschieben, erbt die Datei ein Ablaufdatum von 90 Tagen ab dem Hochladedatum.
Wenn Sie eine neue Richtlinie einrichten oder eine Richtlinie für einen vorhandenen Ordner ändern, wird eine Warnung angezeigt?
Es gibt eine automatische 7-Tage-Warnung.
Wenn Sie beispielsweise vor sechs Monaten eine Datei hochgeladen haben und heute eine Aufbewahrungsrichtlinie für 30 Tage festgelegt haben, wird die Datei so eingestellt, dass sie in 7 Tagen gelöscht wird, um versehentliches Löschen zu vermeiden.
Löscht die Richtlinie zur Dateiaufbewahrung alle Unterordner?
Nein — die in den Ordnern enthaltenen Dateien werden entfernt, aber der leere Ordner bleibt erhalten.
Was passiert mit Dateien, die aufgrund der Aufbewahrungsrichtlinie entfernt wurden?
Dateien, die aufgrund der Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht wurden, verbleiben gemäß den Kontorichtlinien im Papierkorb. Es kann bis zu 48 Stunden dauern, bis Artikel im Papierkorb angezeigt werden.
Es ist möglich, die Aufbewahrungsrichtlinie für den Bereich Persönliche Ordner in Ihrem Konto über den Link Ordneroptionen bearbeiten anzupassen. Alle Änderungen, die an der Richtlinie zur Aufbewahrung von Dateien für Ihre persönlichen Ordner vorgenommen werden, haben Vorrang vor den kontoweiten Richtlinieneinstellungen für die Dateiaufbewahrung. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Benutzer diese Möglichkeit haben, wenden Sie sich an den ShareFile-Kundensupport, um diese Einstellung zu deaktivieren.
Was passiert, wenn gelöschte Artikel aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden?
Die Aufbewahrung dieser Datei wird zurückgesetzt und der Countdown bis zum Löschen der Datei beginnt von vorne, als ob es sich um eine neue Datei handeln würde.
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